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Mehrere Postfächer mit >10 GB verwalten? (macOS- und Windows-Umgebung)

textime14.11.1808:02
Hallo zusammen,
ich wollte mal Eure Erfahrungen dazu hören wie ihr mit folgendem Szenario umgehen würdet:
Ich habe 3 Mailaccounts mit jeweils deutlich mehr als 10 GB Mails, die ich momentan mit Apple Mail als IMAP-Konten verwalte.
1. Traut Ihr Apple Mail (und Outlook und Thunderbird) zu, mit diesen Mengen auf Dauer vernünftig klarzukommen? Wo liegen die Grenzen (Anzahl Mail/Größe des Accounts)?
2. Ich muss dieses Szenario im Rahmen einer Bürogemeinschaft bewältigen, in der nicht alle Mitglieder macOS-User sind (die anderen nutzen Outlook bzw. Thunderbird). Ich habe daher Sorge, dass es früher oder später zu Datenverlusten kommen könnte, falls sich einer der anderen Clients irgendwann mal "verschluckt". Ist meine Sorge unbegründet?
3. Natürlich würde es nahe liegen, durch entsprechende Archivierung von Mails die Belastung der einzelnen Postfächer zu reduzieren. Hierbei muss allerdings gewährleistet bleiben, dass die Mails und ihre Anhänge nach wie vor irgendwie online verfügbar sind. Und zwar auch wieder in diesem gemischten Anwender-Szenario. Meinen ersten Gedanken (EagleFiler oder MailStewart) habe ich verworfen, weil diese Lösung nur lokal wäre (und auch nicht für Windows-User). Momentan denke ich an eine "work around"-Lösung: Ein weiteres Mailkonto als reines Archiv-Konto einrichten, das ich dann mit einem ANDEREN Mailclient (Thunderbird) abrufe. Damit würde ich Apple Mail bei der Verwaltung der entlasten. Thunderbird-Mails sind doch mit Spotlight durchsuchbar, oder?
Bin ich mit der Idee auf dem Holzweg? Vielleicht habt Ihr noch andere Ideen? Wie löst Ihr sowas? Vielen Dank vorab für Eure Kommentare!
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Kommentare

liGhun
liGhun14.11.1808:25
Ich müsste erstmal das Problem verstehen. Ich habe meine riesigen EMail-Konten noch bis zurück in die 90er als IMAP laufen - den Clients (egal ob Mac, Windows oder iOS) ist das erstmal egal, da die Mails ja gar nicht lokal lagern.
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MikeMuc14.11.1808:35
Die Mengen sind doch noch harmlos. Solange du ausreichend große Postfächer bei deinem Provider / Mailserver hast.
Den Teil mit dem Archivaccount kannst du knicken da dadurch dein theoretisches Problem ja nur auf einen anderen Account verschoben wäre.
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camaso
camaso14.11.1808:40
liGhun
Ich müsste erstmal das Problem verstehen. Ich habe meine riesigen EMail-Konten noch bis zurück in die 90er als IMAP laufen - den Clients (egal ob Mac, Windows oder iOS) ist das erstmal egal, da die Mails ja gar nicht lokal lagern.
Wie schaffst Du das, die Mails nicht lokal lagern zu lassen?
Wenn ich meinen Mac vom Internet trenne, sind trotzdem alle Mails vorhanden, somit liegen sie (bei mir) lokal auf dem Rechner.
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pcp14.11.1809:00
camaso

Mailclients, die über IMAP auf Postfächer zugreifen, legen in der Regel einen lokalen Cache an.
„0.o“
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lamariposa14.11.1809:10
camaso
Wie schaffst Du das, die Mails nicht lokal lagern zu lassen?
Wenn ich meinen Mac vom Internet trenne, sind trotzdem alle Mails vorhanden, somit liegen sie (bei mir) lokal auf dem Rechner.
Sicher??
Also Internet getrennt und dann mal Mails von z.B. von vor 3 Jahren geöffnet - und DIE wurden dann ALLE komplett angezeigt, auch mit Anhängen? Bei IMAP? Kann ich mir nicht vorstellen…
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chh14.11.1809:25
Doch, ist bei Apple Mail so, der zieht ein komplette Kopie deines Postfaches. Bei iOS sind es glaub ich 100 Mails pro Postfach, darüber wird die Suche zum IMAP-Server weitergereicht. Hab mal ziemlich gesucht, einen Mailclient auf MacOS zu finden, der eben genau nicht das ganze Postfach zieht
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Papierlos
Papierlos14.11.1809:58
Unter Mail/Einstellungen/Accounts/Accountinformationen bei "Anhänge laden" nur "Nur die neuesten" einstellen. Bei über 10GB dürfte einiges an Anhängen dabei sein.
Ansonsten weitere Archiv-Mailaccounts einrichten und über Weboberfläche zugreifen.
Ich vertraue zur Archivierung auf Devonthink, aber die Lösung passt für dich nicht (nur Mac).
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Peter Eckel14.11.1812:28
lamariposa
Bei IMAP? Kann ich mir nicht vorstellen…
Ist aber so.
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pcbastler14.11.1812:31
textime
2. Ich muss dieses Szenario im Rahmen einer Bürogemeinschaft bewältigen, in der nicht alle Mitglieder macOS-User sind (die anderen nutzen Outlook bzw. Thunderbird). Ich habe daher Sorge, dass es früher oder später zu Datenverlusten kommen könnte, falls sich einer der anderen Clients irgendwann mal "verschluckt". Ist meine Sorge unbegründet?

