Ich bin mit Domain und Mail bei DomainFactory

Die wechseln zur Zeit die Mail Plattform nach und nach für alle Kunden auf Microsoft Exchange. Daher möchte ich vor der Migration meines Kontos auf einen anderen Mail Anbieter wechseln.

Bisher habe ich folgende in der Auswahl

- mailbox.org
- posteo.de (geht das überhaupt mit eigener Domain?)
- proton.me/de
- hey.com (als interessanten Exoten)

Es kommen nur Anbieter infrage, die die Nutzung einer eigenen Domain erlauben. Was könnt Ihr empfehlen?

Gute Punkte, die haben für mich Proton und hey.com aus dem Rennen genommen.

SPAM-Filterung bei iCloud ist katastrophal, jeden Tag mindestens 30 Spam-Mails, die zwar von Apple Mail erkannt werden, aber trotzdem nerven.

Bei mir stand auch gerade ein Wechsel an. Da ich schon gut 15 Jahre Kunde bei All-inkl bin, hab ich dorthin nun alles übersiedelt mit Eigener Domain. Wenn was nicht passen sollte, kann ich mit eigener Domain ja "easy" woanders hin wechseln.
Support war all den Jahren immer flott und hilfreich.

Kontakte und Kalender läuft über Baikal

Ich verwalte für eine Einrichtung (>80 Accounts) die Mails und den Webauftritt auf Hetzner. Dies funktioniert zuverlässig und gut. Auch die Konfiguration und Absicherung ist gut möglich. Die Preise der Webhosting-Pakete sind in Ordnung.

Meine eigenen Mails sowie die Mails von zwei weiteren Einrichtung (>50/>120 Accounts) hoste ich aus Datenschutzgründen jeweils "inhouse" auf einer Synology mit MailPlus (die zweite Einrichtung auf einem Exchange Server). Dies funktioniert, dank Proxmox MailGateway zur Filterung auch sehr zuverlässig und lässt sich perfekt absichern.

Den MailPlus-Server von der Synology hatte ich auch mal am Start. Der größte Vorteil ist, dass man unendlich viel Speicherplatz hat. Leider war (zumindest damals) die Synology Mail-App für iPhone und iPad sehr schlecht und konnte nur die notwendigsten Dinge.

Ist das mittlerweile besser? Kann man beispielsweise Mails in Ordner verschieben (via Suche)?

Ist das wirklich so? Bei mir steht im Kundenmenü "Basic", Exchange scheint nicht aktiv zu sein.

"Basic" ist nur das gebuchte Paket bei DomainFactory, das hat nichts mit der Technik dahinter zu tun!
Solange DF nicht migriert hat, sollte da auch kein Haken bei Exchange bzw. o365 stehen.

Habe mit der Umstellung begonnen und Mails erfolgreich kopiert zu Mailbox.org gemäß "E-Mails manuell übertragen"

Jetzt hänge ich fest bei "E-Mail-Adressen mit eigener Domain nutzen - Schritt 2: Den mailbox.org-Schlüssel in den DNS-Einstellungen Ihres Domain-Providers hinterlegen​."

Wo und wie in den Einstellungen im Kundenmenü bei df.eu hinterlege ich den "Hostname"-Eintrag und den "Ziel"-Eintrag, die ich von Mailbox.org bekommen habe? Unter Domain > NAMESERVER-EINSTELLUNGEN, wie geht es dann weiter (DomainFactory Support natürlich nicht erreichbar, wegen der Umstellung auf Microsoft Exchange kracht es dort wohl ganz ordentlich, siehe )?

Habe es hinbekommen. Ich hing nur kurz an "Hostname"-Eintrag und "Ziel"-Eintrag fest. Läuft bereits, alle IMAP-Verzeichnisse von DomainFactory zu Mailbox.org sind kopiert, Umstellung abgeschlossen. Besten Dank für Eure vielen Tipps!

Die Nutzer arbeiten tatsächlich weitestgehend mit der nativen Mail-App von iOS und MacOS / Thunderbird / Outlook und eben in der Webmail-Oberfläche. Am Mac ist mit Mail via IMAP/SMTP, Kalender via CalDav und Kontakte via CardDav auch gut zu arbeiten.

Hm okay, aber dann leider kein Push-E-Mail bei iOS.

