Ich habe aus 20 Jahren ein umfangreiches, ungeordnetes E-Mail-Archiv. Sicherungen liegen teils bei extra E-Mail-Archiv-Adressen bei einem E-Mail-Provider (ca. 20 GB), teils als mbox (Apple Mail), teils als oml und pst (Outlook, mehr als 40 GB) und schließlich in mehreren Devonthink-Datenbanken (ca. 20 GB). Hier die passende Mail zu finden und Duplikate zu vermeiden, ist nicht so einfach, wie ich die letzten zwei Tage wieder feststellen durfte.

Ich habe nun gerade den Mailplus Server auf Synology eingerichtet. Hiermit möchte ich keine Mails versenden, sondern nur lokal speichern. Unterwegs kann ich über das Synology Frontend zugreifen, lokal über Apple Mail oder Outlook. Nun könnte ich eine weitere Archiv-Lösung neben den oben genannten einrichten oder endlich alle Mails an einem Ort bündeln. Was ist empfehlenswert? Devonthink oder Mailplus? Eine ganz andere, neue Lösung wie MailStewart möchte ich eher nicht, außer sie ist wirklich klar besser.

- Wie sieht es mit der Kompatibilität mit allen E-Mails, z.B. hinsichtlich Darstellung, maximale Mail-Größe etc. aus?
- Gibt es Limitierungen beim Umfang einer E-Mail-Datenbank vs. maximale Größe des E-Mail-Postfachs? Ich will hier 100 GB Mails speichern können!
- Möglichkeit eine E-Mail zu suchen (und zu finden)?
- Speicherbedarf auf lokaler Festplatte? Bei Devonthink wäre die Datenbank auch lokal und auf dem Server. Bei Mailplus ist mir das noch nicht so klar.
- Möglichst wenig Mail-Verluste bei der Migration

Danke für Eure Einschätzung des Vorhabens.

Hallo,

ich kann dir mangels Synology DS keine Antwort bzgl. deiner konkreten Frage geben, aber beim Lesen des Posts kam mir eigentlich nur ein Gedanke: "Bloß nicht in eine Umgebung mit einem Archiv, welche sich als Sackgasse herausstellen kann."

Ein Archiv soll ja was längeres sein, in deinem Fall umfasst es schon 20 Jahre und du willst sicher auch in 20 Jahren noch etwas davon haben. Wird dein NAS solange halten? Vielleicht, vielleicht auch nicht. Möglicherweise möchtest du den Hersteller wechseln und stehst dann vor dem Problem wie du die Daten aus einer Synology Anwendung von einem Synology NAS runterbekommst. Vielleicht stirbt aber auch nur das Netzteil. Hast du die Möglichkeit die Platten deines NAS dann irgendwo anzuschließen um das RAID mit einem Linux wieder aufzubauen um dann an die Daten zu kommen?
Bei Devonthink kann man sich zwar auch fragen wie lange es dieses Programm geben wird, aber man kommt auch ohne das Programm an die Emails die in der Verzeichnisstruktur sogar fein säuberlich im eml Ordner liegen, Natürlich auch im EML Format, was man auf jeder Plattform (Linux, macOS, Windows) im Zweifelsfall sogar mit einem Texteditor öffnen kann. Sowas wird es sicher auch in den nächsten 20 Jahren geben. Die Datenbank selbst kann man sicher auf die nächsten hippen Datenträger überführen, die in den nächsten 20 Jahren so auftauchen.

Mein Fazit, halte dein Archiv so simpel wie möglich und versuche proprietär Lösungen zu vermeiden.

Gruß Karsten

KarstenM

Danke. Das sind genau die Fragen, die mich beschäftigen.
Beim NAS ist mir mal der Prozessor abgeraucht und auch mal eine Festplatte. Beides ging gut. Einmal musste ich beide Festplatten in ein neues NAS stecken und die Einstellungen konnte ich wiederherstellen, das andere mal habe ich einfach die defekte Festplatte ausgewechselt. An der Stelle bin ich entspannt.
Wo es womöglich klemmt, ist das Verschieben von Mails. Wenn ich von einem Anbieter zum nächsten verschiebe, hatte ich immer Verluste. Das könnte genauso zutreffen, wenn ich von Synology wieder weiterziehe in ein paar Jahren, obwohl eigentlich alles dem Imap-Standard entsprechen sollte.
Devonthink hat wohl keine Probleme mit Dateigrößen, sondern stößt eher mit einer hohen Anzahl von Dateien an hohe Grenzen.
Hierzu eine Aussage von Devontechnologies:
für DEVONthink selbst spielt bei Datenbanken die Größe nur eine untergeordnete Rolle, wichtiger sind die Anzahl der Objekte und der Wörter (s. Menü Ablage > Datenbank-Eigenschaften). Mehr als 100.000 Objekte pro Datenbank sind normalerweise nicht empfohlen, ebenso sollte die Anzahl der Wörter 200 Millionen pro Datenbank nicht überschreiten für eine gute Performance.

