Hallo Forum
Ich möchte dieses Jahr einen weiteren Schritt in der Digitalisierung machen. Für ~10 Firmen mache ich die Buchhaltung. Bisher wurden Bankbelege jeweils runtergeladen, ausgedruckt, in die BuHa-Software eingegeben, abgelegt und im Folgejahr eingescannt fürs Archiv. Das ist umständlich.

Die Bank stellt pro Firma einen täglichen Gesamtdownload namens "documents.zip" zur Verfügung. Darin sind jeweils alle Belege aller Konten eines Kunden als lesbare PDF. Da können schon einmal 50-100 Belege von 20 Konten zusammenkommen, bis zu 15 Belege für ein einzelnes Konto sind möglich. Der Download erfolgt als ZIP-Datei, die Dateinamen zählen einfach hoch ("documents 1.zip, documents 2.zip"). Die Dateinamen der Belege sind im Format "Kontonummer_Belegname_Belegdatum_Randomnummer.pdf"

Mir schwebt nun vor, dass ich die Belege nach dem Download nicht mehr ausdrucke, sondern direkt und sortiert nach Firma/Konto ins Archiv verschieben lasse. Das muss aber auf so eine Art geschehen, dass ich unverarbeitete Belege erkennen kann. Es sind also bspw. diese Schritte nötig:

1. Download
2. Verschieben in einen "zu verarbeiten Ordner"
3. (händisch verarbeiten)*
4. Verschieben in den Archivordner.
*Der dritte Punkt soll in einem späteren Schritt automatisiert werden, doch ist dies nicht die Frage hier.

Nun möchte ich vorerst die Punkte 2 und 4 jeweils "mit einem Klick" erledigen lassen. Da es sich um ~10 Firmen mit jeweils 2-6 verschiedenen Bankkonten handelt, erhalte ich viele unterschiedlich zu verarbeitende Belege. Die sollen danach ebenso einfach wiedergefunden werden, wie in einem Leitz-Ordner mit Reiter pro Konto. Verschoben wird nach diesem Muster:

• "Beleg von Konto 1" verschieben in "Ordner von Konto 1"
• "Beleg von Konto 2" verschieben in "Ordner von Konto 2"
• "Beleg von Konto 3" verschieben in "Ordner von Konto 3"

etc.

Das obige in anderen Worten: Runtergeladene Bankbelege sollen pro Firma/Konto archiviert, jedoch vorher händisch in der BuHa-Software erfasst werden.

Ist mein Vorhaben verständlich?

Ich habe mir Hazel angeschaut, damit könnte das möglich sein, doch kann ich in der Demo-Version nur eine Regel erfassen, somit ist ein Test nicht machbar. DEVONThink Pro ist auch vorhanden. Was und welchen Ablauf könnt ihr mir empfehlen?

Hazel habe ich auch, aber ich verstehe nicht, wozu Du das in deinem Ablauf brauchst.
Ich würde alles in Devonthink importieren, mit Schlagwörtern versehen und mit intelligenten Regeln verarbeiten.

Ich würde ebenfalls DEVONthink empfehlen. Damit organisiere ich meinen gesamten privaten und geschäftlichen Papierkram. Automatisieren funktioniert ebenfalls. Einfach eine Testversion von DEVONthink 3 herunterladen und ausprobieren.

DEVONthink habe ich, doch finde ich die automatische Dokumentarchivierung nicht. Also das automatisierte Verschieben in Ordner aufgrund des Dateinamens. Kannst Du mir das zeigen?

Gerade so einen Workflow würde ich auch gerne optimieren. Spannend, aber gerade zu wenig Zeit.
Links in der Datenbank-Leiste kannst Du über die rechte Maustaste oder das Zahnradsymbol in der Fußleiste eine intelligente Regel einrichten. Dann öffnet sich so ein Fenster. Dort kannst Du nach Schlagwörtern oder Namen filtern und per Aktionen verschieben.


Hier noch ein Tutorial inkl. Hazel: Da gibt es bestimmt einiges mehr...

Die automatische Archivierung in Devonthink wird mittels der Intelligenten Regeln realisiert. Diese Regeln musst du selbst erstellen, anschließend läuft die Archivierung, oder was immer du möchtest, automatisch in den entsprechenden Zeitintervallen

Hmmm... Habe leider nur die V2 von DEVONthink. Damit kann man keine Regeln bauen. Ich muss wohl aufrüsten...

Ich nutze für sowas Hazel und kann es uneingeschränkt empfehlen

Hazel muss ich auch noch testen. DT ist eigentlich schon meine Datenverwaltung der Wahl, weshalb ich gerne dort weitermachen möchte. Was wären die Vorteile von Hazel?

Ich würde es so machen:
1. Download der Kontoauszüge
2. durch Hazel ein shellscript zum entpacken des .zip ausführen
3. die entpackten Dateien mit farbigen Tags markieren, rot für noch zu bearbeiten usw.
4. die entpackten Dateien mit Hazel in die Inbox von DT kopieren/verschieben

Mein Beispiel-Rule kurz erklärt:
1. prüfen ob die Datei ein PDF ist
2. prüfen ob der Dateiname mit „Kreditkartenabrechnung" beginnt
3. prüfen ob die Kontonummer im PDF auch die Richtige ist.
erst wenn alle drei Kriterien erfüllt sind:
4. in die Inbox von DT verschieben
dann in DT weiter verarbeiten.

Die Demoversion von Hazel sollte doch mehr als eine Regel erfassen, wie sollte man denn sonst testen? Sie läuft aber wenn ichs noch recht weiss nur 7 Tage oder so.

