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Welchen Dokumentenscanner für Devonthink?

zeitlos16.04.1821:16
Ich suche einen Dokumentenscanner zum Scannen von allerlei Dokumenten zum Archivieren/Einspeisen in Devonthink Pro Office.

Beidseitiger Scan bei einmaligem Einziehen wäre Grundvoraussetzung. Mehr weiß ich nicht, weil ich mich noch nicht wirklich auskenne. Texterkennung wäre sicher gut, aber eigentlich macht das ja auch Devonthink. Weiß aber nicht, ob das von der Abfolge her besser ist.

Welcher Scanner ist für so ein Unterfangen geeignet bzw. empfehlenswert?

Danke für jeden Tipp!
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Kommentare

tpau1716.04.1822:07
Ich nutze den Fujitsu ScanSnap M1500 seit vielen Jahren, läuft mit DT absolut problemlos und direkt, d.h. lege am Sonntag früh meine gesamte Papierpost zum Scannen und es landet direkt im DT Office Pro. Die OCR-Funktion von DT kommt zum Einsatz und erkennt so ziemlich alles; damit findet man alles im privaten DokumentenManagementSystem.

Das Nachfolgemodell ist das ix500, welches sicher nicht schlechter als derM1500 ist.

+3
zeitlos16.04.1822:25
Super, danke schon mal für den konkreten Tipp! Vom ix500 habe ich jetzt schon öfters gehört. Was mich bisschen stört, ist, dass er auch schon recht alt ist. Kommt da nicht bald was neues?

Aber gut, wenn er das kann, was ich brauche (und was Du so schreibst lässt mich das erhoffen), sollte es ja auch passen. Wichtig wäre die Anbindung an Devonthink. Ich hoffe, ich bekomme das konfiguriert, also das er das automatisch importiert und auch gleich die Texterkennung drüber laufen lässt.

Mit welcher Auflösung bzw. welchen Einstellungen scannst Du Deine herkömmliche Post? Will ja keine Megadateien produzieren...
+1
ein.Leguan
ein.Leguan16.04.1823:48
Scanner, die Apples "Digitale Bilder" unterstützen und daher auch mit DevonThink kompatibel sind:

In Apples Liste solltest Du einmal reinschauen, um Alternativen zu entdecken.

Denn hier im Thread wird es auf sehr viele Empfehlungen der ScanSnap-Modelle hinauslaufen, weil sie herrlich wenig Aufmerksamkeit für ihren Einsatz benötigen - übrigens auch von mir (iX500).
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kontor9617.04.1800:27
für DT gibt es nicht praktischeres als der iX500. Super schnell, super einfach in der Bedienung.
Ich scanne hier im Office den gesamten Papier Berg. DT übernimmt dann die Arbeit mit dem Archiv.
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Hot Mac
Hot Mac17.04.1808:24
Der iX500 ist schon das Nonplusultra.
Der Scanner ist zwar nicht günstig, spart aber enorm viel Zeit.
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ThorsProvoni
ThorsProvoni17.04.1811:18
Ich gebe meinen Vorrednern Recht: Wenn man das Geld hat, ist der iX500 momentan die beste Wahl.
Wenn man nur die Hälfte ausgeben möchte oder einen mobilen Scanner benötigt, der kann auch zum Fujitsu iX100 greifen.
Ich habe übrigens lange Zeit mit dem Canon P-208II (€ 135,-) gearbeitet. Der ist so schlecht nicht, man muss aber etwas mehr darauf achten, dass A4-Seiten grade eingezogen werden. Aber damit habe ich auch schon ganz Bücher gescannt.

Kommt immer darauf an, wieviel Geld man ausgeben möchte und wie viele Seiten man pro Woche scannt.
+1
ThorsProvoni
ThorsProvoni17.04.1814:03
zeitlos
Mit welcher Auflösung bzw. welchen Einstellungen scannst Du Deine herkömmliche Post? Will ja keine Megadateien produzieren...
Ich scanne mit 400dpi und Graustufen. Aus FineReader exportiere ich das dann in ein PDF mit der Option "Nur Text und Bilder". Damit werden die PDFs im Schnitt 50-100 KB/Seite groß.
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flool17.04.1818:13
also ich hab hier nen Brother ADS-2400N im Einsatz seit Jahren(!)

