wir in österreich dürfen ab 1.1.06 keine rechnungen mehr per mail oder fax verschicken, ansonsten verlieren wir das recht zum vorsteuerabzug.

mir (techn. laie) ist nun völlig unklar, was ich machen muss, damit ich trotzdem rechnungen per pdf im e-mail verschicken kann.

habe ein powerbook und verwende entourage.

hab auch ein bisschen gesucht wegen zertifikat, aber kann das bitte jemand erklären, ohne dass ich mich durch seitenlange abhandlungen von denen ich nichts verstehe wühlen muss?

danke im voraus

ps: gut wäre auch, wenn meine mitarbeiter ebenfalls rechnungen verschicken können

aja nochwas:
der gesetzgeber verlangt eine sogenannte 'fortgeschrittene elektronische signatur' was auch immer das wieder genau ist...?


ist es möglich firmmenweit (wir sind eine kleine firma (5)) ein zertifikat zu haben, mit denen ein jeder hier pdf's signieren kann und diese dann ganz normal als mail versendet?

Du kannst entweder das PDF signieren oder die E-Mails signieren.
Wenn die Signatur der E-Mail ausreicht, findest Du hier eine gute Anleitung [ apfelwiki: ]

Ich lese, dass Du mit Entourage arbeitest. Ich denke, dass ein solches Zertifikat auch da unterstützt wird.

Sollte ein professionelleres Zertifikat (kostenpflichtig, notariell beglaubigt) nötig sein oder zwingend das PDF signiert sein, kann ich so schnell nicht helfen.

Die Gebühreneinzugszentrale (GEZ) zum Beispiel verlangt auch eine qualifizierte elektronische Signatur, wenn man denen Aufträge im PDF per E-Mail schickt.
In meinem Fall habe sie mein Thawte-Zertifikat (wie bei apfelwiki beschrieben) akzeptiert.

wir drucken die pdfs aus und behandeln sie wie briefe - fertig

Da ich meine Rechnungen über einen SW Laserdrucker auf blankes Papier ohne Vordruck ausgebe, kann ich genauso meinen Kunden eine E-Mail mit einem PDF schicken und sie selbst ausdrucken lassen. Ein Steuerfuzzi sieht da keinen Unterschied. Insofern hat @@ Luisa Recht. Solange der Kunde das akzeptiert und bei einer Steuerprüfung nicht herausposaunt, dass die Rechnung per E-Mail kam...

Um den gesetzlichen Bestimmungen in Österreich zu entsprechen kannst Du die PDFs z. B. mit Acrobat Professional signieren. Dazu brauchst Du ein Zertifikat, das den Vorschriften entspricht, das gibt es z. B. hier:

Dort gibt es auch ein kostenloses Testzertifikat, mit dem Du spielen kannst.

Natürlich könnte man das alles easy und kostenlos mit Tools, wie z. B. PGP lösen. Funktioniert fast genau gleich und ist seit Jahren etabliert auf dem Markt. Das entspricht aber nicht dem, was sich Bürokraten und Juristen zu dem Thema ausgedacht haben.

rainer puschner

Welche Rechnung hat eine Unterschrift?
Bei anderen Schreiben reicht der Zusatz "...elktronisch erstellt....ohne Unterschrift gültig..."

Ich schicke meine Rechnung als PDF und die Mail wird gesignt mit PGP, damit kann der Empfaenger auf jeden Fall verifizieren ob die Mail wirklich von mir kam.
Die elektronische Unterschrift ist glaub ich was anderes, gibts aber sicher bei Adobe genuegend nachzulesen. Du brauchst dazu den Acrobat Prof. - wie oben schon erwähnt. Damit kannst du das PDF dann auch vor verändern schützen usw.

Bedeutet eine unterschriebene Rechnung nicht, dass sie beglichen wurde?