Wieviele Mails 100 GB sind, kann ich aber aus dem Stehgreif nicht sagen.

Ich hatte schon den Fall das eben genau das nicht geklappt hat.

Im Freundeskreis gab es auch schon den Fall, dass das NAS in der Nacht runtergefahren ist (vmtl. wegen einem Systemfehler) und nach dem Neustart war das RAID im Eimer. Ein Backup auf einem anderen NAS hat dann noch das schlimmste verhindert.

Fazit: Ein NAS ist keine Absolute Sicherheit. Gerade wenn es ständig oder oft läuft. Wenn ein Archiv ständig "aktiv" ist, dann ist es kein Archiv sondern es sind aktuelle Nutzdaten.

Karsten, ich glaub ich mach's wirklich so. Mailplus nur für aktuelle Arbeitsordner, alles andere, insbesondere die mbox-Archive, kommen jetzt nach Devonthink. Ich räume jetzt mal was auf...

Hallo Papierlos,

sehr gutes Thema! Bin auch interessiert und wäre super wenn Du irgendwann mal wieder einen Erfahrungs-Zwischenstatus schreiben könntest.

Deine 2-gleisige Strategie finde ich sehr gut.

Mailplus Synology kenne ich nicht, aber ich denke es geht drum einen lokalen IMAP Server am Laufen zu haben. Ob man dafür ein Synology-basiertes Produkt einsetzt oder bspw. auf einem MacMini einen
IMAP laufen lässt, wäre eine gesonderte Diskussion wert (die hier jetzt nicht weiter verfolgt wird).

Neben einer zweiten "offline Speicherung" in DevonThink [DT] (Backup Gedanke, zusätzliche (vor allem mächtige) Suchmöglichkeiten und andersartiger Indizierung im Vergleich zu einem IMAP Server), finde ich die Mail Server Idee nachwievor praktisch vor allem aus der Perspektive heraus, dass wenn Du mal unterwegs bist um bspw. via VPN darauf zuzugreifen. Vorzugsweise mit einem mächtigen Client wie MailMate https://freron.com/.
Nun schreibst Du, dass du lokal die DT DBs vorhalten würdest, dann klingt ein "VPN IMAP" Setup ggf. überflüssig. Andererseits könntest Du von unterwegs "wenn mal ohne Macbook unterwegs" auch mal zur Not via iPhone auf den IMAP-basierten, kompletten Mailbestand zugreifen. Abgesehen davon, dass du auch mal ohne "Mac mit DT Installation und lokal vorgehaltener 100GB-DBs" mit/von anderen Computern mit IMAP Client darauf zugreifen könntest.

Bei beiden Ansätzen (IMAP + DT) werden nachwievor (offensichtlich) "Email Formate" letztendlich benutzt. Über das erwähnte "Sackgassen-Risiko" wäre zu nachzudenken. Nun könnte man davon ausgehen, dass die verwendeten Email Formate ein Standard sind, der recht wenigen Änderungen unterlegen ist bzw. ein eher kleines, wenn auch nicht gänzlich ausschliessbares Risiko, vorliegt. Ich würde lediglich versuchen von den Outlook .ost/.pst Formaten wegzukommen bzw. auf einen der allgemeineren Standards zu migrieren.

Die Frage was ein Archiv ist, könnte man ebenfalls breiter diskutieren, und einige dürften selbst Email Formate nicht als Archiv verstehen.
Eines der "sicheren" Formate ist wohl reiner Text (Achtung: Encoding ),
ansonsten ggf. auch Konvertierungen in PDF. Wobei die Form evtl. nicht immer so herauskommt, wie man es erwartet - speziell wenn es Richtung HTML Emails geht.

Abzutrennen von dem Thread hier wären generelle Backupmethoden, denn wir gehen mal davon aus, dass der IMAP Server und/oder DT DBs entsprechend ordnungsgemäss gesichert werden.

Frage: kann man in DT eine Suche über mehrere DBs laufen lassen oder ist die Grenze auf "per DB" angesetzt?