Der frisst alles, ist schnell. Wird auch nativ vom Mac Erkannt... software kombatibilität kann ich nicht ausprobieren... arbeitet aber bei mir mit 2 verschiedenen DMS Systemen und nem FTP server einwandfrei...
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zeitlos19.04.1819:37
Danke Euch allen für die vielen Tipps. Bin alle genannten Geräte mal durchgegangen.

Nach all den Lobeshymnen werde ich dann wohl zum ix500 greifen. Ich glaube, gerade für das Zusammenspiel mit Devonthink eine gute Wahl.
+2
silversurfer2219.04.1820:58
in der ct wurden letztens auch dokumentenscanner getestet ... der ix500, ich habe den auch seit vielen jahren bei mir in der Nutzung, hat ganz gut abgeschnitten, war aber eben auch nicht perfekt
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colouredwolf20.04.1801:52
danke für die Hinweise!
Seit heute glücklicher Besitzer eines iX500.
Sehr schönes Gerät! Schön im Sinn der Funktionen und Möglichkeiten. Und vor allem der Möglichkeit nach DT zu scannen. Oder auch auf's Handy, wenn's mal sein muss.
+1
Accelerator
Accelerator20.04.1812:30
Darf ich mal fragen mit welcher Scan-Software Ihr dann die Dokumente nach Devonthink schubst?
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Hot Mac
Hot Mac20.04.1812:59
Accelerator

DEVONthink Pro Office erkennt den ScanSnap automatisch.
Man kann direkt in die Datenbank scannen.
DT ist auch übers Quick Menu des ScanSnap anwählbar.

Automatisieren, wenn man das dann wirklich will, lässt sich der Vorgang via Hazel.
+2
Accelerator
Accelerator21.04.1809:53
Hot Mac:
Vielen Dank für Deinen Hinweis - das Thema mit DEVONthink Pro Office (ruht mehr oder minder unberührt auf meinen Macs...) muss ich endlich mal angehen und mich mit Digitalisierung von Papierkram befassen...
+1
Schens
Schens21.04.1812:45
Fujitsu Fi 7160 hier. Höllenteil. Sehr zu empfehlen.
0
zeitlos06.05.1818:11
Ich habe jetzt seit ein paar Tagen den ScanSnap iX500. Wirklich (trotz seines Alters) ein sehr feines Teil.

Ist megaeinfach zu konfigurieren, selbst das Internet stellt er ganz alleine ein! Apple-like...

Eine Frage noch an diejenigen, die das Ding mit Devonthink Pro Office benutzen. Ich scanne das allermeiste direkt in Devonthink. Dazu zwei Fragen:

1. Kann ich irgendwo einstellen, in welchen Ordner IN Devonthink das ganze abgelegt wird? Oder geht es automatisch immer erst in den Posteingang und dann verschiebe ich in die entsprechende Datenbank und den entsprechenden Ordner in DT?

2. Ich lasse meine Daten immer indizieren also in durchsuchbare PDFs verwandeln. ScanSnap hat in der Software diese Funktion, aber auch DT Pro Office. Welche von beiden sollte man verwenden? Welche ist besser, welche hält die Daten kleiner?
Bin mir gerade noch nicht sicher, ob ich DT so einstellen kann, dass jeder Scan, der reinkommt automatisch in ein durchsuchbares PDF umgewandelt wird oder ob ich das immer händisch für jede Datei machen muss. Dann wäre ja ScanSnap zu bevorzugen...

Danke nochmals für jeden Eurer wertvollen Tipps!
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zeitlos08.05.1818:12
Hm, scheint dieses mal eine schwierige Frage gewesen zu sein

Okay, dann eine (hoffentlich) leichtere zum Scansnap samt Software.

Angenommen, ich möchte in einem Ordner (oder in Devonthink, ist ja prinzipiell nicht so entscheidend) Rechnungen von Dingen, die ich so über die Zeit kaufe, archivieren. Nun habe ich schon einen fetten Ordner mit alten Rechnungen, die ich dennoch auch archiviert haben möchte.
Wenn ich diese nun scanne, scannt der Snapscan die ja alle in eine große PDF Datei.

