Hallo liebe Gemeinde,

ich habe das Problem das ich gerne meinen Mailaccount auf mehreren Macs synchronisieren möchte. Also auch die gesendeten Mails. Wie mache ich das am besten? IMAP wird schwierig weil ein hoher Datenaufwand besteht.

Helft mir Obi-Wan - ihr seid meine letzte Hoffnung...

Wie außer mit IMAP soll das denn gehen? Und was ist daran ein "hoher Datenaufwand"?

IMAP läuft hier mit 1 GB Datentransfer am Tag absolut problemlos über 4 Macs hinweg. Kann mir nicht vorstellen, dass du damit Probleme bekommst.

Der 'Datenaufwand' zur Synchronisierung wird auch nicht kleiner, wenn statt IMAP etwas wie auch immer geartetes anderes selbstgestricktes zum Synchronisieren verwendet wird.

Dafür wird die selbstgestrickte Lösung aber sicher nicht besser und stabiler - IMAP arbeitet vollkommen problemlos und wird von Mail unterstützt, während ich lieber nicht versuchen würde, einem laufenden Mailprogramm im Betrieb die Daten unter dem Hintern wegzuändern. Die Wahrscheinlichkeit, hinterher nur noch Datenschrott zu haben, ist nahezu 100%.

Ich muss dazu sagen das ich auch noch nie mit IMAP gearbeitet habe. Habe nur Angst das bei meinen Mails der Server schnell voll ist und wieder die Daten löscht?!?

"hoher Datenaufwand" = Speicherplatz auf dem Server?
Ich kenne viele Kunden, die den Platz auf dem Server nicht brauchen würden, wenn es eine andere Form des Abgleichs geben würde, finde die Frage also nicht abwegig.

Ah, danke, Frage bestätigt.
Gelöscht wird da nichts, nur wenn der Server voll ist, werden auch keine Mails mehr angenommen und es werden keine mehr (ohne Fehlermeldung) versendet.

Jetzt bitte mal konkret: Über welches Datenvolumen reden wir denn hier?

Habe im Monat rund 1.000 Mails - die kommen oft mit Anhang - habe jetzt in 10 Monaten eine Postfachgröße von 3,5 GB. 1und1 stellt mir aber nur 2 GB zur Verfügung

GMX Premium hat unbeschränkten Speicherplatz. Abgesehen davon: Ein Mailprogramm ist kein Datenarchiv. Anhänge in die Dropbox legen und dort synchen lassen. Mailarchiv schlank halten.

mein Firmenname ist in der Mail - wird halt bei 1und1 gehostet - da fällt GMX schon mal weg. Zum Thema in die Dropbox legen: Genau das will ich nicht - das ist doch der große Vorteil von Mac und Spotlight - ich finde alle meine Mails und Inhalte binnen Sekunden und muss nicht die Maisl hin- und herschieben. Gibt es denn keine Alternative? Vielleicht auf Outlook umstellen?

Danke für die Hilfe...

Was soll ein anderer Client besser können?
Aber mit Deinen Einwänden geben ich Dir Recht: weder GMX noch Dropbox ist was für geschäftliche Daten. Außerdem ist die Trennung von Mail und Anhang nicht gerade das, was ich (und die Gesetzgebung) unter einen sauberen Archiv verstehe. Ich beschäftige mich auch schon lange mit dem Thema und bin bisher nicht um eigenen Mailserver herumgekommen.
Oder man archiviert lokal in Monatsordnern und kopiert diese von Mac zu Mac oder gleich auf einen Server.

Oder, wenn es beruflich wichtig ist, und es um große Datenmengen geht: Man stellt sich den eigenen Mailserver ins Büro. Das geht heute schon mit kleiner Hardware und Software für lau bis wenig.

Es ist immer wieder erstaunlich, wie lange man nachfragen muss, um das eigentliche Problem zu erkennen. Bislang dachte ich, es ging um private Korrespondenz mit ein paar lustigen Bildchen im Anhang.

Jetzt ist die Aufgabenstellung klar:

Gewerblich verwendeter Mail-Account
Berührungsängste mit IMAP
Kein etabliertes Archivierungskonzept, bzw. Ablageverwaltung

Ich würde mit dem letzten Punkt anfangen. Alles auf einem Haufen stapeln und sich bei der Suche auf Spotlight zu verlassen wäre für mich ein absolutes "no go". Privat ginge das noch bis zu einem gewissen Grad. Aber mit der Firma?

Dann nenn mir ein vernünftiges Archivierungssystem, was weitgehend automatisch abläuft, einfach zu handhaben ist und für den Mac zur verfügung steht bzw. sich von dort aus verwalten lässt. Und das ganze bitte nicht so, dass es die geplanten Investitionskosten der nächsten 5 Jahre auffrisst.

Was ist denn mit MailExchange bei 1und1? Da gibt es 10GB und das umschalten des Account sollte ohne Probleme gehen...

