Hi zusammen,

in der Firma steht mir ein Umstieg von Inhouse-Exchange auf M365 ins Haus. Bisher habe ich mich standhaft geweigert Outlook zu verwenden und hab alle Konten und Freigaben per Passwort in Apple Mail angebunden. Nun scheint zumindest das mit den Freigaben bei M365 nicht mehr zu gehen. Ich hab versucht mich etwas einzulesen, bin aber an viel "müsste gehen" und viel voraussichtlicher Bastelarbeit, auf die ich keine Lust habe, gescheitert.
Kann mir jemand aus eigener Erfahrung, möglichst aus einer betrieblichen Umgebung und mit Freigaben oder Gruppenpostfächern schildern, was mit Apple Mail geht und was nicht, und ob Outlook für Mac dann überhaupt eine Alternative wäre oder ob es dort auch nicht funktioniert?
Ich habe neben meinem persönlichen Konto mit Alias-Adressen, von denen ich schreiben können muss (erwartete Absendeadresse auf der Gegenseite), auch Adressen / Postfächer, die ich mir teile (info, kunden, vertrieb ...).

Conditial Access und Strong Authentication funktionieren mit Mail nicht.
D.h. Spätestens wenn deine Firma nur noch verwalteten Geräten Zugriff auf das Onlinepostfach erlaubt, kommst du mit Mail nicht mehr weiter.
Shared Mailboxes dürften auch nicht gehen, Gruppenpostfächer allerdings schon.
Outlook für Mac ist eine aufgeblasene Hülle des Webclients, damit geht das.

Das sollte besser so heißen:
D.h. Spätestens wenn deine Firma nur noch verwalteten Geräten Zugriff auf das Onlinepostfach mit den M365-Apps erlaubt, kommst du mit Mail nicht mehr weiter.
Viele Firmen machen das.

Shared-Mailboxen kannst Du nicht nutzen. Ansonsten läuft Apple-Mail mit O365 hier stabiler als Outlook, welches manchmal kommentarlos nicht synchronisiert und erst nach einem Neustart wieder Lebenszeichen von sich gibt.

Am besten nutzt Du O365 im Browser. Das "neue Outlook" ist ja gefühlt auch nur mehr eine Web-Applikation unter Windows.

Immerhin muss man "dem neuen Outlook" zugestehen, dass die Such-Funktion gegenüber der "klassischen" Variante von Outlook mittlerweile halbwegs zuverlässig arbeitet. Und auch Exchange-Konten lassen sich mittlerweile anbinden (OAuth 2.0 ist aber Voraussetzung).

Einschränkungen des "new Outlook" gegenüber der "legacy"-Variante gibt es aber nach wie vor:

- kein Support für AppleScript/Automator
- derzeit kein nativer Export in .olm (nur über Umwege möglich)
- keine POP3-Konten mehr (nur noch IMAP, Exchange und M365)
- nur noch Web-Add-ins (Add-ins aus klassischer Version nicht kompatibel)
- S/MIME oder benutzerdefinierte Zertifikate nach wie vor nur unzureichend unterstützt
- gemeinsame Postfächer / Delegieren teilweise eingeschränkt (z. B. kein automatischer Versand als "Send As")
- Favoriten/Kategorie-Farben werden zwar unterstützt, aber weniger flexibel als im alten Client
- Offline-Modus/Cache-Feinsteuerung/Sync-Verhalten nicht einstellbar wie in der alten Version
- nur noch serverseitige Regeln (keine lokalen Regeln mehr möglich)
- Task-/To-Do-Integration nur per "Microsoft To Do" (keine native Aufgaben-Ansicht wie früher)
- keine Kalender/Kontakte-Synchronisation bei iCloud-, Yahoo- und IMAP-Konten
- Kontakte-Ordner außerhalb M365/Exchange werden nicht eingebunden, d.h. es sind derzeit nur Exchange/M365-Standardkontakte möglich

Ob und wann fehlende Features nachgereicht werden, weiß wahrscheinlich nur Microsoft selbst… aber man kann davon ausgehen, dass Features die "neu" im OWA (Outlook Web Access) kommen zeitnah auch in der Outlook.app für macOS verfügbar sein werden.