Doch, wenn der Kunde noch den Stempel "bezahlt" drüberhaut...

vielen dank für eure antworten.

rechnungen sind ohne unterschrift.
wenn du unterschreibst machst du dich speziell haftbar - würde ich auf jeden fall unterlassen!

kunden pdf's ausdrucken lassen machte ich auch bisher so, kann aber eben ab 1.1. in österreich kräftig in die hosen gehen

werde mir wohl oder übel die acrobat lösung ansehen...

Liebling:
Das Signieren mit PGP berechtigt den Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Du mußt ein Zertifikat einer Stelle verwenden, die gesetzlich anerkannt ist.

Das Signieren mit PGP zeigt dem Rechnungsempfänger woher die Mail SICHER kommt. Zum Vorsteuerabzug berechtigt es ihn nur dann nicht, wenn das Finanzamt herausfindet, dass die Rechnung per E-Mail gekommen ist.
Das ist übrigens nicht nur in Österreich so. Auch hier in Deutschland gibt es diese und viele andere Regelungen, die eine Rechnung für den Vorsteuerabzug disqualifiziert. Dazu gehören vergessen von Steuernummer, Leistungsdatum, usw.
Die Rechnungskontrolle obliegt dem Rechnungsempfänger. Er muss notfalls eine "richtige" Rechnung fordern. Nun will man seine Kunden ja nicht in solche Schwierigkeiten bringen. Bevor man aber nun viel Geld für technische Lösungen ausgibt würde ich auf die gute alte Post ausweichen.

Es gibt übrigens auch die Regelung, dass wer seine Rechnungen elektronisch erstellt, ein vom Finanzamt genemigtes Archivsystem braucht.
Zum Glück schreiben wir unsere Rechnungen ja alle mit der Schreibmaschine...

jogotoJa, wobei das natürlich von der Anzahl der Rechnungen abhängt. Wenn man z. B. mehrere tausend Rechnungen verschicken muß, dann lohnt es sich schon, eine automatisierte Lösung per Signatur und Mail zu verwenden.

jb
da muss ich dich enttäuschen, das wird sich mit 1.1. zumindest in österreich ändern.

martin

Lieber Martin,

was bei euch in Österreich ab dem 1.1. gelten wird, gilt bei uns in Deutschland schon länger. Insofern sind das keine Ratschläge von Nichtbetroffenen, sondern von Leuten, die im Vorfeld vielleicht genauso reagiert haben wie Du, nun aber eingesehen haben, dass nicht so heiß gegessen wird...
In diesem Sinne:

Also lasst euch nicht verrückt machen...

per Foren-Suche (war mir doch so, dass das hier schon Thema war…)

spawnGTA am 24.09.05 09:58 @@

Ich will mal den Thread wieder nach oben heben.

Nur kurz zur näheren Erklärung. Josef hat es eh schon gesagt.
In Österreich ist die gesetzliche Lage derzeit so, dass bei eBilling nur die gesetzeskonforme Digitale Signatur verwendet werden darf. aTrust ist hierbei der Anbieter.
Das hat nun die Anforderungen dass zB die Signatur nur mittels bestimmter Lesegeräte eingegeben werden darf, da der PIN nicht die Kartenumgebung verlassen darf.
Nun fehlt es aber völlig an Informationen ob diese Systeme am Mac funktionieren bzw. ob es diese überhaupt gibt.

@ Josef:
Wenn Du eBilling betreibst ist es jetzt schon Pflicht die digitale Signatur zu verwenden. Dein Gegenüber muss aber in der Lage sein diese auszulesen und entsprechend zu elektronisch zu archivieren. Wenn er die Rechnung zB digital signiert erhäl, dann ausdruckt und ablegt ist es wieder Essig mit Vorsteuerabzug. Aufgrund dieser Regelung gelten ab Ende des Jahres per Fax zugeschickte Rechnungen auch nicht mehr als rechtskräftige Rechnungen. Ist ja ebenfalls eine digitale Übermittlung, nur kann man ein Fax nicht digital signieren, daher sind diese Fax-Rechnungen generell nicht mehr gültig.