Und was man mit Hazel alles machen kann? Alles so weit wie möglich automatisieren. Bei mir zum Beispiel genügt es eine Aufnahme von EyeTV nach dem Schneiden in ein bestimmtes Verzeichnis zu werfen, dann beginnt HandbrakeCLI mit dem komprimieren, am Ende wird je nach Videoauflösung ein unterschiedliches Farbtag gesetzt und dann die komprimierte Datei aufs NAS geschoben und wegsortiert. Die Möglichkeiten sind fast unbegrenzt.

Meine Demo ist bereits abgelaufen und lässt nur noch 1 Regel zu. Die habe ich schon seit längerem im Einsatz, um exakt Deine ersten Punkte zu erledigen:Jetzt möchte ich aber eben weiter gehen und die Docs in ihre endgültigen Archivordner verschieben lassen. Das müsste sich mit einem zweiten Hazel-Skript erledigen lassen, doch leider darf ich keins mehr anlegen.

Allerdings frage ich mich grad, ob ich mit DT3 nicht dieselben Möglichkeiten hätte, wie mit Hazel. Weiss das jemand? So könnte ich mich auf eine einzige Software konzentrieren und könnte Hazel weglassen.

camaso

Für das, was du bewerkstelligen willst, ist Devonthink genau das Richtige.

Lade dir doch erneut die Demo für die Version 3 und probier es aus.

Mit Hazel erledigt Du Aufgaben nur außerhalb von Devonthink. Sind deine Archivordner innerhalb oder außerhalb von Devonthink? Davon hängt doch alles ab.
Überlege Dir den Workflow. Wenn die Dateien schon markiert sein müssen, bevor diese in den Eingang von DT landen, brauchst du Hazel. Wenn Du Regeln brauchst, damit die Dateien im Eingang von DT verschoben werden können, brauchst Du auch Hazel.
Du kannst Dateien nicht von außerhalb direkt einem Archivordner in Devonthink zuweisen. Du gehst stets über die Inbox von DT (siehe Hazel-Regel von Bozol). Dort helfen Dir dir dann die intelligenten Regeln von DT für alle weiteren Prozesse.
Ich vermute mal, Du brauchst beides. So ist das zumindest bei mir.

marm
So ist es, Hazel und DT ergänzen sich super.
Das würde auch gehen. Nur nicht so komfortabel, d.h. Du musst z.b. das .zip händisch entpacken und auch per Hand in die Inbox verschieben. Innerhalb von DT ginge es dann automatisiert weiter, und damit Du keine Bearbeitung vergisst erstellst Du in DT noch eine intelligente Gruppe in welcher alle mit „rot“ markierten Dateien angezeigt werden, so kannst Du keine Datei übersehen.

Hallo camaso,

ich möchte hier nicht querschießen, aber interessehalber gerne wissen was für dich „Bankbelege“ sind, von denen es jeden Tag offensichtlich mehrere pro Konto gibt.
Ich mache meine Buchhaltung seit vielen Jahren auch mit einem Konglomerat von Programmen. Belege von der Bank hab ich aber nur in Form von Kontoauszügen mit mehr oder weniger Buchungen drauf, je nachdem wie oft ich die Dinger bei der Bank ausdrucke.
Der Rest ist die eigentliche Hauptarbeit, dein Punkt 3.
Buchungen ins Bankingprogramm abrufen > copypaste nach Excel zu Vorkontierung (geht halt in Excel schneller weil durch Sortieren oft viele Buchungen mit einer Eingabe gemeinsam kontiert werden können ) > export csv > import BuHa Software > Nachbearbeitung und Kontrolle > Lieferantenbeleg beschriften und abheften > Fertig.

Guter Input, danke! Bankbelege sind bei mir 1 PDF pro Buchung. Standard-Monatsauszüge enthalten nicht genug Informationen. Mittels Copy/Paste aus der Buchungsliste im OnlineBanking ins Excel wäre eine Möglichkeit, wegen ungünstiger Formatierung der Daten aber kaum sinnvoll nutzbar (von 1 bis 20 Zeilen pro Buchung, davon viel Schrott und nur wenig Nützliches an unterschiedlichen Stellen). Und zu guter Letzt noch das Importproblem: Meine BuHa-Software lässt das nur gegen eine monatliche Gebühr zu. Die ist u.U. erträglich, wenn ich dabei genug Zeit sparen würde. Das bin ich noch am abklären. Denn dann wäre zumindest der Buchungsaufwand sehr viel tiefer. Die Datenablage muss ich natürlich trotzdem noch machen, wäre aber deutlich einfacher zu bewerkstelligen.

Zur Datenablage: Ich gehe da den klassischen Weg (Leitz-Ordner aus der Vergangenheit sind die Vorgabe), weil ich die Daten im Finder behalten möchte, da ggf. auch andere Leute (Steuerberater etc.) einfach darauf zugreifen können sollen:
- Firma
-__Jahr
-____Bank
-______Konto 1 (Ordnerinhalt chronologisch)
-______Konto 2 (Ordnerinhalt chronologisch)
-______Konto 3 (Ordnerinhalt chronologisch)
-______......
-______......
Diese Struktur soll von DT/Hazel automatisiert befüllt werden.

Leider hat sich meine DevonThink3 Demo schon verabschiedet, war vermutlich zu lange ungenutzt offen (30 Tage oder 150 Stunden).
So oder so vermute ich, dass ich um Hazel nicht herum komme.