Guten Morgen in die Runde,

habe seit jeher meine Mailkonten immer als POP angelegt und aktuell einen Account auf IMAP
testweise umgestellt und habe eine Verständnisfrage bezüglich der Verwaltung dieser Mails.

POP wird Lokal auf alle Geräte geladen => Nachteil, überall händisch löschen/verschieben etc.
IMAP ist die Sicht auf den Server => Vorteil, egal von welchem Endgerät immer gleicher Stand.

Jetzt zu meinem Problem, ich möchte auf den mobilen Geräten iPhone/iPad die Mails erhalten
benötige diese aber nicht zwingend dauerhaft dort und möchte der Übersichtlichkeit wegen aussortieren.
Der Mac soll hingegen alle Mails dauerhaft verwalten bis diese manuell verschoben/gelöscht etc. werden.

Hatte mir bereits in Mail eine Regel erstellt welche Mails in ein Lokales Verzeichnis verschiebt,
klappt soweit auch => ist im gleichen Atemzug aber auf den mobilen Geräten nicht mehr sichtbar.
Das war so nicht gedacht => sollte quasi eine Kopie lokal gesichert werden.

Mischbetrieb mit IMAP (mobile Endgeräte) und POP (Mac) wäre ja auch Quatsch.
Wie kann ich das Gewünschte realisieren, oder habe ich gerade einen kapitalen Denkfehler.

...ich würde auf dem IMAP-Konto einfach die entsprechend benötigten Ordner anlegen und bestimmte Mails ggf. dorthin verschieben. Mails bleiben so auf allen Geräten im Zugriff, die Struktur des Postfachs ist überall identisch und alle Veränderungen (Verschieben und Löschen) sind auf allen Geräten verfügbar.

Nachteil: braucht halt mehr IMAP-Platz

Schau, was dein Mailclient dir bei den Einstellungen zu Pop3 anbietet. Oft kann man einstellen, das Mails erst nach x Tagen auf Server gelöscht werden. So mach ich das bei Mischbetrieb und mehreren Geräten.

Grundsätzlich ist es bei IMAP so, das du immer live die Änderungen siehst, das kann auch von Nachteil sein, gelöscht ist gelöscht, wenn man dann kein Backup hat war es das.

Warum kein Mischbetrieb? Wenn es ein Postfach mit wichtigen E-Mails ist, solltest du immer für ein zeitnahes Backup sorgen. Wenn einer der Clients (hier würde sich der Mac anbieten) als POP3 definiert ist, mit der Option "E-Mails nach dem abholen nicht vom Server löschen" hättest du zumindes schon einmal eine Sicherung der E-Mails local, ohne sie in den lokalen Ordner verschieben zu müssen.

Bei IMAP gibt es auch noch verschiedene Dinge zu beachten. Je nachdem bei welchem Anbieter du bist, ist die Anzahl der Ordner die du anlegen kannst beschränkt. Zudem mußt du immer den Online Speicherplatz im Auge behalten, denn wenn nichts gelöscht wird kann es je nach Anbieter dann auch schon mal eng werden und dann werden keine neuen E-Mails mehr empfangen.

Bei IOS Geräten ist es egal ob du POP oder IMAP einstellst, denn bei einem Backup des Gerätes werden nur die Konfigurationen der Accounts gesichert, aber keine E-Mails!

Daher würde ich so wie du es oben beschreibst auf den mobilen Geräten IMAP nutzen und am Mac POP3 mit der Option nicht vom Server löschen.

Habe ein ähnliches Problem und beschäftige mich daher gerade mit dem Programm "Mail Archiver X"!
In diesem Programm soll man auf dem MBP seine Mails archivieren, die archivierten Mails updaten und in "Mail" danach löschen können.
Bei mir ist es so, daß immer mehr Ordner notwendig sind, da die alten Mails zwar nicht mehr benötigt werden, aber nicht gelöscht werden können.
Außerdem ist bei mir die Sorge, daß es u.U. mal Probleme mit GMX geben könnte.

Bin der Entwickler von Mail Archiver X.

Um wieviele Emails geht es und wie groß sind diese? Wenn Du nur 10k kleine Emails hast, wird das iPhone damit keine Probleme haben. Wenn Du 1 Mio Emails hast, dann sieht das schon anders aus. Und ja, das gibt es.

Für IMAP kannst Du einstellen, daß die vollständige Email nur für die Inbox heruntergeladen wird und für alle anderen Mailboxen nicht. Damit sollte der Platz ausreichen.

Das Ziel von Mail Archiver ist es, Emails permanent in ein Archiv auszulagern. Das macht nur Sinn, wenn Du - sagen wir - mehr als 100k Emails auf dem Server hast.

IMAP und POP halte ich tatsächlich für großen Murks, weil es verwirrend ist, welche Mails synchronisiert werden und welche nicht, was gelöscht ist und was nicht.

