Hallo zusammen.
ich möchte Rechnungen meiner Kunden als PDF versenden.
Ich habe gehört dass man sie signieren muss.
Wenn das stimmt, wie geht man vor?

hm. ich geb auf.

Ich schreib vielleicht 30 Rechnungen im Jahr. Da mach ich mir keinen zusätzlichen Aufwand...

Aber mal was anderes: Wie sieht es aus, wenn ich den Kunden die Rechnung auf meinen Server lege und er sich die (nach Anmeldung) über https runterläd?

Dann hab ich ihm die ja nicht per Mail geschickt.
Ist das erlaubt?

Und was ist wenn ein Kunde die Rechnung als PDF unbedingt haben will, weil er diese ausdrucken will wenn er mal lust zu hat? Darum auch weil er dauernd und ständig unterwegs ist? Dann MUSS ich die Rechnung auch signieren, oder? Ich hätte allerdings auch kein Problem sie ihm nachträglich nochmals auszudrucken und persönlich zu übergeben. Wie schon @@Josef sagt, "sekunden schnelles finden"!

Mit Praxistipp meine ich natürlich einen legalen. Ich meine auch nicht irgendwelche Umgehungsstrategien: z.B. mit der Post verschicken, den Kunden zum ausdrucken auffordern etc.

Mit anderen Worten, wo bekomme ich eine qualifizierte Signatur (möglichst umsonst) her – bei den Links oben war nichts dabei oder hab ich was übersehen – und wie binde ich das Ganze ein (möglichst mit Acrobat)?

Ich hätte noch eine Frage zu dem Thema. Wie kann ich eine qualifizierte Signatur erkennen? Habe gerade mal die PDF-Rechnung meines Providers angeschaut und nichts entsprechendes gefunden.

MacSebi:

"Wie sieht es aus, wenn ich den Kunden die Rechnung auf meinen Server lege und er sich die (nach Anmeldung) über https runterläd?
Dann hab ich ihm die ja nicht per Mail geschickt.
Ist das erlaubt?"

Du hast die Sache scheinbar immer noch nicht verstanden. Es geht hier nicht um "erlaubt". Es geht darum, ob der Kunde die von Dir ausgewiesene Umsatzsteuer beim Finanzamt geltend machen kann. Wenn der Kunde sich die Rechnung per https herunterlädt, kann er das nicht, weil die Rechnung den gesetzlichen Vorgaben nicht entspricht: Die Rechnung wurde elektronisch übertragen, aber ist nicht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur mit Anbieter-Akkreditierung versehen. Dein Kunde wird nicht sehr erfreut sein, wenn er wegen Dir Ärger mit dem Finanzamt bekommt.

Martin Springer :
Die Rechnung auf zwei Arten zuzustellen, ist natürlich kein Problem. Wenn Du die Rechnung einmal per E-Mail (PDF ist ja eigentlich gar nicht nötig) und einmal per Papier zustellst, ist das voll in Ordnung. Für die Umsatzsteuererklärung kann der Kunde dann ja immer das Papier-Original vorweisen.

yeah:
"Mit anderen Worten, wo bekomme ich eine qualifizierte Signatur (möglichst umsonst) her"

Das hatte ich oben alles schon beantwortet: Zum Beispiel bei der Deutschen Post, bei Sparkassen, bei DATEV, bei der Bundesdruckerei, etc. Umsonst gibt es die nicht. Die Akkreditierung und die Prüfung Deiner Identität ist ein ziemlicher Aufwand. Die Signatur muss auch regelmäßig erneuert werden, da die Beglaubingszertifikate der Vorinstanzen ablaufen.

Wie ich auch oben schon geschrieben habe, ist das Verwenden von Acrobat nicht sinnvoll. Einerseits steht Acrobat nicht auf der Liste der akkreditierten Produkte, andererseits muss ja in den meisten Fällen die E-Mail unterschrieben werden und nicht das PDF-Dokument.

Marcus:
Für den Mac ist die Auswahl leider nicht sehr groß. Eine erhältliche Lösung für Mac OS X ist das Produkt SecSigner von der Firma SecCommerce ( ). Es kann mit den verbreiteten Reiner SCT SmartCard-Lesern zusammenarbeiten. Ich habe das Programm leider selbst noch nicht getestet.