Vielen Dank schon mal für die ersten Erfahrungsberichte.
Was ich glaube verstanden zu haben:
- Mail lässt sich weiter nutzen, kein Vorteil von Outlook, was in Mail nicht geht, geht in Outlook auch nicht
- alle Konten müssen als Postfach eingerichtet werden und können dann von einer oder mehreren Personen abgerufen werden, Freigaben gehen nicht

Bleibt noch die Frage, ob ich aus Mail raus über einen E-Mail Alias versenden kann, oder ob automatisch die Hauptadresse genommen wird?
Die Firma ist glücklicherweise klein genug und mein Einfluss groß genug um die Einstellungen auf dem Server mitbestimmen zu können. Nur an Fachwissen um zu sagen, was ich haben will, fehlt es.

Für deinen spezifischen Anwendungsfall? Ansonsten les nochmal
Da das eher die Ausnahme ist, gibt es auch wenig Infos dazu im Netz.
Normalerweise tut sich keiner solche Sonderlocken an, wenn er nicht unnötig Arbeit haben will.
Als das Thema mit DSGVO und Vermischung von privater und geschäftlicher Nutzung aufkam, haben damals alle Firmen, die ich kenne, sofort die Waffen gestreckt und Apple Mail durch Outlook ersetzt. Alle. Sofort.

Servus,

wir haben bei Kunden statt Shared-Quatsch einfach reine Exchange-Postfächer eingerichtet. Ja, kostet…
Also: Mitarbeiter hat Office + Exchange Lizenz und die restlichen Postfächer sind Exchange-Lizenzen.
Damit sind m.E.n. alle Probleme gelöst…

Um die Anzahl nicht ausufern zu lassen, haben wir weniger wichtige Empfangs-eMail-Adressen einfach inhaltlich einem Exchange-Postfach zugeordnet und dann werden die empfangenen eMails per Regel farblich markiert ( beim anderen Kunden per Regel verschoben ).
Das zu tun senkt a) die Kosten und b) die »Anzahl der Unübersichtlichkeit«. Die entsprechenden Mitarbeiter müssen nur in EINEM Fach schauen und gemäß Farbe reagieren. Finden die meisten Chefs gut, weil man unnützes Scrollen, neue eMails suchen, zig SPAM-Ordner im Blick behalten etc. deutlich reduziert.

Diese ausufernde Nummer mit zig eMail-Adressen via Shared ist m.E.n. eh gruselig…

Sonst laß Dir mal eine Liste der den Unterschiede zwischen Shared und Exchange Lizenz anzeigen. Hauptpunkt für mich ist: Shared => max 50GB…

Hilfreich ? Sonst nachfragen. Greetings, C.

Das was du beschreibst, geht mit Shared Mailboxes auch.
Mehrere Aliase, Send as und eine Shared Mailbox kostet gar nichts.
Nur Regeln kann man keine drauf setzen.

Ja, aber ich kann den Account eben nicht separat anmelden – was ja das Problem lösen würde, wenn ich konnektors Fragen richtig verstanden habe. Und die Regeln helfen eben beim »Sauberhalten«.

C.

@caMpi
Ich hab Deine ersten beiden Beiträge schon gelesen und verstanden, ich dachte nur stellt klar, dass das für mich nicht relevant ist.
Die Sonderlocke ist für mich der Mac, auf den ich nicht verzichte. Windows tue ich mir nicht an. Wenn nun Outlook auf dem Mac nicht den Funktionsumfang von Outlook für Windows hat und keine Vorteile bietet, wie die Unterstützung von Freigaben, dann bleibe ich lieber bei Mail, da finde ich wenigstens was, wenn ich suche und die Suche ist tatsächlich mein täglich Brot.

@Another MacUser
So ist jetzt erst mal der Plan, danke.

Aber bei denen kann ich mich ja nicht anmelden, da sie kein Passwort unterstützen, und am Mac bekomme ich sie nicht zusätzlich zu meine Postfach in den Client, weder Outlook noch Mail, richtig?

Shared Mailboxen müssten doch über die IMAP-Brücke gehen. Oder war das noch bei OnPremise? Ich bin jetzt seit einiger Zeit beim neuen Outlook. Das ist schon ganz anständig. Hatte es viel schlimmer befürchtet. Mein wichtigster Befehl ist Cmd-Shift-M, um Mails schnell wegzusortieren. Bei Mail benötigt man ein Plugin oder Skript dafür, wenn es mauslos gehen soll.

Bei der Kontaktemigration habe ich leider viele Felder verloren. Habe das aber mit Apples Kontakte gemacht. Mailadressen mit bestimmten Labels wurden einfach nicht migriert. Ist mir leider so spät aufgefallen, dass ich damit Backups nichts hinbekommen habe.