Ich habe schon folgende Lösungen probiert. Ich würde mit Nr. 1 anfangen. Das ist einfach und die Mails können stets durchsucht werden
1. Du legst einen zweiten IMAP-Account bei einem Provider an, bei dem es kein Platzproblem gibt (all-inkl.com). Dieser Account dient als Mail-Archiv und wird vom iPhone nicht synchronisiert, nur vom Mac.
2. Sicherung der lokalen Mails der Mail-App (/Users/user/Library/Mail) per Backup-Programm, z.B. CCC.
3. Mails zu Eagle Filer oder Devonthink exportieren
4. Lokaler Mail-Server auf einem NAS ohne Internetanbindung
5. Lokaler Dovecot-Server auf dem Mac einrichten und die Dovecot-Mailablage sichern, ohne Internetanbindung
6. Export von Mail-Verzeichnissen als mbox, anschließend Mails im Account löschen

Für mich persönlich ist hier bereits der Denkfehler. MIR persönlich fällt kein Grund ein, warum auf dem iPhone nicht dieselben E-Mails liegen sollten, wie auf dem Mac. Aus Platzgründen? iPhones haben in der Regel wesentlich mehr Speicher als Du mit einem E-Mail Konto befüllen kannst.
Aus Gründen der Übersichtlichkeit? Das ist sowieso eine Illusion, denn E-Mails findest Du am Ende sowieso nur noch durch eine Suche.

Vielleicht solltest Du diese Anforderung im Zeitalter von IMAP einfach mal überdenken. Denn das ist ja gerade das tolle an IMAP, dass man alle Geräte synchron hat.

Falls Du danach weiterhin derselben Meinung bist (was ja legitim ist), dann würde ich die nicht benötigten E-Mails einfach in Mail auf dem Mac in dafür vorgesehene LOKALE Ordner verschieben. Dann sind sie noch auf dem Mac, aber nicht mehr auf dem Server (sprich iPhone).
Das Verschieben geht mit Bordmitteln: rechte Maustaste "Bewegen in" oder Regeln erstellen, die dies bei bestimmten E-Mails automatisch für Dich erledigt.

@sudoRinger:

1. Ja, das ist die beste Idee.
2. Ein Backup von Emails über CCC bringt nicht viel, weil Emails nicht wiederhergestellt werden können.
3. Sowohl Eagle Filer als auch DevonThink haben keinen ordentlich Workflow, um Email automatisch zu archivieren.
4 + 5: Das ist für Experten.
6. Der Export in mbox ist nervige Handarbeit.

Habe gerade mal nachgesehen - bei mir sind es aktuell 46640 Mails und das iPhone hat absolut keine Schwierigkeiten.

Ich habe zwei User die haben über 350.000 Mails - und weder ein iPhone noch ein Android Gerät haben Probleme damit.
IMAP bedeutet ja nicht das alle Mails immer heruntergeladen sind. Mails in den Ordnern werden auch erst die Köpfe geladen und wenn man die Mail öffnet der rest.

Lokale Mails können durchaus wiederhergestellt werden. Durch Löschen der Envelope-Dateien werden diese neu indiziert. Es geht aber letztlich nur darum, dass Mails einfach lokal in der Mail-App abgelegt werden können.
Devonthink und Eagle Filer haben eine Importfunktion, aber auch per Drag and Drop ist ein Import möglich. Mit Devonthink ist eine viel bessere Verschlagwortung möglich.
Letzlich hat jeti kein Backup-Problem, sondern möchte nur seine Mails organisieren.

Moin,

ich mache es eigentlich so, wie es von cheesus1 beschrieben wurde.

Der/die IMAP-Server ist/sind die zentrale(n) Stelle(n). Auf iPhone/iPad und MacBook werden die Mails abgerufen.

Mails, die ich nicht von allen Geräten aus benötige, kommen in lokale Ordner auf dem MacBook. Genau genommen ist das bei mir also eine Art Archiv. Dort liegen die entsprechenden E-Mails in den selben Ordnern nur mit einem Jahreszusatz. Ich habe also auf dem IMAP-Server z. B. den Ordner „ebay“ und lokal den Ordner „ebay -2023“, in dem dann alle ebay-bezogenen Mails bis einschließlich 2023 liegen. Ich verschiebe also fast nur in Jahresblöcken. Diese Mails werden dann auch tatsächlich vom jeweiligen IMAP-Ordner in die lokalen Ordner verschoben und fliegen vom IMAP-Server runter.

So etwas könnte man natürlich auch automatisieren.

Beim Abruf von IMAP-Mailboxen auf iPad und iPhone solltest Du unbedingt bedenken, dass größere Mengen nicht automatisch auf diese Geräte heruntergeladen werden! Da bin ich irgendwann bei einem iPad-Wechsel mal drüber gestolpert, da ich mich wunderte, dass bei Suchen in den Mails auf dem iPad sehr wenig angezeigt wurde.

