Finder als Organisationswerkzeug

Der Finder von macOS mag zwar vom Funktionsumfang her nicht an speziell für die Dokumentenverwaltung bestimmte Software heranreichen. Doch dafür bietet Ihnen der Dateimanager eine Reihe anderer Vorteile:

• In macOS integriert: Der Finder steht Ihnen als fester Bestandteil von macOS kostenfrei und ohne Zusatzinstallation oder gesonderten Login zur Verfügung. Zudem ist der Dateimanager seit vielen Jahren perfekt in Apples Ökosystem eingebunden. Dadurch sind die meisten Mac-Anwender mit der Nutzung des Finders vertraut und brauchen sich keinen neuen, App-spezifischen Workflow anzutrainieren.

• Unabhängig von einer einzelnen Software: Stellen Sie sich folgende Situation vor – Sie haben all Ihre Unterlagen in einer Drittanbieter-App eingepflegt, sortiert und mit Keywords versehen. Irgendwann erscheinen aber leider keine Updates des Programms mehr, da der jeweilige Hersteller die Software nicht mehr weiterentwickelt. Dadurch müssen Sie früher oder später von vorne mit der Suche nach einer geeigneten Dokumentenverwaltung beginnen, inklusive des erneuten Einpflegens aller Unterlagen. Mit Ihrer Finder-Ordnungsstruktur sind Sie dagegen auf keine App angewiesen.

• Unabhängig vom Betriebssystem: Ihre in macOS erstellte Ordnerstruktur inklusive PDF-Dokumenten können Sie jederzeit und problemlos zu Linux oder Windows migrieren. Während diverse Anwendungen macOS-gebunden sind, bleiben Sie durch die Finder-Nutzung flexibel für einen etwaigen Wechsel des Betriebssystems. Nur kleinere Funktionen des Dateimanagers – wie macOS-Tags – sind ausschließlich im Apple-Ökosystem verwendbar.

Ihre Unterlagen können Sie über den Finder genauso organisieren wie andere Dateien auch. Welches System aus Ordnern, Unterverzeichnissen und Dateinamen Sie verwenden, bleibt Ihnen und dem jeweiligen Anwendungsfall überlassen. Erstellen Sie beispielsweise einen Hauptordner für das jeweilige Jahr und legen Sie darin Unterordner sowohl für private („Haushalt“, „Wohnung“) als auch berufliche („Arbeit“) Dokumente an. Für den Dateinamen empfiehlt sich, das Datum des jeweiligen Papiers zu integrieren, um die Inhalte sofort zeitlich einordnen zu können.

Abgesehen von den Sortieroptionen nach Name, Dateiformat oder anderen Eigenschaften hält Apples Gerätemanager noch weitere für die Organisation von Unterlagen relevante Features bereit. Die Tag-Funktion hilft Ihnen dabei, Ordner sowie Dateien farblich hervorzuheben und schnell über die Spotlight-Suche zu finden. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die gewünschte PDF beziehungsweise den Ordner und wählen Tags. Sie können beliebige Keywords vergeben und aus insgesamt sieben Farbmarkierungen wählen. Alternativ ermöglichen Ihnen diverse Apps, Tags auch über die jeweilige Titelleiste hinzuzufügen. Klicken Sie beispielsweise auf die obere Leiste der Vorschau-App, um Keywords oder Farben zu ergänzen.



Über Finder > Einstellungen > Tags sehen Sie alle bislang festgelegten Keywords inklusive der Option, neue hinzuzufügen oder nicht mehr benötigte zu entfernen. Die Seitenleiste des Finders zeigt unter den Favoriten und angeschlossenen Geräten auch eine eigene Sektion für Tags.

Wenn Sie einer Datei mehr Meta-Informationen als nur einzelne Keywords oder Farben zuweisen möchten, bietet sich der Kommentarbereich an (Rechtsklick > Informationen > Kommentare). Alles, was Sie hier eintragen, hilft Ihnen nicht nur bei der Identifikation des Dokumenteninhalts, sondern ist zusätzlich auch über die Spotlight-Suche auffindbar – beispielsweise Nebenkostenabrechnungen 2013 bis 2016.



Die Finder-Symbolleiste erlaubt Ihnen, diverse praktische Features als Schnellstart-Button verfügbar zu machen. Legen Sie sich beispielsweise den Übersicht-Button (Quick View) auf besagte Leiste, um Inhalte von Schriftstücken schnell ohne App angezeigt zu bekommen. Auch Teilen kann im Organisationsalltag helfen, indem Sie PDFs etwa an Kontakte oder bestimmte Apps senden.

Per Spotlight-Suche schnell zum Ziel

Spotlight ist Apples Suchmaschine für den Mac. Entsprechend hilft das Tool auch dabei, gezielt nach spezifischen Unterlagen Ausschau zu halten. Sie erreichen das Werkzeug via cmd + Leertaste oder über die Lupe rechts oben in der Menüleiste. Spotlight erfasst alles, was in Dateinamen, -kommentaren sowie -Tags steht, und zeigt die Suchergebnisse als Liste an. Hinzu kommen Textinhalte von Anwendungen wie Pages, Notizen oder Microsoft Word, die die Suchmaschine ebenso indiziert.



Falls Sie Ihre eingescannten PDF-Texte ebenfalls für Spotlight durchsuchbar machen möchten, bieten sich die im folgenden Abschnitt genannten OCR-Tools an.

OCR für durchsuchbare PDFs

OCR steht für Optical Character Recognition (Optische Zeichenerkennung). Die Technologie erkennt Texte auf Bildern sowie PDFs und ermöglicht es Ihnen, besagte Dokumente per Volltextsuche zu erfassen. Dadurch können Sie etwa Ihre digitalisierten Behördenschreiben gezielt nach bestimmten Passagen oder Begriffen durchsuchen, was Ihnen einiges an Lesezeit spart. Zudem indiziert Spotlight nicht mehr nur den jeweiligen Dateinamen und Meta-Informationen Ihrer PDF-Scans, sondern die kompletten Schriftinhalte – und liefert Ihnen entsprechend präzisere Suchergebnisse.


Da macOS von Haus aus keine OCR-Funktion mitbringt, sind Sie auf Drittanbieter-Lösungen angewiesen. Je nach Scannermodell wird bereits ein OCR-Tool mitgeliefert. Ansonsten stehen Ihnen eine Fülle von Anwendungen zur Verfügung, die sich um die Texterkennung in PDFs kümmern. PDFScanner (Store: ) beispielsweise ist ein schlankes, allein auf OCR spezialisiertes Werkzeug. Kostenlose Apps wie PDF OCR X Community Edition (Store: ) kosten zwar nichts, sind dafür aber in der Funktionalität beschnitten und im konkreten Fall zudem nicht für Retina-Displays optimiert.

Vorschau-App zur Bearbeitung

macOS bietet mit Vorschau eine praktische Anzeige- und Editier-App für PDFs. Der Funktionsumfang reicht von Hervorhebungen, Notizen und Lesezeichen über vielfältige Bearbeitungsoptionen bis hin zu Unterschriften. Markieren Sie etwa wichtige Textstellen eines Vertrags oder einer Rechnung, um auf einen Blick die Quintessenz des Inhalts zu sehen.



Unser Artikel Apples Vorschau-App für macOS im Detail erklärt Ihnen anhand von konkreten Beispielen, wie Sie die Dokumentenfunktionen der Anwendung optimal nutzen.