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Tipps und Tricks zur Notizen-App – Vielseitiger Helfer auf Mac und iOS mit nur kleinen Schwächen

Es begann als virtuelle Haftnotiz. Kleine Hilfsprogramme, die als Merkhilfe etwa für Namen, Telefonnummern oder Termine gedacht waren, gibt es schon seit frühesten Zeiten der grafischen Benutzeroberflächen. Bis heute findet sich in macOS noch die Notizzettel-App, die kleine gelbe Fenster nutzt, die wie die berühmten Post-It-Notizzettel aussehen. Mit der Notizen App in macOS und iOS/iPadOS hat das aber nicht mehr viel zu tun.


Viel mehr ist die Notizen-App – auch wenn es auf den ersten Blick nicht danach aussieht - schon ein recht vielseitiges Hilfsmittel für alle, die viele Texte zu (v)erfassen haben, um diese direkt in der App oder in anderen Anwendungen weiter zu benutzen. Ich selbst schreibe beispielsweise fast alle meine Texte für Rewind in der Notizen-App vor. Und das hat vielfältige Gründe.

Vorab: Natürlich gibt es ähnliche Anwendungen mit teils deutlich größerem Funktionsumfang von Drittanbietern. Wie etwa Evernote. Die sind aber oft kostenpflichtig, oder zumindest in der kostenlosen Version im Funktionsumfang eingeschränkt, und erfordern die Registrierung für einen fremden Cloud-Dienst.

Es ist nicht Sinn dieses Artikels, eine vollständige Funktionsbeschreibung zu liefern.


Die Notizen-App: Mehr als nur Klebezettel
Eine Kernfunktionalität von Notizen ist, dass darin erfasste Inhalte automatisch per iCloud über alle Apple-Devices hinweg synchronisiert werden. Also ohne „fremde“ Clouds. Jeder Apple-User kann aber mit seiner sowieso vorhandenen Apple-ID Apples Synchronisationsdienst nutzen. Der Nutzer muss sich nicht um die Sicherung der Texte kümmern. Das geschieht automatisch im Hintergrund.

Für mich ist das ein höchst geschätztes Feature, denn ich arbeite oft tagsüber am Mac in Notizen. Fällt mir nach Feierabend noch etwas wichtiges ein oder die Inspiration überkommt mich, arbeite ich einfach nahtlos am iPad weiter. Hin und wieder muss man dabei ein paar Augenblicke warten, bis sich der Text synchronisiert hat, aber das lässt sich meist forcieren. Einfach im (unvollständigen) Text irgendwo ein Leerzeichen setzen. In der Regel beginnt kurz danach die Synchronisation. In den allermeisten Fällen ist der Text aber bereits aktualisiert.

Dabei ist zu beachten: Die in Notizen gespeicherten Daten knabbern am verfügbaren iCloud-Datenkontingent. (Sofern Notizen für die iCloud-Nutzung in den Einstellungen unter Apple-ID aktiviert ist.) Wer nur die kostenlose iCloud mit 5 GB Speicherplatz nutzt, kann viele hundert durchaus auch längere Texte darin speichern und synchronisieren. Der Speicherplatzbedarf für reinen Text ist verschwindend gering. Aber wer viele Bilder bzw. Grafiken oder andere Datenanhänge in seine Notizen packt, braucht einen entsprechend größeren Datenplan für die iCloud. Ich persönlich verzichte fast grundsätzlich darauf, irgend etwas anderes als reinen Text in die Notizen zu ziehen. Selbst nach vielen hundert Artikeln reicht mein 50 GB iCloud-Tarif dafür locker aus und ich habe noch massig Platz, um auf anderen Wegen Daten über iCloud zu teilen.