Darauf wird man normalerweise von der Administration berechtigt und danach erscheinen sie automatisch im Outlook.

konnektor
Kurze Frage: Was genau spricht denn gegen die berufliche Verwendung von MS Outlook, wenn der Arbeitgeber es doch möchte und offensichtlich bereit ist, die damit einhergehenden Datenschutzprobleme einzugehen?

1. Auf den vom Arbeitgeber gestellten Geräten kann er schließlich auch entscheiden, was drauf läuft und genutzt werden soll (und ich würde niemals irgendwelche privaten Konten darauf einrichten).
2. Auf privaten Geräten hingegen (BYOD) finde ich es ganz praktisch, dass ich den ganzen Arbeitsschmonsens von meinem privaten Kram trennen kann. Outlook und Teams installieren, die Arbeitskonten einrichten und dann auf stumm schalten (also keinerlei Benachrichtigungen - mindestens außerhalb der Arbeitszeit). Schon wird man außerhalb der Arbeitszeiten und im Urlaub nicht mehr vom beruflichen Kram belästigt, wenn man es nicht explizit will.
3. Wenn ich die Konten/den Zugriff entfernen will, kann ich die entsprechenden Apps einfach löschen und voila.

In diesem Fall würde ich auch verlangen, dass die Firma mir ein entsprechendes Gerät zur Verfügung stellt (vom Smartphone bis hin zu Notebook). Ich würde sicher nicht mein privates Gerät von der Firma verwalten lassen wollen. Und wenn die Firma es zur Verfügung stellt, kann sie natürlich auch vorschreiben welche Applikationen installiert und genutzt werden dürfen.

@Wauzeschnuff
Genau darum gehts. Trennung von privaten und geschäftlichen Daten auf einem Gerät, sofern es privat genutzt werden darf.
Das kann ich nur mit der Option „nur verwaltete Geräte“ erreichen. Dann bin ich automatisch bei einer Geräteverwaltung wie Intune und Apps, die in der MDM-/Business-Sandbox laufen, wie Outlook und Teams.
Und das darf der Arbeitgeber nicht vorschreiben, das muss er sogar, sofern eine private Nutzung erlaubt oder geduldet ist.

Good Morning !

Kurzer Nachtrag nach Überfliegen restlicher Posts:

Wir empfehlen bei BYOD-iPhones tatsächlich die Trennung zwischen Outlook ( Büro ) und Apple Mail ( privat ). Konten sind getrennt, ich kann die Batches etc. deaktivieren und habe am Wochenende Ruhe vor Outlook – bei Bedarf.

An den Macs ist es mir egal, ob jemand alles dort reinschmeisst oder nicht, da es eh keine privaten Geräte sind. Ansonsten trennen wir eher in zwei Benutzer-Accounts – was m.E.n. eh immer mehr Sinn ergibt…

Generell laß ich die Nutzer das sonst auch ausprobieren: Outlook wird ebenfalls installiert und komplett eingerichtet und dann kannst du immer mal wechseln und schauen, ob es so geht wie gewünscht.

konnektor: Falls das ein gangbarer Weg wäre, sollten die allgemeinen Postfächer ( Info etc ) zunächst als monatlich gezahlter Exchange eingerichtet werden. Dann kannst Du es testen und falls Du doch mit Outlook fein bist, kann es bspw. nach 2-3 Monaten auf kostenfreie shared umgestellt werde.

Wenn ihr die Rechte, wer da was sehen darf, gleich setzt, brauchst Du die Exchange-Konten in Windows-Outlook ebenfalls nicht mit Konto/PWD einbinden, da Outlook nur schaut, was es sehen darf. Die tauchen dann im neuen Outlook nur nicht als einzelne Konten sondern unter den Freigaben auf !!! Hat aber den Vorteil, dass die Windows-Nutzer es nicht merken, wenn zwischen Shared oder Exchange-Konto geswitched wird… ( merken die überhaupt was ??? ).

Und falls es nicht passt – also Exchange-Konten bleiben –, einfach auf die Jahreslizenz umstellen. Zurückstellen kann man es eh später immer wieder…

Ggf. kann es aber auch unter Windows-Outlook angenehm sein, wenn Du die Konten einzeln siehst. Das kommt ganz auf die Nutzer und Anforderungen an. Ein Kunde nutzt das neueste Outlook, weshalb wir gerade – aufgrund der neuen doofen zusammenfassenden Ansicht der Konten ), tatsächlich aus 3 shared nun 3 Exchange-Konten gemacht haben… Aber das ist die Arbeitsweise, die es vorgibt…


So, hopefully helpful, C.