Speziell bei Ordnern mit mehreren Tausend E-Mails ist das relevant. Bei ersten öffnen des Ordners werden maximal 1.500-2.000 Mails geladen (die genaue Zahl finde ich gerade nicht, es könnte sogar sein, dass es noch weniger sind). Das ist mir erst aufgefallen, als ich in einem dieser Ordner ganz bis nach unten gescrollt habe. Erst dann werden weitere E-Mails nachgeladen.

Das habe ich bisher bei zwei iPad-Wechseln beobachtet. Ich musste tatsächlich jeden einzelnen Ordner einmal öffnen und so lange immer wieder ganz bis nach unten scrollen, bis keine weiteren Mails mehr geladen wurden. Erst danach wurde auch alte E-Mails beim Suchen gefunden.

Und wie bekommt man die Mails in das Postfach (Mail-Archiv)? Per Mail-Weiterleitung oder per Regel in Mail für macOS?

Was soll so ein Vorgehen? Ist das ein Erbe aus der Zeit als alles ausgedruckt im Aktenordner lagerte?

Ja liebes Finanzamt, ich habe tatsächlich gedacht, mein IMAP-Account sei das Backup. Leider ist jetzt alles weg, sorry dafür...

Per Regel oder einfach verschieben. Von einem zum anderen Account ist nicht anders wie innerhalb eines Accounts.
Mails würde ich nicht weiterleiten, da dies die Mails verändert und sie dadurch doppelt vorliegen.

Übrigens sollte der Nachteil der lokalen Ablage in der Mail.app nicht vergessen werden: Es funktioniert nur innerhalb der Mail.app und belegt immer internen Speicher.

Interessante Frage. Gibt es bei Dir nur entweder „alles in einem IMAP-Account“ oder alles in Aktenordnern?

Ich denke hier gibt es so viele Anwendungsanforderungen wie es Menschen gibt. Da käme es mir niemals in den Sinn ein individuelles Vorgehen in Frage zu stellen.

Natürlich stelle ich ein individuelles Vorgehen in Frage - wie soll man denn sonst lernen?
Auf mich wirkt das beschriebene Vorgehen wie ein digitalisiertes Arbeiten mit Aktenordern im Holzschrank. Es kann aber auch eine ganz andere Motivation geben, an die ich gerade nicht denke.
Mir ist der Vorteil nicht klar, manches in IMAP zu haben und manches nicht. Für mich wirkt es dadurch erstmal nur unnötig kompliziert.

David_B
es ist ganz einfach: nicht alles braucht man immer überall. Daher sind die aktuellen Mails auf allen Geräten zB30 Tage lang verfügbar und alles, was älter ist, wird lokal per POP „archiviert“. Es kann durchaus ok sein, das dieses Archiv dann nur noch auf einem Rechner nutzbar ist.
Ein
Zusatznutzen: wer viele sehr groß Mails erhält, kann schnell volle Postfächer, bei vielen Providern ist da recht schnell Scluß mit lustig weil größere Postfächer dann viel Geld kosten und man dann auch mit 50GB (mehr hab ich noch nirgends gesehen) an die Maximalgröße der angebotenen Postfächer kommt. Wer seinen Kram lokal speichert, kennt das Problem nicht

Hi, mein Senf dazu:

Ich verwende seit einiger Zeit MailbackupX bzw. Mailstore Home (nur Windows) und sichere so meine Emails unabhängig vom Mail Provider (auch einige Umzüge zu anderen Mailprovidern habe ich so geschafft).

Vorteil aus meiner Sicht: Unabhängig vom Email Client Speicherungsformat (mbox, pst, files, etc.) schaffe ich es hier ein durchsuchbares Archiv auf meiner NAS zu schaffen, kann das Archiv durchsuchen und notfalls Mails einfach wiederherstellen.

MikeMuc

Dazu kommt dann noch z. B. bei GMX die angegebene maximale Zahl für Postfach-Ordner von 256!

.... und lieber habe ich ein Backup als u.U. das Nachsehen!

.... und vielleicht gibt es aus der Vergangenheit durchaus Mails, die man zwar nicht löschen kann, aber auch nicht immer wieder vor Augen haben möchte!

Das waren früher bei IMAX GMX sogar nur 10 … viel zu wenig

Hallo zusammen,

vielen Dank für Eure Erfahrungsberichte, Tips und Hinweise => super jetzt weiß ich weniger als zuvor.
Nein so schlimm ist es nicht. Da waren so viele Ideen und Denkanstöße drin,
muß jetzt erst einmal schauen was da am Besten für mich passt.

Ja mir ging es in erster Linie um die Übersicht,
auf den iOS-Geräten nur das aktuelle Geraffel und auf dem Mac halt lokal alles.
Dort wird in regel-/unregelmäßigen Abständen aufgeräumt => einiges benötige ich halt einige Jahre.
Alles was direkt weg kann fliegt auf dem Mac auch direkt in das digitale Nirvana.

Ich würde behaupten wollen das sich mein Mailverkehr äußerst überschaubar darstellt.