Kommentare

Niederbayern
Niederbayern28.08.21 09:01
Ein unscheinbarer Begleiter im Alltag ist die App für mich geworden. Hab über 30 Notizen die ich zu 2/3 wenn überhaupt nur einmal im Jahr brauche aber genau dann bin ich froh die Infos parat zu haben.
+1
chevron
chevron28.08.21 09:04
In Verbindung mit einem Exchange/O365 Account, treibt mich die Notizen App regelmäßig in den Wahnsinn. Einfachste Dinge wir (Un-)nummerierte Listen funktioniert nicht, Textformatierungen sind inkonsistent, beim Zeilenumbruch verschwinden plötzlich ganze Textblöcke. Alles in allem sehr frustrierend.
0
MacMat28.08.21 09:05
Die Notizen App habe ich, früher, sehr oft genutzt, der Funktionsumfang ist wirklich gut. Ein toller Pluspunkt ist für mich auch, dass ich Notizen teilen und gemeinsam bearbeiten kann.
Heute nutze ich die App aber nicht mehr, der für mich wesentliche Negativpunkt ist folgender: Ich kann Notizen nur schwer an andere Apps übergeben. Ich habe wenig Kontrolle über den Output wenn ich etwas in Apps wie Devonthink oder auch Word weiterverarbeiten möchte. Bear ist hier vorbildlich…..
0
marm28.08.21 09:11
Notizen hat seit Big Sur durch Outlining wesentlich an Wert für mich gewonnen. Im Artikel wurde oben angesprochen, dass Aufgaben verschoben werden können. Mit control/cmd/Pfeiltasten lassen sich Aufgaben und normale Zeilen rauf- und runterbewegen. Für mich sehr nützlich zum Sortieren von Gedanken. Dabei gibt es einen Fehler bei Notizen. Wenn die letzte Zeile nicht mit Return abgeschlossen wurde und diese Zeile wird bewegt, dann mergt diese beim Bewegen mit der darüber liegenden Zeile. Aus
test1
test2
wird also
test2test1
Dennoch sehr nützlich. Ausprobieren!

Text in Bildern wird erkannt. Ich lege Fotos von Visitenkarten in Notes ab. Notizen findet über Suche/Siri den gewünschten Inhalt. Das funktioniert super. Die Bilder kann ich per Kurzbefehl verkleinern.

Verlinken von Notizen geht kaum umständlicher. Wenn ich eine Notiz verlinken möchte, muss ich diese per Mail freigeben, nur sende ich diese nicht ab, sondern kopiere daraus nur den Link. Es ist absurd, Apple hat eine Funktion eingebaut, um Notizen an andere freizugeben, aber nicht für den Nutzer selbst.

Ganz großer Nachteil von Notizen ist der Lock-in. Ich mag mich nicht auf eine App einlassen, mit der ich nur per pdf exportieren kann. Ein Import in Devonthink ist auch eingeschränkt möglich, aber nur alles auf einmal.

Notizen kann keine Unterordner anlegen. Ein große Sammlung wird schnell unübersichtlich. Ich kann auch freigegebene Ordner nicht von meinen Ordnern optisch trennen. Und schwupps habe ich womöglich eine Notiz in einem freigegebenen Ordner, wo sie keinesfalls sein dürfte.

Notizen können nicht gemergt werden. Da sich Notizen fürs Clipping eignen würde, habe ich dann ganz viele Clips und kann sie nicht zu einer Notiz zusammenfassen.
+6
Legoman
Legoman28.08.21 09:23
Innerhalb der Familie teilen wir diverse Notizen.
Vor allem für Partyplanungen und Einkaufslisten total super.
Dem einen fällt was ein - und alle anderen sehen es sofort.
+2
massi
massi28.08.21 10:32
Die Notizen App hatte ein paar für mich entscheidende Nachteile, die ich inzwischen aber vergessen habe, da ich seit einigen Jahren die Open Source Alternative Joplin nutze, die quer über alle Betriebssysteme funktioniert und sich z.B. per WebDAV synchronisieren lässt.
+3
marm28.08.21 10:40
Kann jemand von Euch bereits etwas über die Verbesserungen von Notizen in MacOS Monterey sagen?

Apropos Joplin: Es gibt jetzt auch Joplin Server, was bei mir im Docker-Container läuft. Damit ist auch die Freigabe von Joplin-Notizen neuerdings möglich.
+1
macymesser28.08.21 10:50
Für mich störend, dass Notizen sich nicht die aktuelle Position im Text merkt. Bei längeren Texten muss man immer wieder scrollen.
+2
Hot Mac
Hot Mac28.08.21 10:56
Mit der Notizen App bin ich nie so richtig warm geworden.
Ich weiß auch nicht ...

Meine Texte starten alle in Drafts.
Dort sammle ich auch sämtliche Notizen und Taskpaper-Listen.