@Papierlos
Mailplus hat out of the box nur 5 Lizenzen, zudem kommt es mit einigen Einschränkungen. Also erst mal überlegen, ob es wirklich Mailplus werden soll oder einfach der ältere Mailserver von Synology.
zu den Problemen: Wiederherstellung der E-Mails oder einzelner E-Mails weder dokumentiert noch bis dato eine vernünftige und funktionierende Anleitung gefunden. Synology nutzt hier was komplett eigenes, die Struktur ist nicht wirklich einfach durchschaubar. Also am besten erst einmal mit "unwichtigen" Daten testen.
MailPlus ist vom Konzept her so konzipiert, das der MX Record auf deine Synology zeigt. Nur dann funktionieren auch alle Services rund um Mailplus. Werden in einzelnen Accounts zusätzlich POP3 Konten abgerufen, so funktionieren weder Autoresponder, automatische Weiterleitung noch Spamschutz, da das System gar nicht erkennt das Mails abgerufen werden. Somit gehen viele Funktionen verloren, wenn man nicht den von Synology gewünschten Weg geht und MailPlus entsprechend konfiguriert. Einen eigenen Mailserver zu Hause zu betreiben ist nicht wirklich die sinnvollste Lösung, gerade im Bezug auf Spamlisten.
Da schon verschiedene andere Strukturen vorhanden sind, OST, EML etc. würden bei einer Migration auch u.U. Strukturen verloren gehen, da MailPlus anders aufgebaut ist, als z.B. eine OST Datei, in der sich ja nicht nur die E-Mails, sondern auch Kontakte und Termine befinden können.

Um zumindest meine Ansicht näher zu spezifieren:
ich sehe den "lokalen" (IMAP) Mail Server lediglich nur in Betrieb als "read-only / End-Station-/ Archiv-only"-Mail Server. Nicht produktiv bzw. aktiv im Einsatz.

Lediglich als notwendige Infrastruktur für den Zugriff auf "Archiv-Email Boxen" per IMAP.

Jegliche Produktiv-Email Accounts würde ich davon separat halten.
Ja, es bleibt die Aufgabe übrig, wie/wann man "neue" Emails dann ins Archiv verfrachtet, aber generell sehe ich die Archivlösung als getrennten Ansatz - unberührt von anderweitigen Produktiv-Emailaccounts und Email-Providern, etc.

Hallo xcomma und mayergfx,

ich habe jetzt die letzten zwei Tage eine Weile am Import aller E-Mails gearbeitet.

Ein Problem war dabei ein eigentlich sehr gutes Feature von Devonthink: Eine DT-Datenbank kann ein und dieselbe E-Mail nicht zweimal enthalten. Wenn ich in zwei getrennten Datenbanken bereits diese Mail importiert habe, wird ein Drag&Drop völlig verweigert; auch jede andere Mail wird dann verweigert. Lösung hierfür: Export als mbox-Datei und Re-Import. Es werden dann nur die "neuen" Mails importiert. Tipp: mbox-Dateien werden und können nur direkt über Drag&Drop auf das DT-Dock-Symbol importiert werden. Alles andere läuft über den Import aus den Mail-Programmen von Apple oder Outlook.

Ansonsten habe ich bereits alle mbox-, oml-, E-Mail-Archive aus Apple-Mail und Outlook nach Devonthink importiert. Was noch fehlt sind die pst-Dateien. Insgesamt werden es doch nur so um die 60 GB. Da ich auch vieles mehrfach in unterschiedlichen Formaten gesichert hatte.

Mailplus nutze ich in der Tat nur als eine Art Arbeitsverzeichnis, wohin ich Mails aus meinen aktiven Mail-Accounts hinschiebe. Unterwegs kann ich per Synology App Mailplus zugreifen mit Verbindung über Synology Quickconnect. Da Mailplus nur Zwischenspeicher ist, habe ich auch kein Spam- oder Proprietär-Lösung-Problem.

Mailplus würde ich nicht als Archiv nutzen, da es hier keinen Schutz gegen Duplikate gibt.

Weiterer Vorteil für Devonthink: Mails lassen sich gut finden, mit cmd + Shift + F auch über alle geöffneten Datenbanken hinweg - aber Suchen lässt sich nur gut für Textinhalt. Daher ist Houdah Spot eine sehr gute Ergänzung. Hier kann ich direkt Suchtemplates speichern und nur in DT suchen lassen. Da DT ganz allgemein als Datei-Datenbank konzipiert ist, fehlt in der DT-Suche die Eingabe von Empfänger oder Absender. Das bekomme ich über Houdah Spot hin.