Bei OnPremise geht es, haben wir ja gerade. Bei M365 weiß ich es nicht sicher, es ist eine meiner Fragen. Die Antworten im Netz sind widersprüchlich.

Das grundsätzliche Prinzip ist mir klar, sehe ich ja bei meinen Windows-Kollegen. Vor einiger Zeit ging das beim Mac weder unter Mail noch unter Outlook, weswegen ich bei Mail geblieben bin und das ganze als Konto per Passwort eingebunden habe. Die Frage also noch mal, geht das unter Outlook für Mac und kann ich darüber senden? Ich arbeite zum Teil per RDP und wenn ich dort eine Mail mit dem Absender einer Freigabe schicke, landet sie trotzdem im Postfach meines Kontos und ist für die anderen nicht zugänglich.

ich weiß nicht woraus Du das alles liest. Es geht weder um private Geräte noch private Konten. Ich arbeite schon immer beruflich mit dem Mac und mit Mail. Mit der wachsenden Firma sind wir von einem selbst aufgesetzten Linux-Mailserver (ich kenne mich mit Mail-Systemen also etwas aus) auf einen Inhouse Exchange gewechselt und ich war bereit mir diese Welt mal anzusehen. Sämtliche Collaboration-Features standen aber weder unter Outlook noch unter Mail zur Verfügung. Ein zweiwöchiger Test mich mit einem Windows-Rechner anzufreunden haben mich kurz vor die Einlieferung gebracht. Wir haben also alles so arrangiert, dass ich weiter mit Mac und Mail arbeiten kann. Nun steht aber der Wechsel zu M365 an und ich kenne mich damit nicht aus. Meine fachlich kompetenten Kollegen wiederum nicht mit dem Mac. Deswegen frage ich hier nach Erfahrungen. Ich bin bereit Outlook eine Chance zu geben, aber nur wenn es gegenüber Mail Vorteile bringt. Wenn Outlook für Mac genauso eingeschränkt ist, warum sollte ich wechseln? Windows hat definitiv keine Chance bei mir!

@Another MacUser

Danke, wie schon zuvor geschrieben ist das erst mal der Plan. Deine Empfehlung mit vollwertigen Konten zu beginnen hab ich schon weitergegeben. Ich werde natürlich auch unter Mail testen. Nichtsdestotrotz sind mir die Erfahrungen anderer wichtig. Wenn ich bei meinen Tests scheitere bedeutet das ja nicht, dass es grundsätzlich nicht geht. Aber vielleicht muss ich eigenen Erfahrungen abwarten um gezielter zu fragen.

@konnektor:
Manche Sachen gehen im aktuellen Outlook für den Mac nicht, die kann man dann aber meistens im Browser unter Office.com Apps Outlook machen....üblicherweise betrifft das die Anlage von Kalendern / Postfächern etc... Sobald die da sind, kann man die dann auch wieder im Outlook für den Mac nutzen...

Noch eine Ergänzung: der Arbeitgeber bin zum Teil ich selbst und es ist mein Anstoß mit dem Ende von Exchange 2019 auf M365 zu wechseln. Das hat mit vielen Schnittstellen zu tun, die es zu anderen Systemen nicht gibt. Zum anderen bei all meinen Bedenken zu Microsoft-Produkten sind die mir lieber als zoom und WhatsApp, die ich als bevorzugte Kommunikationsplattformen teilweise bei Kunden sehe. Mein Problem ist auch nicht vorrangig Outlook, es ist der Mac. Ein Beispiel, egal ob Mail oder Outlook, wenn ich eine Einladung aus Teams versenden will, kommt die nicht an. Teams unter Mac versucht das M365 Konto zu erreichen auch wenn in Outlook der interne Exchange angebunden ist. Die Windows-Leute können das. Es liegt also an der Implementierung unter Mac, was ich zumindest in diesem Fall los bin, wenn Exchange im M365 liegt. Trotzdem wird es am Mac zu Einschränkungen kommen, selbst mit Outlook. Welche das sind will ich hier herausfinden.

Danke, dazu eine Frage. Bei meinem letzten Versuch mit Outlook ließen sich die Kalender der unterschiedlichen Nutzer nicht farblich getrennt darstellen wie bei Apple Kalender. Ist das jetzt anders?

Ja, ist es!