Jede Jeck is anders.
+2
Borimir
Borimir28.08.21 11:38
Synology Note Station...auf allen meinen Geräte.
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Stefan S.
Stefan S.28.08.21 11:39
Sehe ich das richtig? Sync NUR über iCloud, nicht aber auch über WLAN oder USB?
0
Borimir
Borimir28.08.21 11:46
Stefan S.
Sehe ich das richtig? Sync NUR über iCloud, nicht aber auch über WLAN oder USB?
Das war der Grund warum ich auf Note Station umgestiegen bin....
0
Nerone28.08.21 11:50
Scan Funktion für Dokumente in Notizen-App ist auch super. 👌🏼🤓 wird täglich genutzt. Einfach und schnnell alle Dokumente als pdf verschicken können, ohne irgendein Mac. iPhone genügt. Qualität der Dokumente ist auch mehr als ausreichend.
+3
Stefan S.
Stefan S.28.08.21 12:29
Ja, eigtl. wäre die Notizen App super.
Warum kann ich das nicht im eigenen WLAN oder per USB-Kabel aufs iPhone synchronisieren, wie andere Inhalte auch, sondern muss über iCloud gehen? Und genau diese iCloud ist nicht E2E-verschlüsselt. Also das hat gerade im Lichte der aktuellen Schnüffel-Problematik schon ein Geschmäckle, wenn nicht sogar Gestank.
+2
Micky
Micky28.08.21 12:31
marm
Notizen kann keine Unterordner anlegen.
Doch, das geht.
+1
Stefan S.
Stefan S.28.08.21 12:37
Micky
marm
Notizen kann keine Unterordner anlegen.
Doch, das geht.
nämlich?
0
Hot Mac
Hot Mac28.08.21 12:55
Einfach einen neuen Ordner erstellen und diesen in einen anderen/übergeordneten ziehen.
So funktioniert’s zumindest unter iPadOS.
+4
Hans.J
Hans.J28.08.21 12:56
Notitzemn nutzenich oft um spontane Ideen und Einfälle zu notieren oder um Texte für Webformulare zu schreiben. Das "Guckfensterschreiben" nervt.
Was mich dabei am meisten nervt ist aber, dass Texte nicht richtig schwarz sonder nur ein dunkles Grau sind. Für mich wesentlich mühsamer zu lesen. Kann man das irgendwo definitiv einstellen?
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Stefan S.
Stefan S.28.08.21 12:57
Hot Mac
Einfach einen neuen Ordner erstellen und diesen in einen anderen/übergeordneten ziehen.
Ui Schön, Danke
+1
Stefan S.
Stefan S.28.08.21 12:59
Hans.J
Notitzemn nutzenich oft um spontane Ideen und Einfälle zu notieren oder um Texte für Webformulare zu schreiben. Das "Guckfensterschreiben" nervt.
Was mich dabei am meisten nervt ist aber, dass Texte nicht richtig schwarz sonder nur ein dunkles Grau sind. Für mich wesentlich mühsamer zu lesen. Kann man das irgendwo definitiv einstellen?
An sich über cmd-T, aber das ist schon schwarz, aber bei zu dünner Schrift dann eben nicht wirklich.
0
MacRS28.08.21 13:13
Mir gefällt vor allem, dass man ToDo-Listen einrücken kann, um so Hierarchien zu erzeugen.
0
tranquillity
tranquillity28.08.21 14:12
Ich bin Notizen nie richtig warm geworden. Habe da nur wenige drin, die ich gelegentlich nutze. Seit 2014 arbeite ich hingegen mit Evernote, dort liegen nun schon mehrere hundert Notizen. Die Suchfunktionen gefallen mir besser, v.a. wegen der Tags. Habe noch das Plus-Abo für 30€/anno, finde ich preislich ok.
0
gstar6128.08.21 14:23
Sehr praktisch ist auch das man sensiblere Daten ebenfalls in der App sichern kann. Einfach in den Einstellungen „auf meinem iPhone speichern“ aktivieren und die Notiz sperren. In Kombination mit Face-ID wirklich toll.
+2
sonorman
sonorman28.08.21 14:39
tranquillity
… Die Suchfunktionen gefallen mir besser, v.a. wegen der Tags. …
Tags kommen mit iOS 15 auch in Notizen. Siehe oben.
+2
Gelia28.08.21 14:43
Ich nutze die Notizen-App täglich und für fast alles, vor allem auch als Dokumentenablage. Seit ich diese App nutze, ist meine Hängemappen-Ablage deutlich geschrumpft. Nur ein Beispiel: Die Krankenkassen-Police, mit der ausser mir ja niemand etwas anfangen kann, ist in Notizen bestens aufgehoben.

Bei ein paar hundert Dokumenten empfinde ich die Ordnerstruktur (mit Unterordern) hervorragend. Und ohne spürbare Verzögerung ist alles auch auf dem iPhone und auf dem iPad. Die Synchronisation geschieht normalerweise zuhause, allenfalls auch auswärts, sofern ich mit Wifi verbunden bin.