Marcel Bresink
Mit anderen Worten: Ohne zusätzliche Kosten und nicht unerheblichen bürokratischen Aufwand kann man keine "legale" PDF-Rechnung verschicken, oder wie?

yeah:
"Wie kann ich eine qualifizierte Signatur erkennen? Habe gerade mal die PDF-Rechnung meines Providers angeschaut und nichts entsprechendes gefunden."

Wenn die Signatur nicht sofort sichtbar ist, dann ist sie nicht vorhanden.

Es gibt da verschiedene Verfahren: Einige Anbieter versenden ein spezielles PDF-Dokument, das auf zusätzlichen Seiten (neben dem Abbild der Rechnung) die kryptographischen Prüfsummen der Signatur und der Zertifikate im Klartext sowie oft auch als 2D-Strichcode (Smartcode) enthält.

Andere Anbieter verschicken die signierte Rechnung als ZIP-Dokument, in das das PDF und ein Zertifikat im PKCS7-Format eingepackt sind. Mit Hilfe von Prüfprogrammen kann man feststellen, ob die PKCS7-Datei zum PDF passt und ob dessen Aussteller beglaubigt ist. Die Prüfung ginge auf dem Mac z.B. auch mit SecSigner.

erstmal brauchst du schlüssel & chipkarte, das kostet dich etwa 50€, z.b bei der telekom:

und 35€ jährlich für den public key server

chipkartenleser z.b.: für 55 €

software gibt auch es kostenlos: (java)

jeweils netto. bei mehreren arbeitsplätzen, karten, lesegeräten etc. wird es entsprechend teurer.

da finde ich die kombination pdf vorab & papier hinterher einfacher & komfortabler.

Also ich bekomme von o2, Arcor, T-Com ect. auch keine signierten Rechnungen, wenn ich das richtig sehe...

also ich bekomm von denen dauernd rechnungen, die mit so einer komischen .exe signatur versehen sind.

-

Josef
Ich habe gerade kollektiv mit meinen Kunden beschlossen, dass wir damit leben können den Staat auf diese Weise (ohne dass irgendwem dadurch auch nur irgendein Schaden entsteht(!) ) zu betrügen...
Lächerlich diese Gesetzgebung.

MacSebi
Das kann man wohl laut sagen.

Aber leider Gesetz.
D.h. man investiert entweder (gezwungener Maßen), verzichtet auf neue, moderne Kommunikationswege, oder aber man macht sich strafbar und wird damit zum Kriminellen und landet bald in der neuen, vernetzten Anti-Terror-DB ... (fear)(devil)

nur mal so am rande: ein strafbarer betrug ist das m.e. nicht, eben weil dem staat keinerlei schaden entsteht. verlassen würde ich mich da aber nicht drauf.

Marcel BresinkDoch, es gibt auch unsichtbare Signaturen.

pünktchen
Man braucht nicht unbedingt Karte + Kartenlesegerät. Es gibt auch reine Software-Lösungen.

Ob das Wort "Betrug" nun die rechtlich korrekte Bezeichnung ist, weiß ich nicht. Aber es wird auf jeden Fall eine Vorschrift umgangen und das bleibt auch nicht ohne Konsequenzen.

Noch ein Wort zum angefragten Praxistip: Hier hängt es entscheidend vom bestehenden Workflow ab. Deshalb kann man da schlecht allgemeine Tips geben. Normalerweise werden die Rechnungen ja automatisch verschickt. Zumindest ab einer mittleren Größe einer Firma. Das heißt, der Vorgang des Signierens muß sowohl mit dem Mailclient und der Buchhaltungssoftware kompatibel sein, eventuell auch noch mit einer weiteren Datenbank. Bis das reibungslos und einwandfrei läuft, können schon mal einige Mannstunden draufgehen.

Daran hat natürlich keiner von denen gedacht, die diese Richtlinie erfunden haben. Auf diesen Kosten bleibt der Rechnungsersteller sitzen.

MacSebi:

"Also ich bekomme von o2, Arcor, T-Com ect. auch keine signierten Rechnungen, wenn ich das richtig sehe..."