Es wird da früher oder später zu Datenverlusten kommen, aber nicht, weil das Mailprogramm spinnt, sondern weil Benutzer Mails löschen, die sie vermeintlich nicht mehr benötigen....

Dein Szenario klingt für mich wie "Shared Mailboxen", also dass mehrere User mit den gleichen Mailboxen arbeiten. Wenn dem so ist, dann sind da erstmal ganz andere Probleme zu bewältigen (Stichwort "Datenschutz" und "Archivierung").
Ich würde hier durchaus zu einer kleinen Lösung eines eigenen Mailservers raten und persönlichen Mailboxen, incl. vernünftigem Backup.
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lamariposa14.11.1812:54
Peter Eckel
Ist aber so.
Echt? Ich nutze pop3, dachte jedoch dass genau das einer der entscheidenden Unterschiede zu IMAP wäre…
Gilt das nur für Mac, oder wird auch bei Windows alles runtergeladen?
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tomtom00700
tomtom0070014.11.1813:24
Ich habe einen Server - darauf sind einige User die per IMAP Posteingänge mit 30GB haben und auch welche die 50GB in verschiedenen Ordnern haben. Alle ohne Probleme mit ihren eigenen Domains.

IMAP ist das beste was bezahlbar ist. Exchange ist auch gut, aber zu teuer im Unterhalt und POP ist das was man heute vergessen kann wenn man mehr als ein Endgerät hat und auch Sicherheit haben möchte. POP speichert die Mails lokal, aber das ist nur so gut wie das Backup was bei einem Brand oder Blitzschlag schnell verloren geht.

Achja, bei IMAP werden bei Mail und Outlook immer alle Mails auf einem neuen Rechner geladen wenn man ihn neu installiert. Es existiert immer eine 100% Kopie der Mails.
+1
sahnehering14.11.1813:58
Bei Thunderbird kann man das Verhalten einstellen "Nachrichten dieses Kontos auf dem Computer behalten". Wenn man das weg macht, werden nur die Kopfzeilen geladen, was sehr gut funktioniert, vor allem, wenn der IMAP Server lokal steht.

Mail bietet diese Möglichkeit leider nicht. Bei den 128 GB meines Air ist das echt ein Problem. Ich habe deshalb 2 Postfächer, und nur eines in Mail eingerichtet. Auf dem anderen Rechner (Desktop) habe ich beide und "archiviere" dort gelegentlich.

Mein Postfach in der Apple Library ist 8,8GB groß. Auf dem Server (Dovecot) 7,0GB groß... Anhänge sollten eigentlich nicht automatisch geladen werden (laut meinen Einstellungen in Mail)...
„Kein Backup, kein Mitleid“
+1
pcbastler14.11.1814:06
tomtom00700
IMAP ist das beste was bezahlbar ist. Exchange ist auch gut, aber zu teuer im Unterhalt

Optional könnte man sich auch OpenExchange ansehen
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Papierlos
Papierlos14.11.1815:37
sahnehering
Mein Postfach in der Apple Library ist 8,8GB groß. Auf dem Server (Dovecot) 7,0GB groß... Anhänge sollten eigentlich nicht automatisch geladen werden (laut meinen Einstellungen in Mail)...
Einfach mal den Mail-Cache löschen
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Peter Eckel14.11.1816:11
tomtom00700
IMAP ist das beste was bezahlbar ist.
IMAP ist ein Protokoll, keine Software. Du kannst auch IMAP mit einem Exchange-Server sprechen (willst Du aber nicht, glaub mir).
tomtom00700
Exchange ist auch gut, aber zu teuer im Unterhalt
Darüber kann man durchaus geteilter Meinung sein. Wenn Du mal die Freude hattest, einen Exchange-Server zu betreuen oder von dessen einwandfreier Funktion abhängig bist, denkst Du nicht mehr so positiv. Exchange ist ein ganz und gar entsetzlicher Software-Verhau.
tomtom00700
und POP ist das was man heute vergessen kann wenn man mehr als ein Endgerät hat und auch Sicherheit haben möchte.
Auch wenn ich die grundsätzlich ablehnende Aussage über POP vollumfänglich teile, ist Sicherheit nicht das Problem des Protokolls. Sowohl Authentifizierung als auch Verschlüsselung gehen damit genau wie mit IMAP.
tomtom00700
POP speichert die Mails lokal, aber das ist nur so gut wie das Backup was bei einem Brand oder Blitzschlag schnell verloren geht.
Das ist das eine Problem. Das kann man aber letztlich unter "Wer kein Backup hat, ist selber schuld" abhaken. Auf die Mails auf dem IMAP-Server als Backup würde ich mich lieber nicht verlassen, zumal wenn ich den nicht selbst betreibe.