Dazu zwei Fragen:

1) Gibt es eine Möglichkeit dem Scansnap zu "sagen", dass er die Rechnungen in einzelne PDFs aufteilen soll? Beim Dokumentenscanner in der Firma geht das mit so Trennblättern, die man dazwischen legt und die das System erkennt. Gibt es hier auch eine Möglichkeit?

2) Kann ich bei neuen Scans (so ich nur eine große Datei habe) dem Scanner sagen, dass er neue Scans in die alte PDF einfügen soll, also anhängen? Ich fürchte ja, das geht nicht. Aber vielleicht gibt's ja doch eine Möglichkeit.

Wie handhabt ihr das? Danke für jeden Tipp!
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Hot Mac
Hot Mac08.05.1820:43
zeitlos

zu 1: Unter »File Options« findest Du »Generate one PDF file per ... page«

zu 2: Das geht nicht

Schau Dir mal »Hazel« von noodlesoft an
Damit lässt sich vieles automatisieren.
+2
zeitlos09.05.1819:52
Danke! Dem Programm werde ich in der Tat mal eine Chance geben, aber erst, wenn ich bei meinen jetzigen Möglichkeiten einigermaßen den Überblick gewonnen habe .

Noch eine generelle Frage, habe schon gegoogelt, aber es kommen immer Infos für Firmen.

Wie sieht das Privat aus, wenn man Rechnungen scant und digitalisiert. Muss ich das Papieroriginal auch noch aufheben oder tut's der digitale Scan (Finanzamt, Garantiefall etc.)?

Wie handhabt ihr das? Ich würde am liebsten alles scannen und das Papieroriginal entsorgen. Dann wäre ich wirklich papierlos/ Papier los.
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Schens
Schens09.05.1821:27
Hot Mac
zeitlos

zu 2: Das geht nicht

ScanTango kann das. Leichter ist es mit Acrobat. Sinnvoll ist es nie, da das Klumpenrisiko enorm ist.
+1
Hot Mac
Hot Mac09.05.1821:44
Schens
Leichter ist es mit Acrobat.
Das funktioniert aber nicht auf direktem Weg, oder doch? 🤔
Ich hab Acrobat Pro.
+1
ein.Leguan
ein.Leguan09.05.1822:06
DevonThink Pro Office liefert hinsichtlich OCR größere Dateien mit erheblich besserer Erkennung von Druckschriften verglichen mit der ScanSnap-Variante.
Soweit ich weiss nutzen hierzu beide eine Version des Abbyy FineReader.

Nicht nur im Zusammenspiel mit DevonThink ist das von HotMac genannte Helferlein Hazel sein Geld wert.
Ich lasse Hazel bestimmte Dateien aus dem Download-Ordner identifizieren, umbenennen und per AppleScript in DevonThink sortieren - üblicherweise alle regelmäßig zugesandten/ heruntergeladenen Monatsabrechnungen, also Rechnungen im E-Mail oder pdf-Format.

Das Script zum Verschieben von Dateien vom Finder aus direkt in einen DevonThink-Ordner hat folgenden Code:

tell application "Finder"
    set _path to (the POSIX path of theFile as string)
    set {_name, _extension} to {name, name extension} of theFile
    
    -- optional: hide extension in Finder
    set extension hidden of theFile to true
    
    -- optional: remove extension for DEVONthink displays
    set _name to text 1 thru -((count _extension) + 2) of _name
    set _extension to "." & _extension
end tell

-- Launch DEVONthink if it isn't already open.
tell application "System Events"
    if not (exists process "DEVONthink Pro Office") then
        tell application id "com.devon-technologies.thinkpro2" to activate
    end if
end tell

-- Import the file.

tell application id "com.devon-technologies.thinkpro2"
    set theGroup to get record with uuid "6DBB032A-3B52-430E-B257-D6C94195B1B0"
    
    -- choose one option, Index or Import, comment out the other
    set theImport to import _path name _name to theGroup
    -- set theIndex to indicate _path to theGroup
end tell

In der neuntletzten Zeile siehst Du die Ordner-Adresse in DevonThink.
Um das Script zu nutzen, musst Du hier den Verweis auf den Zielordner hinein kopieren -allerdings gekürzt um den Teil "x-devonthink-item://".