Die machen das Signieren in der Regel nicht freiwillig, da das nicht billig ist.

Wenn Du aber z.B. bei der T-Com das entsprechende Feld in Deinem Kundenkonto ankreuzt, dass Du vorsteuerabzugsberechtigt bist und deshalb Rechnungen gemäß Umsatzsteuergesetz brauchst, dann bekommst Du von nun an korrekt signierte Rechnungen. Wie es bei den anderen ist, weiß ich nicht, aber z.B. vom Internet Provider Host Europe ist mir auch bekannt, dass sie korrekt signierte PDF-Rechnungen verwenden.

"Ich habe gerade kollektiv mit meinen Kunden beschlossen, dass wir damit leben können den Staat auf diese Weise (ohne dass irgendwem dadurch auch nur irgendein Schaden entsteht ) zu betrügen..."

Du hast es leider immer noch nicht ganz verstanden. Du darfst Rechnungen verschicken, wie Du willst. Aber wenn ein Kunde etwas vom Staat will, nämlich die auf der Rechnung stehende Mehrwertsteuer wieder zurück, dann muss dieser Kunde damit rechnen, dass eine unsignierte Rechnung, die elektronisch übertragen wurde, nicht anerkannt wird. Er bekommt also sein Geld nicht, bzw. muss es (eventuell mit Verzugszinsen) dem Staat zurück erstatten (d.h. indirekt durch ein Mehr an Umsatzsteuer ausgleichen).

Nebenbei: Das schadet dem Staat nicht, sondern bringt ihm potenziell Mehreinnahmen.

sonorman:
"Ohne zusätzliche Kosten und nicht unerheblichen bürokratischen Aufwand kann man keine "legale" PDF-Rechnung verschicken, oder wie?"

Und nochmal: Es geht nicht direkt um PDF und nicht um die Rechnung an sich, sondern um den elektronischen Transfer von Rechnungen, auf denen Mehrwertsteuer ausgewiesen ist. Das darf eine einfache Plain-Text-E-Mail sein. Wenn dies der einzige Beleg ist und der Rechnungsempfänger die ausgewiesene Mehrwertsteuer beim Finanzamt als Vorsteuerabzug geltend machen will, muss die Rechnung nach einem akkreditierten Verfahren digital signiert sein.

Marcel Bresink

Du hast es leider immer noch nicht ganz verstanden.

Doch habe ich sehr wohl (übriegnds schon die ganze Zeit)...

Die Sache ist doch, dass ausser bei wirklichen Prüfungen Belege nur noch Stichpunkartig verlangt werden.

Ich zähle einfach drauf, dass das nicht passiert - und selbst wenn - ja, mein Gott, dann druck ich halt die Rechnung aus und bring sie persönlich vorbei. Wat solls?

Ich glaub, Du hast meinen Standpunkt nicht verstanden: Ich scheiss (in diesem konkreten Fall) auf's Gesetz und maile meine Rechnungen und rechne auch die Mehrwertsteuer in meiner Umsatzsteuererklärung ab. Signiert oder nicht.
So. deutlicher konnte ich es nicht schreiben.


Wenn dies der einzige Beleg ist und der Rechnungsempfänger die ausgewiesene Mehrwertsteuer beim Finanzamt als Vorsteuerabzug geltend machen will, muss die Rechnung nach einem akkreditierten Verfahren digital signiert sein.

... falls es eine Kontrolle gibt.... zzz

Stichpunkartig = Stichprobenartig

nun vermutlich per copy'n'paste, darf halt nicht immer die gleiche sein

Marcel Bresink
Jaja, schon klar. Aber das läuft auf selbe hinaus. Keine "legale" elektronische Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, ohne zusätzliche Kosten und Bürokratie.

Ich hätte noch mal eine Frage zu dem Thema (ist ja wirklich ein heisses Eisen). Wie verhält es sich denn, wenn ich meine Rechnung im Kundenbereich (z.B. bei Arcor und Vodafone) selber abrufe und dann ausdrucke?

MacSebi:

Du hast es tatsächlich noch nicht verstanden.