Das größere Problem ist, daß POP eine absolute Einbahnstraße ist. Aktionen wie das Setzen von Flags (wie z.B. "gelesen") und das Löschen/Verschieben von Mails sind bei POP lokale Aktionen auf dem Client, der Server bekommt nichts davon mit. Wenn man mehere Geräte mit einem POP-Account betreibt (was durchaus geht), dann führt das zu einem unglaublichen Aufwand, der einen irgendwann in den Wahnsinn treibt.
tomtom00700
Achja, bei IMAP werden bei Mail und Outlook immer alle Mails auf einem neuen Rechner geladen wenn man ihn neu installiert. Es existiert immer eine 100% Kopie der Mails.
Stimmt so auch nicht. Das ist eine Sache des Clients und implementierungsspezifisch. Bestes und einfachstes Beispiel: Apple Mail auf macOS vs. iOS. Ersteres synchronisiert alle Mails, letzteres nicht.
+2
Peter Eckel14.11.1816:14
lamariposa
Echt? Ich nutze pop3, dachte jedoch dass genau das einer der entscheidenden Unterschiede zu IMAP wäre…
Gilt das nur für Mac, oder wird auch bei Windows alles runtergeladen?
Wie gerade geschrieben: Das ist vom Mail-Client abhängig, nicht vom Betriebssystem oder dem Protokoll.

Apple Mail auf macOS macht es so (darum ging's ja in diesem Thread), auf iOS nicht, und bei anderen Clients wie Thunderbird kannst Du es konfigurieren. IMAP als Protokoll gibt alle Optionen her.
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camaso
camaso14.11.1818:16
Peter Eckel
IMAP ist ein Protokoll, keine Software. Du kannst auch IMAP mit einem Exchange-Server sprechen (willst Du aber nicht, glaub mir).
Könntest Du dazu bitte etwas mehr schreiben? Genau das hat unser IT-Fritze nämlich grad vor mit mir...
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tomtom00700
tomtom0070014.11.1818:19
Hallo Peter,

na du hast mir ja alles bestätigt was ich gemeint habe.
Ich habe Exchange in den Händen und weiss was dahinter steckt.

Bei mir ging es ja um Mail und Outlook und die ziehen beide die Nachrichten. IOS ist doch klar, dass man da nicht alle Mails gleich herunterlädt... Das würde ein "kleines" Handy ja schnell sprengen.

Mein Server steht in einem Bundesland - Sicherung in einem anderen Bundesland und damit denke ich bin ich sehr sicher mit meinem Mails unterwegs. (Sicherung erfolgt zusätzlich noch in einer Raid Spiegelung.
Daher komme ich mit meinem Rechner dort sehr gut zurecht. Ich habe dort 250 GB Emails von vielen Domains liegen.
+1
tomtom00700
tomtom0070014.11.1818:22
pcbastler
tomtom00700
IMAP ist das beste was bezahlbar ist. Exchange ist auch gut, aber zu teuer im Unterhalt

Optional könnte man sich auch OpenExchange ansehen
Open Exchange ist das gleiche was ich auf meinem Server habe... IMAP mit Webdav für Kalender und Adressbuch.
Ich habe jedenfalls nichts anderes gefunden was Open Exchange gleichwertig zu einem MS Exchange macht.
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Peter Eckel14.11.1819:35
camaso
Könntest Du dazu bitte etwas mehr schreiben? Genau das hat unser IT-Fritze nämlich grad vor mit mir...
Ich habe das ganze vor ein paar Jahren mal bei einem Kunden in aller epischer Breite erlebt.

Ein besonders schöner Fall war die Anbindung eines Ticket-Systems an Exchange über IMAP. Gut, es ist nicht so ganz im Sinne des Erfinders, einmal pro Minute eine IMAP-Verbindung aufzumachen, die ankommenden Mails zu synchronisieren und die Verbindung wieder zu schließen (IMAP konnte das Ticket-System halt nur so), aber ein halbwegs ordentlicher Mailserver sollte bei dieser Zumutung zumindest nicht alle paar Tage crashen. Tat Exchange, zuverlässig. Ich habe es dann irgendwann aufgegeben und die Geschichte komplett an Exchange vorbei implementiert. Nie wieder ein Problem.

