kennt jemand ein mac-taugliches programm, welches die e-mails so archiviert, dass sie von der steuerprüfung ausgewertet werden kann? macht irgendjemand von euch das in seiner firma?
grüße aus hamburg

Es kann sein, dass ich mich jetzt blamiere: aber was hat der Email-Verkehr mit einer Steuerprüfung zu tun?

Ich würde mal darauf tippen, daß es um den Versand und den Empfang von Rechnungen geht. Die würde ich ganz klassisch in Ordnern archivieren. Meist sind es ja ohnehin PDFs, sodaß auch der gemeine Steuerprüfer problemlos darauf zugreifen kann.

Ordner: ja. Aber Leitz! Alles schön brav ausdrucken...

hier mal ein paar infos darüber:
http://www.tecchannel.de/storage/backup/402304/index2.html
http://www.gdpdu-portal.com/Email/Email_Erlaeuterung_01.htm

man muss steuerlich relevante mails revisionssicher archivieren. dies war mir bisher auch neu, obwohl das schon etwas länger gilt.

das reicht leider nicht! es geht hier um die "digitale originalität".

nochmal zur info:
Gesetzliche Grundlagen
Der Gesetzgeber hat dem laxen Umgang mit elektronischer Korrespondenz bereits seit Januar 2002 mit der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) einen Riegel vorgeschoben. Danach zählen E-Mails zum steuerrechtlich relevanten Datengut, sind der Papierform gleichgestellt und unterliegen den Auflagen aus dem Handelsgesetzbuch einschließlich der Archivierungspflicht: "E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind nach den allgemeinen Vorschriften des §147 Abgabenordnung aufzubewahren. Sie müssen dabei maschinell auswertbar vorgehalten werden", heißt es auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.

wenn du dies alles per mail abwickelst, mußt du diese mails so archivieren, dass sie von den finanzbehörden maschinell auswertbar sind. die finanzbeh. benutzen dazu bestimmte programme, welche die mails verarbeiten. das geht aber nur, wenn du die daten entsprechend aufbereitest. ich habe bisher nur windowsprogramme gefunden, die das beherrschen.

Oha

Na da bin ich mal auf die restlichen Antworten gespannt!

Mir war diese Vorschrift bis dato unbekannt. Das ist ja wiedermal sehr praxisorientiert.

Kerio Mailserver o.ä. einsetzen.
Ein Segen für uns Dienstleister

soweit ich gesehen habe, beherrscht der kerio mailserver wohl ein backup. die scheint mir aber als archivfunktion nicht brauchbar für diese anforderung.

Also wir haben seit Wochen (und noch ein paar Wochen) die Steuerprüfer im Haus. Die wollten und bekamen lesenden Zugriff auf unsere Fibu. Emails haben die überhaupt nicht interessiert. Mal abgesehen davon, daß mir/uns diese Regelung bisher auch nicht bekannt war

Ansonsten würde ich sagen: man muß einfach alle Emails zusätzlich zum normalen Empfang noch archivieren. Wie das zu realisieren ist, läßt sich so pauschal nicht beantworten, dazu müßte man ja wenigstens mal wissen, wie der Mailverkehr bei euch abgewickelt wird. Auf jeden Fall sehe ich hier keine Mac-Software - außer der Mailserver wäre ein Xserve - sondern eine zum Mailserver passende Erweiterung bzw. ggf. nur Konfigurationsänderung. Sprich halt mal die IT-Abteilung bei euch an.

Warum? Revisionssicher heißt, daß nachträgliche Manipulation (Löschen einzelner Mails, etc.) daran für den einzelnen Mitarbeiter ausgeschlossen sind und die Daten nach allgemeinem Verständnis sicher aufbewahrt werden, d.h. regelmäßig Backups auf Bändern oder sonstigen Datenträgern gezogen werden. Praktisch wäre es noch, wenn man diese Archive dann im sofortigen Zugriff hätte. Das klingt für mich wie ein Backup im Mailserver in ein Readonly-Postfach per IMAP.

ich bin die it-abteilung.

Ah So geht es mir auch immer

Wie läuft das mit den Mails bei euch überhaupt? Eigener Mailserver?

e-mails zu archivieren ist auch nicht so das problem. das problem sehe ich eher in der art und weise wie diese mails vorliegen müssen, damit sie von den programmen der finanzbehörde ausgewertet werden können. nähere hinweise gibt es auch hier: http://www.gdpdu-portal.com/Email/Email_Erlaeuterung_01.htm

zur zeit noch nicht. allerdings wenn man diese bestimmung einhalten will, kommt man wohl nicht dran vorbei.

Wenigstens bin ich nicht der einzige, der davon noch nix gehört hat

unwissenheit schützt vor strafe nicht.

frag doch mal die damen und herren der praxis.

Keine Ahnung wie das Juristen sehen, aber solange ich ahnungslos bin, sehe ich mich auch nicht in der Pflicht. Mir muß schon jemand sagen, daß da etwas ist, was zu beachten ist

Mal was anderes: ich habe mir jetzt den Link von oben mal durchgelesen, schließlich muß ich das dann auch mal bei uns kommunizieren, daß wir hier ggf. etwas anpassen müssen. Wir haben Backups die täglich vom Mailserver gezogen werden. Das ist schon mal nicht schlecht, aber nicht revisionssicher, denn wenn der Anwender Mails löscht, sind die auch nicht im Backup.