Achtung! Einen eigenen E-Mail Server zu betreiben ist nicht trivial:
https://www.reddit.com/r/selfhosted/comments/t8gqir/why_you_really_dont_want_to_selfhost_your_own/?tl=de
Es gibt dazu viele Feinheiten zu beachten. Mit ganz viel Pech wandern die so gesendeten E-Mails auch immer wieder beim Empfänger im SPAM, da die wenigsten Anbieter eine feste IP Adresse zuweisen und ganze IP-Ranges bereits auf der Blacklist stehen. Nichts für schwache Nerven.
Wenn man dann auch noch das System für Dritte anbietet, kommen zusätzliche Anforderungen auf einen zu.

Könntest du eine kurze Anleitung der verschiedenen Schritte zur Umstellung formulieren?

So war mein Vorgehen, wenn ich mich richtig erinnere, hoffe es kann Dir helfen (bei 4. hing ich etwas fest, siehe oben im Thread, aber dann ging es doch recht einfach):

1. Test Account anlegen und ersten Monat/erstes Jahr bezahlen
2. E-Mail-Einrichtung mit der Mail App von macOS
3. Umzug zu mailbox.org - E-Mails manuell übertragen (diese Option habe ich gewählt, gibt auch andere)
4. E-Mail Empfang von DomainFactory auf mailbox.org umstellen (im Kundenmenü bei DomainFactory habe ich "Nameserver-Einträge zurücksetzen…" gewählt, um auf dieser frischen Basis aufzusetzen)
5. Eine neue Hauptadresse wählen
6. Catch-All aktiviert
7. Account bei mailbox.org mit neuer Hauptadresse in Apple Mail anlegen
8. Alten Account bei DomainFactory in Apple Mail deaktivieren (und löschen)

Noch offen, werde ich am Wochenende angehen:
9. SPF, DKIM und DMARC

Absolut Deiner Meinung. Das ist, wie ein lieber Freund von mir zu sagen will, ein "FSK 18"-Thema.

Neben soliden Kenntnissen in DNS und dem SMTP-Protokoll (der Rest der Mail-Protokolle ist eher harmlos) ist, wie Du schon ganz treffend schrebst, eigentlich zwingend eine feste IP notwendig. Mit einem normalen Endkunden-Anschluß wird man da nicht auf die Dauer glücklich. Wer sich da unsicher ist oder nicht genau weiß, wovon die Rede ist - gleich Finger weg, das gibt nur Schmerzen.

Was man machen kann ist natürlich, sich einen zweiten Mailserver aufzubauen (z.B. auf einer billigen VM bei Hetzner o.ä.) und damit zu experimentieren. Solange es nicht die Haupt-E-Mail-Adresse/n ist/sind, die man sich durch Fehler beim Aufsetzen oder beim Betrieb wegschießt, ist das ja kein echtes Problem, und irgendwie muß man es, so man sich mit dem Thema auseinandersetzen will, ja auch lernen. Wenn man sich dann hinreichend sicher ist und mit seinem eigenen Kenntnisstand zufrieden, kann man das immer noch produktiv setzen und hat dann seine eigene Serverinstanz.

Und da trennt sich dann die Spreu vom Weizen. Gibt leider viele die fest der Annahme sind, sie wären bereit dazu oder vergessen das dies kein Set it and forget it system ist. Dies Bedarf permanenter Wartung und man muß sich immer, ja fast täglich umsehen, ob es nicht eine Zero Day oder CVE gibt um die man sich kümmern muß.
Da soll sich doch lieber jemand darum kümmern, dessen daily Business das ist und zudem ist man dann auch etwas beruhigter wenn es doch mal ein Problem geben sollte. Unterm Strich auch günstiger und nervenschonender. Hätte wirkich keine Lust darauf beim BSI eine Meldung machen zu müssen, nur weil ich für einen Freund den Mailserver betreue und etwas schiefgelaufen ist.

Bitte auch das nur, wenn man weiß was man tut! Es gibt genug SPAM Schleudern durch falsch konfigurierte Server oder offene Relays!

Ich empfehle am Ende einmal mit mxtoolbox und mail-tester.com die Maileinstellubgen zu prüfen.

Ich überwache meine Mailserver mittlerweile mit https://www.mailhardener.com/ - auch kostenlos für einzelne Server zu haben.

Die verschwinden i.d.R. sehr schnell aus dem Netz. Erfreulicherweise.

Aber ja: Auch das setzt ein gewisses Mindestenagement voraus. Wenn man das nicht aufbringen will: Finger weg.