Das beste Archivierungssystem ist der Einsatz des eigenen Gehirns. Ich habe viele Firmen in dieser Hinsicht beraten und nach ein paar Stunden "stand" das Konzept.

Der eigentliche Fehler liegt darin, dass sofort nach einer Software gerufen wird, die einem das Denken abnehmen soll.

Und nach ein paar Monaten sind auch die 10 GB wieder zugemüllt. Ursache ist mangelndes Verständnis einer digitalen Ablage.

@ratz-fatz - aber genau dafür ist die Software doch da. Ich verwalte seit Jahren meine Mails mit dem Mac - mit Spotlight komme ich sofort an die Infos die ich brauche. Ich muss nicht archivieren und nicht denken. Genau das soll eine Software für mich machen.

@Urkman - ich probiere das gerade mal aus - bin gespannt - danke für den Tipp

Geb ich so mal an meine Kunden weiter.

Gerade in Firmen mit mehr als einer Person darf ein System nicht abhängig von der Person oder deren Verständnis für das System sein. Zu oft erlebe ich, dass jemand geht und ein bisher funktionierendes "System" plötzlich nicht mehr greifbar ist. Das eigene Gehirn ist immer wichtig, da gebe ich Dir Recht. Aber bitte nur bis zur Entscheidung für ein System, dass dann nicht mehr vom Intellekt der Mitarbeiter abhängig ist.

Dann sag mal bescheid, ob das was ist...

und einen der Macs als Zentrale (=Server) bestimmen? Keine persönlichen Erfahrungen damit, aber sollte doch eine Option sein, oder?
https://www.apple.com/de/osx/server/features/#communications

Ich betreibe meinen eigenen Mailserver. Das ist sicherlich nicht die Lösung für jeden, aber es gibt reichlich gehostete Lösungen und es sollte mit ein wenig Recherche für jeden etwas dabei sein. Einer der wesentlichen Aspekte bei der Auswahl sollte gerade das Thema der Datensicherung sein, das bei manchem Hoster eher stiefmütterlich behandelt wird.

Mein derzeitiges Volumen auf dem Server liegt bei ca. 15 GB, das geht ohne jedes Problem sowohl auf Mac OS X (Apple Mail) als auch auf IOS. Die Sicherung erfolgt stündlich auf den Clients (Time Machine) und täglich auf dem Server, wobei die Haltezeit für die Mail-Backups erheblich länger ist als die der sonstigen Systemsicherungen. Mit dem Ansatz habe ich bislang gute Erfahrungen gemacht.

Eine separate Archivierungslösung nutze ich auch nicht, teils aus Bequemlichkeit (komfortable Suche in Mails per Spotlight), teils weil die Notwendigkeit angesichts des Datensicherungskonzepts mir nicht gegeben erscheint.

Mac OS X Server als Mailserver hatte ich anfangs im Einsatz, aber habe ihn mittlerweile der größeren Flexibilität halber durch einen Linux-Server (Postfix/Dovecot) ersetzt. Die Administration über das OS X Server-GUI schränkt mich zu sehr ein, auch wenn die darunterliegende Serversoftware die gleiche ist.

Ich nutze eine Exchange Lösung. Exchange 2013 Server der in Deutschland gehostet ist mit unbegrenztem Speicherplatz.

Funktioniert mit OSX, iOs, Android, WP und Windows ohne Probleme. Die Daten werden auch vom Hoster gesichert.

Die Kosten betragen 12 Euro pro Monat.

Exchange würde ich nicht einmal mit einem 3 Meter langen Stock berühren. Proprietäre Protokolle haben in kritischer Infrastruktur nichts verloren.

Als Kaufmann oder Geschäftsführer/Vorstand einer Kapitalgesellschaft (UG, GmbH, AG usw.) muss man Regeln beachten, insbesondere revisions und rechtssichere Archivierung von Emails. Ob dazu
ein Mailserver mit Software wie MailStore ausreicht ist zweifelhaft, denn es ist nur die reine Software testiert - aber nicht die HArdware auf der diese läuft. Also bleibt nur der Weg über spezielle Dienstleister die diese Funktion via Microsoft Exchange anbieten (Geht auch bei MS direkt), oder mit dem Vault Dienst der Google Business Apps, der zudem ein klasse Email System bietet. Alle anderen Lösungen sind wesentlich teurer.

Ich wage die Behauptung, daß 0,x% der deutschen Firmen so was machen.

Daten-Messie

DevonThink (Pro Office) ist jetzt nicht pure Archivierung, aber mit Sicherheit eine gute lokales Datensammelprogramm. Das kann auch Mails aus Mail importieren. Suchen kann man sehr umfangreich mit dem Programm, allerdings ist es mit Spotlight noch nicht ganz perfekt gelöst.

Wie auch immer, es funktioniert.

Es gibt aber ein Protokoll, welches Microsoft gedenkt zu streichen. War das MAPI?