Mit Exchange über IMAP am Mac und am iPhone hatten diverse Kollegen und ich die gleiche Erfahrung: Es war einfach nicht stabil. Mal hing es, mal versagte die Authentifizierung, mal fand es die Mailboxen nicht ... da die Exchange-Admins nicht wirklich fit waren (oder schlicht nicht wollten, ich tippe aber eher auf ersteres), haben wir dann irgendwann ihrem Drängen nachgegeben und die Anbindung per HTTPS über das Exchange-Protokoll gemacht. Das war das einzige, was das Teil wirklich konnte.

Die anderen Begebenheiten (Systemüberwachung von Exchange-Servern mit ihren von Version zu Version immer wieder komplett umgekrempelten Prozessen, ein mit Protokoll-Debugging durchgearbeiteter Tag, weil der Exchange-Server sich bei einem Routine-Upgrade fatal aufs Gesicht gelegt hat) haben weniger mit Exchange zu tun, nur mit der Tatsache, daß ich den Scheiß nicht mehr mit der Kneifzange anfasse.

Erfreulicherweise habe ich damit nichts mehr zu schaffen, aber die Erfahrung hat mir vollkommen gereicht.
+2
Peter Eckel14.11.1819:41
tomtom00700
Ich habe jedenfalls nichts anderes gefunden was Open Exchange gleichwertig zu einem MS Exchange macht.
Es spricht mit einem Plugin nativ mit Outlook. Das ist wohl gemeint.

Ob das OX-Gesamtpaket mit Exchange gleichwertig, besser oder schlechter ist, sei mal dahingestellt. Ich ziehe die Kombination Postfix/Dovecot/Apache mit mod_dav allemal einem Java-Klotz als Mailserver mit X Zusatzfunktionen vor. Ist aber sicherlich Geschmackssache.
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Peter Eckel14.11.1819:47
tomtom00700
Ich habe Exchange in den Händen und weiss was dahinter steckt.
Mein Beileid
tomtom00700
Bei mir ging es ja um Mail und Outlook und die ziehen beide die Nachrichten. IOS ist doch klar, dass man da nicht alle Mails gleich herunterlädt... Das würde ein "kleines" Handy ja schnell sprengen.
Das ist sicherlich genau der Grund dahinter. Und selbst bei einem nicht so kleinen Handy freut sich der Besitzer vermutlich nur mäßig, wenn beim ersten Einrichten des Mailaccounts gleich das Inclusive-Volumen weg ist. Das dürfte wohl das größere Problem sein.
tomtom00700
Mein Server steht in einem Bundesland - Sicherung in einem anderen Bundesland
Aber nicht einer in Mainz und einer in Wiesbaden, beide direkt am Rhein?

Eigentlich gar nicht so lustig, ich kenne so einen Fall. Wird nur noch getoppt von einer Firma, mit der ich vor ca. 17 Jahren eine Weile zu tun hatte: Die hatten ihre Rechenzentren in zwei getrennten Gebäuden direkt nebeneinander. Kann ja keiner ahnen, daß beide Hochhäuser innerhalb ein paar Stunden einstürzen ...
tomtom00700
und damit denke ich bin ich sehr sicher mit meinem Mails unterwegs. (Sicherung erfolgt zusätzlich noch in einer Raid Spiegelung.
Daher komme ich mit meinem Rechner dort sehr gut zurecht. Ich habe dort 250 GB Emails von vielen Domains liegen.
Ich halte das ganz ähnlich. Ca. 300km Radius müssen reichen, und wenn die nicht reichen, haben wir ein ganz anderes Problem.
+1
tomtom00700
tomtom0070015.11.1808:22
Hallo Peter, ich habe 200 KM zwischen den Zentren Das sollte im Normalfall locker reichen.
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camaso
camaso15.11.1809:12
Peter Eckel
Mit Exchange über IMAP am Mac und am iPhone hatten diverse Kollegen und ich die gleiche Erfahrung: Es war einfach nicht stabil. Mal hing es, mal versagte die Authentifizierung, mal fand es die Mailboxen nicht ... da die Exchange-Admins nicht wirklich fit waren (oder schlicht nicht wollten, ich tippe aber eher auf ersteres), haben wir dann irgendwann ihrem Drängen nachgegeben und die Anbindung per HTTPS über das Exchange-Protokoll gemacht. Das war das einzige, was das Teil wirklich konnte.
Danke für die Ausführungen. Das erklärt mir zumindest eines: Weshalb mein Exchange-Konto bei einer chinesischen Firma manchmal nicht zufriedenstellend funktioniert – gleiche Symptome, wie von Dir beschrieben. Bisher dachte ich, das käme von der Grossen Firewall und den anderen Beschränkungen, die die chinesischen Behörden dem Volk auferlegt haben.
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