Schön ist auch, dass ich in DT Eml-Dateien in Mail öffnen und beantworten kann. Schließe ich diese Mail, ist sie nicht nach Mail importiert - also wieder keine unnötigen Duplikate.

Bei DT sind meine Datenbank zum größten Teil auf der MBP-Festplatte. Über Webdav synchronisiere ich mit der zentralen DB auf der Synology. Auf jedem DT-Client kann ich auswählen, welche Teil-DB lokal synchronisiert wird. Eine Synchronisierung auf iCloud habe ich gerade abgeschaltet. Das ist lokal zu langsam.

Ich nutze den alten Mailserver von Synology, für MailPlus spricht einfach zu wenig- die ist mehr für das produktive Mailsystem in Arbeitsgruppen gedacht. Der „normale“ Mailserver tuts für mein Archiv (auch irgendwo zwischen 50 und 100 GB) als völlig normales IMAP-Postfach. Natürlich mit Backup der gesamten Synology extern (bei mir: Amazon Galcier, client-seitig verschlüsselt natürlich; insg. aktuell ca 2TB für knappe 10,-€ pro Monat).

Hier noch ein paar Gründe, warum DT für mich die bevorzugte Lösung gegenüber einem Mail-Account ist:
- Ich kann Links zu einer Datei (Mail) anlegen. Zum Beispiel kann eine Notiz zu einem Reklamationsfall per Link auf die Mail-Rechnung verweisen. Das funktioniert selbst mit Devonthink to Go auf dem iPhone.
- Ich kann eine DT-Datenbank auch mal unterwegs mitnehmen, wenn ich weiß, dass ich offline bin.
- Alle anderen Dateien sind auch in DT. Ich habe also alles an einem Ort.

Hello,

kommt darauf an, wie wichtig einem das alles ist und ob man ggf. eMails auch archivieren muss…

Kerio Connect: Kostet, aber als Mail Server schon ziemlich optimal. Kann auch »passiv« sein, also nicht als Live MailServer, sondern nur für »internen Archivgebrauch«.

MailStore Home: Home kostet nichts, aber Windows benötigt ( mit VM auf Synology?? ).

Alternativ gäbe es auch bis zu 2TB bei iCloud und dann mit TimeMachine wegsichern…
Einfach Ordner OwnArchive und dort rein Jahre ( bspw. 2008, 2009 ) und in den Jahresordner dann die jeweilige Struktur ( Privat, Mama, Papa, Steuerberater oder was auch immer ). Zumindest auf dem Mac gut zu durchsuchen und überall verfügbar…

Greetings, CS.

Zwar nicht akut, aber irgendwann mal.. hat jemand Tipps, Ideen bzw. Erfahrung wie man im Zuge dieses "alles in ein zentrales Email Archiv"-Ansatzes Emails aus alten "Lotus Notes Email Datenbanken" (sorry, weiss grad nicht wie es präzise heisst) überführen kann bzw. migrieren kann?
Danke.

xcomma
Du könntest mal dies probieren: https://online.officerecovery.com/de/lotusnotes/#prodref
Ich habe auch noch 200 MB .nsf Lotus Notes-Files aus 2000, die ich eigentlich schon aufgegeben habe. Bei einem nsf-File ist mir der Export in dxl-Files gelungen. Das scheint eine Art html zu sein. Leider war das aber wohl nur das Telefonbuch. Vielleicht hast Du mehr Glück. Das ist schon mehr eine Art Datei-Archäologie...

Papierlos,
Danke für deine Antwort.
Grundsätzlich - und das kann ich Dir auch nur wärmstens raten - würde ich solche Daten nicht zu einem "Cloud Service"-Anbieter hochladen.
Abgesehen davon, kommt Dir die "Qualität der deutschen Sprache" auf der Webseite des Links von oben, nicht "spanisch" vor? Das erweckt zusätzlich kein Vertrauen in mir.

Warum nicht einfach einen IMAP Account einrichten und die Mails da hochladen ? Dann sind diese gesichert und auf jedem Gerät verfügbar.
Durchsuchbar natürlich nur auf den Rechnern die einen Sync haben (zum Beispiel ein NAS mit Mailprogramm).

Ich habe auf meinem Server mehrere Mail Archive mit über 50 GB Emails pro Account. Ohne Probleme und durchsuchbar