Übrigens indizierst Du laut DevonThink-Vokabular deine Dateien nicht, es handelt sich hier um reine Texterkennung.
In DevonThink bedeutet "indizieren", einen externen Inhalt in DevonThink anzeigen zu lassen, die Originaldatei jedoch an ihrem Ursprungsort zu belassen (ähnlich: Alias-Datei).
So kannst Du bestimmte Ordner indizieren und damit beispielsweise die Intelligenz von DevonThink für Recherchen innerhalb des indizierten Ordners nutzen, ohne Dateien tatsächlich zu importieren, also diese in DevonThink zu kopieren.
+1
zeitlos15.05.1818:32
Vielen lieben Dank für die Aufklärung! Dann lasse ich die Schrifterkennung immer in Devonthink erledigen!


Noch mal eine Rückfrage zum von Dir (ein.Leguan) angesprochenen "Alias"-Prinzip, das anscheinend auch möglich wäre.

Was mir etwas Bauchschmerzen bereitet. Ich fange aktuell an, alles was so an (wichtigen) Dokumenten bei mir eintrudelt DT zu übergeben. Entweder ich importiere direkt aus anderen Programmen rein (z.B. vom ScanSnap-Scanner) oder ich ziehe etwas vom Desktop in den entsprechenden DT Ordner und lösche dann das "Original" vom Desktop, so dass es nur noch in DT vorkommt. Sonst würde mir das zu viel an doppelten Dateien bzw. Durcheinander werden.

Einzig... was passiert, wenn DT irgendwann nicht mehr weiter entwickelt würde, es nicht mehr kompatibel ist oder ich gar (Gott behüte) mal auf Windows wechseln müsste... was dann? Jeden einzelnen Ordner dann irgendwie wieder exportieren?

Und: So wie ich das sehe, speichert DT alles in einer Datei, also einer Datenbank. Die größte ist bei mir aktuell 4.09 GB groß. Das Ding wird sicher über die Jahre zu einer erheblichen Größe anwachsen (gut, die Speichermedien wachsen auch, sollte also kein Problem sein). Dennoch frage ich mich zu meinen, ob es Sinn macht, dass irgendwann wieder aufzusplitten... Vielleicht wird's irgendwann unhandlich bzw. langsam oder gar gefährlich im Falle eines Datenverlusts (obwohl ich ja ein Backup mache (HDD und Cloud).
+1
ein.Leguan
ein.Leguan15.05.1819:07
Es existiert die Möglichkeit, Dateien und Ordner aus DevonThink zu exportieren (Ablage Exportieren Dateien und Ordner), um Dokumente Finder-freundlich bereitzustellen.

Darüber hinaus existiert Zugang zur Dateistruktur der Datenbank selbst. Eine in der Devonthink-Datenbank dargestellte Datei lässt sich auch "In Finder zeigen" (Kontextmenü-Auswahl der markierten Datei).
Ein zweiter Weg, die Original-Dateien zu erschliessen ist, die Datenbank-Datei zu markieren und im Kontextmenü "Paketinhalt zeigen" zu wählen.

DevonTechnologies empfiehlt, einzelne Datenbanken auf 20.000 Items begrenzt zu halten.
+1
Papierlos15.05.1819:14
Ich erlaube mir hierzu eine Support-Antwort von Devonthink von vor einem halben Jahr zitieren. Ich habe teils 15 Datenbanken mit teils über 10 GB gleichzeitig geöffnet. iMac 2011.

für DEVONthink selbst spielt bei Datenbanken die Größe nur eine untergeordnete Rolle, wichtiger sind die Anzahl der Objekte und der Wörter (s. Menü Ablage > Datenbank-Eigenschaften). Mehr als 100.000 Objekte pro Datenbank sind normalerweise nicht empfohlen, ebenso sollte die Anzahl der Wörter 200 Millionen pro Datenbank nicht überschreiten für eine gute Performance.