"Ich scheiss (in diesem konkreten Fall) auf's Gesetz und maile meine Rechnungen und rechne auch die Mehrwertsteuer in meiner Umsatzsteuererklärung ab. Signiert oder nicht."

Das darfst Du und ist auch völlig legal. Der AppleStore macht das übrigens genau so. (Man wartet darauf, dass sich der Kunde beschwert und muss die echte Rechnung über die Apple-Hotline anfordern.) Das Problem liegt ja bei Deinen Kunden. Worauf einige hier und ich Dich hinweisen wollen, ist:

- Der Kunde hat das gesetzliche Recht, eine richtige Rechnung bei Dir einzufordern.
- Du machst Dich bei Deinen Kunden nicht gerade beliebt, wenn Du nicht von Vorneherein die Möglichkeit anbietest, direkt ordnungsgemäße Rechnungen auszustellen.

Wie Josef schon erwähnt hat, gelten diese Bestimmungen schon seit etwa 6 Jahren in der gesamten Europäischen Union.

yeah:
Siehe @@ Marcel Bresink 03.04.07 10:48

yeah:

"Wie verhält es sich denn, wenn ich meine Rechnung im Kundenbereich (z.B. bei Arcor und Vodafone) selber abrufe und dann ausdrucke?"

Das ändert nichts (siehe oben).

Wie einige schon erwähnt haben, drücken aber viele Finanzämter ein Auge zu, wenn die Rechnung als Ausdruck vorliegt. ("Fragen wir lieber mal nicht, wie dieses Dokument zugestellt wurde ...") Wenn man mit den zuständigen Sachbearbeitern verhandelt und es nicht um Tausende von Rechnungen geht, werden es viele sogar offiziell erlauben.

Aber das ist eine Einzelfallentscheidung. Die Ämter sind halt in dem Fall nicht verpflichtet, Deinen Vorsteuerabzug zu akzeptieren.

Wie soll man also beweisen, das ein Rechnungsausdruck per Post gekommen ist? Muss man die Rechnung mit (abegestempeltem Kuvert aufbewaren?) Wahrscheinlich reicht ein Hinweis im Mail diese Rechnung ist nicht signiert, falls sie Vorsteuerabzugsberechtigt sind können sie von mir einen per Post versandten Ausdruck verlangen. Da man jedenfalls die Stammkunden wahrscheinlich wiedermal trifft oder denen was schicken muss kann man die Rechnungen für die Vorsteuerrückerstattung mal so mitliefern. Wenn man einen kleinen Kundenkreis hat, kann man mit denen sicher auch abmachen, dass sie die Rechnungen selber ausdrucken. Da muss man mir zu er einen Steuerprüfer zeigen die einen Rechnungsausdruck anzweifeln, wenn die Buchhaltung stimmt!

ausserdem ist das durchaus üblich mal kopien der rechnungen aufzubewahren, auch da unterlagen mal zum steuerberater gehen, oder verloren oder wasserschaden oder was weis ich

Josef<br>
und was soll das bitte ändern???? Wenn ich eine Leistung x erbracht habe, dann erwarte ich mir auch die Bezahlung dafür... egal, ob signiert , oder nicht - BASTA!

Oja, hatte ich letzes Jahr, aber ich hatte die PDFs ausgedruckt hier, der Prüfer konnte mir nicht nachweisen, dass sie nicht per Post gekommen sind, (er kam auch gar nicht auf die Idee zu fragen, wie ich diese Rechnungen bekommen habe... "und dieser Beleg, ist der per email gekommen oder per Post?" ) ... also alles Blödsinn!!!

Blöd ist es nur, wenn MEIN Kunde MEINE Rechnung nicht ausdruckt und eine Prüfung hat... und dann die Schuld auf mich schiebt, dass er seine Vorsteuer nicht absetzen kann...

Die Diskussion ist jetzt ein wenig akademisch.

Auf die ursprüngliche Frage, wie man eine Rechnung nun ordnungsgemäß signiert, wurde meines Erachtens noch nicht ausreichend eingegangen:

- Wie verwendet man die Signaturkarte am Mac?

- Insbesondere: Welche OS X-Software unterstützt die Karte?

- Worin unterscheiden sich die Anbieter?


Vielleicht könnte dazu jemand etwas schreiben?