Laut Statistik von aTrust rechnet sich das eBilling erst ab 1000 Rechnungen.
Es fallen ja auch höhere Speicherkosten an, da das gesamte eBilling digital für 7 Jahre gespeichert werden muss.


Hoffe es kennt noch jemand eine Lösung

Gerald

Natürlich habt Ihr recht, wenn Ihr sagt, daß es keinen Unterschied macht, ob einer das PDF ausdruckt oder ob er es ausgedruckt per Post erhält.

Die Betriebsprüfer sind aber angehalten, dem gezielt nachzugehen und auch bei den Rechnungslegern zu
prüfen, wie der Versand der Rechnungen erfolgte.

Bei fehlerhafter Rechnungslegung geht
der Vorsteuerabzug verloren, für die Finanzbehörde ein unmittelbare
Zusatzeinnahme von 20 % (Regelsteuersatz in Österreich). Eine Chance, die sich viele
Betriebsprüfer nicht entgehen lassen werden.

Wer will (besonders wenn er einen hohen Vorsteuerabzug hat) dieses Risiko eingehen? Besonders, wo es jetzt ja eine halbwegs praktikable Lösung gibt, auch für den Mac. Das war ja in dem alten Thread noch nicht so.

Josef
Niemand hat Martin empfohlen ein Risiko einzugehen. Es wurden nur die Situation ins richtige Licht gerückt und Alternativen aufgezeigt. Auch wenn Dein Vorschlag sicher der richtige für Firmen ist, die viele Rechnungen per E-Mail versenden, bedeutet das noch nicht, das es auch für martin der richtige Weg ist. Ich kenn Firmen, die Waren versenden und bisher ihren Kunden die Rechnung vorab per E-Mail gesendet haben (z.B. für Vorauszahlung). Seit dem dieses Steuergesetzt in Deutschland gültig ist, sind sie dazu übergegangen nur Vorabinfos (Betrag, Bankverbindung) per E-Mail zu senden und die richtige, gedruckte Rechnung kommt dann ins Paket. Eine einfachere Lösung als sich mit Acrobat und Zertifikaten herumzuschlagen; für diesen Fall zumindest.
Immerhin braucht martin wohl 5 Lizenzen für Acrobat und muss seine Leute darin schulen.

jogoto
Jo, wir sind uns da eh einig. Es kommt eben immer darauf an, was für einen Anwendungsbereich man hat. Ich habe auch nur die Situation ins rechte Licht gerückt, genauso wie Du.

habe leider nur 50-100 rechnungen im jahr...

Post

Vor allem bedenklich ist, dass es keine Software für MacOS X gibt,nur für Wind und diverse Linux Varianten (oder funzen die mit OS X?)...

Kann man das am Mail-Server eigentlich einstellen, dass alle Mails automatisch in diesen "sicheren Umschlag" kommen??? Verschlüsselt scheint mir irgendwie zu aufwendig, aber Signiert sollten eigentlich alle mails von vornherein sein, oder?

mal ne vielleicht dumme Frage zum Thema, aber dem Sinn gemäß geht es ja um die Authentifizierung des Absenders, oder? Wäre da PGP nicht eine sinnige Möglichkeit (mal von der Frage ob die Behörden das so sehen ganz abgesehen ...)

jogoto

... naja, höchstens bei Deiner Unterschrift könnte es haarig werden ...

Rechnungen müssen nicht unterschrieben werden.

Also ich schicke meine Rechnungen per pdf an meine Kunden - und das wird ausnahmslos akzeptiert. Die Kunden drucken die Rechnung aus und das Geld kommt. Im übrigen ist es ja egal, ob ich die Rechnung ausdrucke und in ein Kuvert stecke oder der Kunde die ausdruckt. Bislang hat auch noch keine Revision dazu gemeckert (und das bei Daimler, Bosch, Audi etc..)
Also lasst euch nicht verrückt machen..