Bei einer synchronisierten Teamdatenbank wiederum spielt die Größe nur bei der ersten Übertragung eine Rolle, danach hängt alles von der Größe/Häufigkeit der zu synchronisierenden Änderungen ab.

Your DEVONtechnologies Team,
Christian Grunenberg, CTO
+3
ela16.05.1809:37
Ich nicht mehr 100% sicher, glaube aber, dass DT die Dateien per Default nicht in die Datenbank sondern in ein Package legt - sieht am Mac immer wieder eine Datei aus, ist aber nur eine "versteckte" Verzeichnis-Struktur (mach mal rechte Maustaste auf dieser "Datei" und wähle "Paketinhalt anzeigen", da sollten dann alle Dokumente in der entsprechenden Struktur auftauchen.
Alternativ mal in DT ein Dokument wählen und "Im Finder anzeigen" (oder ähnlich) wählen, dann siehst Du, wo/wie die abgelegt werden. Das ist überhaupt kein Problem die Dokumente ggf. auf andere Rechner zu kopieren.

Alternativ (das tue ich derzeit), kann man das ganze so konfigurieren, dass die Dokumente in externen Ordnern verwaltet werden!
Ich habe das gemacht, weil ich die Dokumente auf mein NAS lege und so Zugriff von zwei Rechnern habe. Die Datenbank selbst wird über das NAS auf die beiden Macs synchronisiert (kann man in DT konfigurieren).
Somit habe ich auf den Geräten jeweils relativ kleine Datenbanken (nimmt wenig Platz weg auf den SSD) die sehr schnell starten, die Dokumente liegen aber zentral und sind so nur einmal vorhanden und trotzdem an jedem Mac verfügbar (wenn ich zu Hause im Netzwerk bin; Unterwegs benötige ich die nicht)
+2
Schens
Schens16.05.1812:52
Nehmt Ihr Devonthink auch für Mails?
0
Hot Mac
Hot Mac16.05.1812:55
Schens
Nehmt Ihr Devonthink auch für Mails?
Ich schon!
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ela17.05.1808:26
Schens
Nehmt Ihr Devonthink auch für Mails?

Ich nicht
Sollte mal etwas wichtiges direkt in der Mail sein (also kein Anhang), dann "drucke" ich die Mail als PDF ins DT. Passiert aber echt selten.
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ein.Leguan
ein.Leguan17.05.1822:10
ela

In der DevonThink Pro Office-Version (DTPO) lassen sich Mails direkt im .eml-Format sichern.

Vorteil:
- geringerer Speicherbedarf als bei pdf
- Formatierung in DIN-A4-Format entfällt (=> Originaldarstellung bleibt erhalten)
- Einsparung von Arbeitsschritten verglichen mit Sicherung durch pdf-Generierung und anschließendem DTPO-Import

Nachteil:
- keine direkte pdf-Annotation möglich (z.B. per Apple Pencil auf iPad)
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Papierlos18.05.1811:02
Bei der Mail-Sicherung in Devonthink empfehle ich, Mails nicht mit anderen Dateien zu vermischen; also eine Extra-Mail-Datenbank. Problem ist, dass Mails nicht ohne weiteres in eine andere Datenbank kopiert werden können. Ich archiviere alle Mails in DTPO. Öffne ich eine Mail, kann sie direkt in der Mail-App beantwortet oder weitergleitet werden, ohne dass eine Kopie in Mail angelegt wird.

ela
Dateien werden tatsächlich nicht in einer echten Datenbank sondern in einem Package abgelegt. Wenn ich ein pages-Dokument in Devonthink öffne und bearbeite, währenddessen schließe ich Devonthink, dann wird das pages Dokument dennoch in der "Datenbank" abgespeichert und ist in Devonthink also in der letzten Version vorhanden. Ich würde jedoch nicht aus dieser Ordnerstruktur kopieren sondern aus Devonthink als Ordner/Dateien exportieren. Die Dateien liegen nicht unbedingt dort, wo sie in Devonthink zu sein scheinen. In Devonthink kann eine Datei schließlich an zwei Orten erscheinen aber physisch liegt sie auf dem Laufwerk nur an einer Stelle.
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