iCloud Drive inklusive Verschlüsselung

Wenn Sie Ihre Unterlagen nicht nur auf einem Mac, sondern auch auf zusätzlichen Apple-Rechnern oder iOS-Geräten verwenden möchten, empfiehlt sich iCloud Drive. Apples Cloud-Lösung ermöglicht Ihnen eine geräteübergreifende Nutzung Ihres papierlosen Büros. Zudem sind Ihre digitalisierten Papiere von jedem Browser aus via iCloud.com verfügbar. iCloud Drive eignet sich außerdem als optionales Backup Ihrer Daten, da diese zusätzlich zu den lokalen Kopien auch auf Apples Servern gesichert sind. Übrigens lassen sich gelöschte Dateien in der Apple-Cloud innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen.


In macOS aktivieren Sie den Dienst über Systemsteuerung > iCloud > iCloud Drive. Die Finder-Seitenleiste zeigt Ihnen den iCloud-Drive-Ordner unter Favoriten. Alle Dateien, die Sie hier speichern, landen auf Apples Servern und werden automatisch mit Ihren anderen Macs, iPhones und iPads synchronisiert, auf denen iCloud aktiviert ist.


Beim Thema Cloud-Speicher spielt das Thema Datenschutz für viele Nutzer eine wichtige Rolle. Jeder muss selbst entscheiden, ob die Server eines US-Konzerns der geeignete Aufbewahrungsort für Unterlagen mit persönlichen Daten sind. Wer auf iCloud nicht verzichten möchte und trotzdem alle hinterlegten PDFs so effektiv wie möglich vor fremden Blicken schützen möchte, kann die infrage kommenden PDFs verschlüsseln. Öffnen Sie dazu die jeweilige Datei mit der App Vorschau und gehen auf Ablage > Drucken > PDF > Als PDF sichern > Sicherheitsoptionen. Im neuen Fenster setzen Sie ein Häkchen bei Passwort erforderlich zum Öffnen des Dokuments.

Praktischer als für jede PDF einzeln Passwörter zu vergeben sind iCloud-Drive-geeignete Drittanbieter-Tools wie Cryptomator oder Boxcryptor, da sie ganze Ordner in einem Rutsch verschlüsseln. Allerdings ergeben sich ein paar Einschränkungen zur normalen Finder-Nutzung, darunter die fehlende Spotlight-Unterstützung (Cryptomator). In iOS müssen Sie die entsprechenden Dritthersteller-Apps verwenden, um auf Ihre verschlüsselten Dokumente zuzugreifen.


Wenn es Ihnen bei iCloud Drive vorrangig um die Online-Backup-Funktion geht und Sie die geräteübergreifende Synchronisation nicht benötigen, können Sie zum Beispiel einmal die Woche eine Zip-Datei Ihres kompletten Dokumentenbestands über Cryptomator oder Boxcryptor hochladen. Markieren Sie dazu den Hauptordner all Ihrer Unterlagen, klicken rechts und wählen 'Ordnername' komprimieren. Anschließend schieben Sie die Zip-Datei beispielsweise in über Ihren Cryptomator-Container in iCloud Drive. So erhalten Sie lokal auf Ihrem Rechner weiterhin die volle Finder-Funktionalität für Ihre Unterlagen, haben für den Fall der Fälle aber trotzdem immer eine verschlüsselte Datensicherung in der Cloud.

Zusammenspiel mit iPhone und iPad

Apple stellt Ihnen mehrere Wege zur Verfügung, wie Sie ihre Unterlagen vom Mac auf ein iPhone oder iPad übertragen oder automatisch mit einem iOS-Gerät synchronisieren können. Wenn Sie einzelne Dokumente nur lokal von Gerät zu Gerät kopieren möchten, ohne eine Cloud-Lösung zu benutzen, bietet sich iBooks an. Ziehen Sie die gewünschten Dokumente per Drag and Drop in die Mac-App und wählen anschließend in iTunes die gewünschten Dokumente in der iBooks-Sektion aus. Ein Klick rechts unten auf Anwenden kopiert die markierten PDFs auf Ihr iOS-Gerät.


Komfortabler geht es über iCloud Drive. Alle Dateien im Drive-Ordner synchronisieren sich automatisch mit allen verbundenen Macs, iPhones und iPads. Die über die Mac-App Vorschau in iCloud gesicherten PDFs landen im Vorschau-Ordner der iCloud-Drive-App. Falls Sie Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben, empfehlen sich die bereits im Abschnitt über Mac-Anwendungen angesprochenen Verschlüsselungs-Tools Cryptomator oder Boxcryptor.


iOS 11 wird Ihnen mit Dateien eine neue App zur Dateiorganisation bieten. Die Seitenleiste der Anwendung erinnert durch die Bereiche Standorte, Favoriten und Tags ein bisschen an das Pendant des Finders in macOS. Die kommende iOS-Version wertet insbesondere die Tag-Sektion auf, sodass sich besagtes Feature an die Funktionalität der macOS-Variante annähert.

Apple Pencil

iPad-Nutzer, die einen Apple Pencil (Store: ) verwenden, können mit dem Stift in Dokumenten schnell Textstellen markieren oder handschriftliche Anmerkungen einfügen. Ab iOS 11 gibt es mit Instant Markup zudem eine Funktion, die es dem Pencil erlaubt, PDFs sofort zu editieren, ohne dass Sie erst auf einen Edit-Button tippen müssen.


Die jeweilige PDF sollte in iCloud Drive gespeichert sein, um alle Änderungen umgehend mit macOS zu synchronisieren. Inhalte editieren Sie, indem Sie zunächst die gewünschte Datei öffnen und anschließend oben rechts auf das Aktenkoffersymbol tippen. Alle Änderungen werden automatisch mit Ihrem Mac abgeglichen, sofern sowohl macOS als auch iOS den gleichen iCloud-Account verwenden.