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Forum>Software>Excel automatisieren

Excel automatisieren

Swish30.04.0819:12
Hi zusammen

Ich habe folgendes Problem:

Eine Excel-Datei mit einer Namensliste und dahinter Noten. (ich bin Lehrer) Eine zweite Datei, welche für einen Quartalsbericht /Zwischenzeugnis verwendet wird.

eine Datei mit

Vorname | Nachname | Notendurchschnitte von M | NDS D | ...

und eine Datei mit



und eine Datei mit einem Brief welcher u.a. folgende Sequenz hat:

Noten:

Mathematik | 4.0
Deutsch | 3.5
Französisch | 5.5



Nun möchte ich Name und Noten automatisch aus der einen Datei beziehen und in die Brief-Datei einsetzen. Dies 20 Mal hintereinander für 20 Schüler und dann noch drucken. Geht das und wenn ja wie ?

Gruss und Dank für die Hilfe
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Kommentare

DJDI100430.04.0819:19
Soweit ich weiß gibt es für Excel keinen Serienbrief-Manager. Also würde ich mich an deiner Stelle mit einer Pivot-Tabelle behelfen. Da musst du zwar nach jedem Schüler ein Drop-Down-Menü ändern und anschließend auf drucken gehen, aber ist alle mal einfacher als das immer händisch eintragen zu müssen. Für eine Pivat-Tabelle ist es hilfreich wenn die Datentabelle innerhalb der gleichen Arbeitsmappe ist, also würde ich einfach ein Sheet in der Arbeitsmappe erzeugen und die Notentabelle reinkopieren dafür.
Weiß nicht ob du schonmal mit Pivot-Tabellen gearbeitet hast. Ist leider etwas schwierig zu erklären aus der Ferne, wie man die am besten aufzieht.
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Swish30.04.0819:20
Danke für den Tipp, kenne mich nicht aus mit Pivot Tabelle ... ist das schwer ?
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DJDI100430.04.0819:21
Wenn dus mit ner Pivot-Tabelle nicht hinbekommst, könntest du dir noch mit SVERWEIS-en behelfen. Dazu müsstest du immer nur wenigstens den Namen das Schülers eintippen und die Noten erscheinen in den jeweiligen Feldern in denen sich der SVERWEIS befindet automatisch. Aber versuchs erstmal mit einer Pivot-Tabelle ist eigentlich die beste Lösung, weil du da nur ein Drop-Down-Menü-Feld ändern müsst.
Falls du Hilfe z.B. bei einer SVERWEIS-Formel brauchst kannst du dich ja melden...
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DJDI100430.04.0819:22
Wenn man es einmal gemacht hat nicht. Aber aus der Ferne schwer zu erklären. Aber hab mir das umgehen mit Pivot-Tabellen auch recht schnell selbst beigebracht ist bissl spielerei mit Drag & Drop. Wenn ich bei dir wäre könnte ich dir das locker in ner Minute bauen. Aber aus der Ferne ists halt schwierig.
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Swish30.04.0819:28
Freche Frage, könnte ich dir die Dateien senden und du schaust dir mal an obs überhaupt geht weil alles schon vorgefertigt ist ?

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DJDI100430.04.0819:29
Klar schicks einfach rüber dann schau ich mir das mal an und kann dir evtl. ne praktible Lösung auch erstellen. Das ist ne kleine Spielerei, da hab ich schon aus Excel deutlich mehr rausgeholt.
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DJDI100430.04.0819:30
Kleine Frage wurde die Excel-Datei unter Win oder Mac erstellt?
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Swish30.04.0819:32
Win aber hab sie aufm Mac bearbeitet
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DJDI100430.04.0819:33
Ok.. Dann schick mal rüber meine E-Mail dürfte im Profil stehen. Evtl. mach ich sogar nen kleinen VBA-Code rein, weil der geht entweder nur unter Office 2004:mac oder Office 4 Win.
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Swish30.04.0819:35
bräuchte noch deine eMail oder iChat anwerfen