Wozu ich Notizen allerdings nie brauche: zum Erstellen von Textentwürfen (z. B. für längere Mails usw.), die nach extern gehen. Das mache ich grundsätzlich mit TextEdit. Erst wenn mir der Text «gefällt», setze ich ihn in Mails oder in die Kommentarspalte von Foren (wie hier) oder in Grusskarten, die ich mit Affinity Publisher erstelle, ein. Die TextEdit-Datei wird nachher gelöscht. Einfach nur in die Tasten hauen und ab die Post, das liegt mir fremd.

Für mich persönlich ist Notizen eine wirklich starkes Programm auf allen drei Geräten. Es würde viel zu weit führen aufzuzählen, was ich in Notizen alles hinterlege und jederzeit nachsehen kann. Wichtig ist dabei allerdings auch, dass man die einzelnen Notizen stets auf dem neusten Stand hält. Und was die Sicherheit (iCloud) betrifft, so kann man Notizen auch verschlüsseln. Im übrigen bin ich, wie wohl die meisten privaten Anwender, kein erstrebenswertes Ziel von Hackern.
+2
lokisig28.08.21 15:34
Leider hat Notizen seit Jahren einen bug der nicht beseitigt wird und mich ziemlich nervt.
Ich möchte gerne Infos bzw. Webseiten speichern und in Notizen ablegen. Dazu speichere ich in safari die Seite als web archive und lege sie in Notizen ab. So weit so gut. Wenn ich mir nun das web archive wieder ansehen möchte kommt immer der Fehler, dass das web archiv beschädigt sei, egal ob ich es in Notizen direkt aufrufe oder vorher abspeichere und dann aufrufe. Auch zippen des web archives, in Notizen ablegen und dann entzippen/ öffnen klappt nicht. Wenn ich das mit Firefox mache klappt es.
+1
TheGeneralist
TheGeneralist28.08.21 15:50
Gehöre mit >250 Notizen nicht zu den Wenignutzern und finde die App - trotz vorhandener Bugs, die das Erlebnis trüben - unter dem Strich sehr nützlich und gelungen. Aus meinem Alltag nicht mehr wegzudenken.

Zwei Probleme versalzen mir allerdings leider doch sehr die Suppe:

- zum Einen ist das Entsperren passwortgeschützter Notizen in macOS mittels Apple Watch nicht mehr möglich. Das ging bis macOS Catalina problemlos, unter Big Sur wurde dieses aus meiner Sicht sehr nützliche und sehr wichtige Feature offenbar ersatzlos gestrichen

- zum Anderen findet kein Time Machine Backup der Notizen statt. Das ist deshalb schade, da Datenverlust in der täglichen Praxis durchaus stattfindet (bei mir Verlust von mit dem iPad / Apple Pencil erstellter händischer Zeichnungen und Notizen durch die Umstellung auf das Anfangs noch sehr fehlerbehaftete iOS 13) und die Synchronisation über iCloud leider keine Sicherheit gegen diese Probleme darstellt.
0
Liebestöter28.08.21 15:58
Nach dem ich längere Zeit OneNote genutzt habe bin ich inzwischen wieder bei Notizen gelandet.
Die ersten Versionen waren ein graus, da gab es fast keine Funktionen, kein Teilen usw. Inzwischen hat Notizen aber gut aufgeholt.

OneNote ist inzwischen leider ein typisches MS Produkt, langsam weil völlig überladen. Da die Funktionen dort schon eher Textverarbeitung sind dauert das laden selbst auf einem M1 Mac unerträglich lange. Das Ding hat nichts mehr mit Notizen zu tun finde ich.
+1
Motti
Motti28.08.21 16:31
Notizen nutze ich am Tag am meisten.. alles, was ich benötige, ist dort gespeichert. Vermisse aber, dass man mit pdf o.ä. die Notiz nicht verschlüsseln kann.
0
bernddasbrot
bernddasbrot28.08.21 18:44
Unverzichtbarer Alltagshelfer! Besonders mit dem Apple Pencil mit allen Funktionen, dem Textscan, als Ablage für Links, Texte, Ideen mit dem kleinen Teilen-Pfeil aus (fast) jedem Programm.

Der "Teilen-Pfeil" ist für mich ohnehin das wichtigste, aber unscheinbarste, Werkzeug!
+2
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