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hobbittt30.04.0819:55
... soviel zum Thema Datenschutz ... Schäuble lässt grüßen. Zum Glück wohne ich in Deutschland, sonst müsste ich noch beten, dass da nicht gerade meine Noten auf dem Postweg zu wildfremden Personen sind..
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nickno
nickno30.04.0820:23
Hey,

hättet ihr beiden was dagegen, das File online zu stellen? Habe nämlich ein ähnliches Problem. Erstelle ab und an Rechnungen und mache das mit Excel. In Excel habe ich auch alle Kundendaten mit Adresse etc. Das wäre ebenso automatisierbar

Viele Grüße,
Tim
„Bin leider nicht oft hier. Bei Rückfragen zu Einträgen bitte einfach ne PM schicken...
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DJDI100430.04.0820:54
nickno
Hey,

hättet ihr beiden was dagegen, das File online zu stellen? Habe nämlich ein ähnliches Problem. Erstelle ab und an Rechnungen und mache das mit Excel. In Excel habe ich auch alle Kundendaten mit Adresse etc. Das wäre ebenso automatisierbar

Viele Grüße,
Tim

Rechnungen sind da ein anderes Kaliber. Das war nur ne kleine Sache gerade. Rechnungen wenn man sie richtig professionell mit Excel macht, sind ein deutlich größerer Aufwand, wobei da Faktura-Programme meines Achtens vorzuziehen sind. Wenn du z.B. von einer Artikelliste wenige Posten auf eine Rechnung bringen willst, kommst du mit SVERWEISEN und Pivot-Tabellen alleine nicht weit. Mit SVERWEISEN ist da schon was drin, aber allein mit SVERWEISEN ist das nicht gerade besonders komfortabel. Mit etwas Aufwand und VBA-Programmierung kriegt man zwar auch mit Excel eine gute Lösungen hin, aber da sitzt man schon die ein oder andere Stunde dran, bis da wirklich eine gute und genau auf dch zugeschnittene Endlösung rauskommt. Aber kannst mal googlen, ob du vielleicht ein paar Rechnungsvorlagen für Excel findest. Kann gut sein dass es da auch was gibt, aber ob das kostenlos ist bin ich mir auch nicht sicher.

hobbitt
Woher willst du wissen, ob wirklich die persönlichen Daten in den Tabellen standen?

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Michael30.04.0821:08
Einen Serienbrief erstellt mann ja wohl am besten mit Word, das klappt supergut,
Die Datenvorlage kann einen normale Exeltabelle sein.
„Wer Jogginghosen trägt, hat die Kontrolle über sein Leben verloren. (Karl Lagerfeld)“
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mactelge
mactelge30.04.0821:15
Mit FileMaker wär das ganz schnell zu erledigen...
„Dreh´dich um – bleib´wie du bist – dann hast du Rückenwind im Gesicht!“
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DJDI100430.04.0821:15
Michael
Einen Serienbrief erstellt mann ja wohl am besten mit Word, das klappt supergut,
Die Datenvorlage kann einen normale Exeltabelle sein.

Also ich hab das mal Probiert Daten von einer Excel-Tabelle in ein Word-Dokument zu importieren. Das klappt nur wenn du eine komplette Tabelle einfügen willst, aber sobald du Daten die spezifisch mit einer Information verknüpft sind auf einen Serienbrief bringen willst hast du keine Chance. Willst z.B. nur die Noten für Max Mustermann auf dem Dokument haben willst, kommst du mit dem Serienbriefassistenten nicht weit. So war es jedenfalls mit Office 2003 für Windows... Weiß nicht wie es inzwischen mit Office 2007 aussieht.

Über einen VBA-Code und mit S-Verweisen, war das in diesem Fall Recht einfach... Der VBA-Code war jetzt in dem Beispiel 5 Zeilen kurz und hat ein paar SVERWEISE gekostet. Die Formeln und der Code sind leicht abänderbar und der Druck geschieht komfortabel per Button-Klick. Glaube hat mich jetzt insgesamt 15 Minuten gekostet.
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DJDI100430.04.0821:17
mactelge
Mit FileMaker wär das ganz schnell zu erledigen...

Stimmt über Datenbanken geht sowas auch recht leicht, aber welcher Durchschnittskonsument hat Filemaker auf seiner Platte.
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