Aber nach dem was ich gelesen habe, wäre eine Revisionssicherheit relativ einfach zu gewährleisten: man muß einfach von jeder ein- oder ausgehenden Mail eine Kopie in einem extra Postfach ablegen und dieses dann sichern. Vorher sollte man sich noch überlegen, wie man an die Mails in der Sicherung wieder rankommt. Bei einem ordentlichen IMAP-Server hätte ich da keine Probleme, bei Exchange (so wie bei uns) ... keine Ahnung.

Ich glaube, ich weiß erstmal von nix

Ok, werd' ich morgen mal tun bzw. wenn sie wieder im Haus sind. Die sind heute schon weg. Bin mal gespannt, ob die das wissen

und wie schafft man es, dass die mit ihrem auswertungsprogramm idea 2004 auch die daten verarbeiten können? http://www.gdpdu-portal.com/IDEA/IDEA_Allgemein.htm

sag bescheid, wenn du näheres erfährst. merci

hier noch ein interessanter artikel dazu:
http://www.tecchannel.de/storage/backup/457213/index.html

Ogott, aber dass einzelne Mitarbeiter einfach relevante Mails löschen, kann man doch nur ausschließen, indem man wirklich sämtliche Mails speichert. Was da in einer Firma an Spam dann gesammelt wird über die Jahre :sick:

du brauchst halt einen seeeeehr guten spamfilter und es gilt ein absolutes privatmailverbot.

Das Privatmailverbot brauchst du - meines Wissens! - in diesem Fall sowieso, denn wenn private Mails erlaubt sind, darfst du die Mails überhaupt nicht in einem Backup speichern. Jedenfalls ist das mein Kenntnisstand, kann auch völlig falsch liegen, bin zum Glück nicht der Datenschutzbeauftragte bei uns.

wollte mal hören, ob du was von den steuermenschen in erfahrung bringen konntest.

cafk

m.W. ist Rantanplan nicht mehr auf MTN vertreten.

das ist schade.

Wieso das denn?

Geh mal auf seinen Namen und schau Dir den letzten Post an, dann weist Du es.

Habe seine Sachen immer gern gelesen. Wenn er weg ist, dann hat MTN etwas verloren, dass man nicht mit Geld und schicken Funktionen aufwiegen kann.

Da bin ich ganz Deiner Meinung, wobei es auch andere Stimmen gibt. Zitate aus dem entsprechenden Thread sind z.B. "Zum Glück melden sich für jeden der geht, viele, viele neue an."

Danke für den Hinweis, jogoto. Der Thread ist an mir vorbeigegangen. Also ich hab mir das jetzt durchgelesen, und ich finde die Entwicklung äußerst bedauerlich - obwohl ich seine Entscheidung durchaus nachvollziehen kann. Es war immer ein Genuß, Rantanplans Beiträge zu lesen. Nicht nur, weil sie fachlich kompetent waren, sondern weil sie auch menschlich wertvoll waren. Falls jemand weiß, wo er sich jetzt herumtreibt: Um sachdienliche Hinweise wird gebeten.

ist doch klar, "auf dem sonnendeck"!

Ups.. den Thread mit Rantanplans Abschied hab ich ja auch nicht gesehen...
Schade dass er weg ist...

Schliesse mich vollumfänglich an.

jo, die Beiträge waren nicht schlecht... ich war zwar selten seiner Meinung und das viele "gemeckere" fand ich auch nicht ganz so perfekt - aber meistens war es zumindest durchdacht und nachvollziehbar (auch wenn man auch danach noch nicht einer Meinung war )

nebenbei: Gibt es eigentlich noch richtig "schöne" Communities?
Ende der 90ger Jahre gab es recht viele nette Communities, da hats Spass gemacht dabei zu sein. In den letzten Jahren hab ich das Gefühl, dass die meisten Communities mehr auf Masse statt Klasse setzen. Es wird gemeckert, genörgelt und der Umgangston läßt sehr zu wünschen übrig.
Eine richtig gut moderierte(!) Mac Community wär klasse

Habe gerade eine Außenprüfung angekündigt bekommen mit folgenden Hinweisen:

Wenn ich elektronische Dokumente verwende, muss ich dem Prüfer Zugang gewähren und ggf. die Werkzeuge bereitstellen, damit er die Daten lesen kann. Das kann auch via Ausdruck geschehen oder ich setze mich mit ihm an meinen Mac und öffne die gewünschten E-Mails. Das wäre ein Aspekt.
Was die Revisionssicherheit angeht, so hängt die Höhe der Messlatte davon ab, welche Dokumente denn überhaupt per E-Mail abgewickelt werden und wie sich das auf die Nachweisführung auswirkt. Beispiel: Eine E-Mail mit einer Rechnung, die man mir geschickt hat, dient mir dem Nachweis, wofür ich Geld ausgegeben habe, und ob die Ausgabe als betrieblich veranlasst gilt. Die Höhe der gezahlten Summe und auch die Bankverbindung des Empfängers lassen sich an Hand der Auszüge gegenprüfen. Bleibt also nur der Nachweis des Verwendungszwecks. Da ist eine pdf-Datei nach meiner Meinung zunächst genau so (wenig) fälschungssicher wie ein Papierausdruck. Meine Steuerberaterin hat noch nie Probleme mit meinen selbst gedruckten Telefonrechnungen gehabt, obwohl man dem Ausdruck die Signatur nicht angesehen hat.
Wer selbst Rechnungen per E-Mail verschickt, muss eher schon nachweisen, dass JEDE verschickte Rechnung auch dem Finanzamt vorgelegt wird, damit man nicht etwa Bar-Einnahmen verschleiert. Daher hat z.B. jede Buchführungssoftware entsprechende Mechanismen, dass Rechnungen nicht gelöscht werden können. Ein allgemeiner Steuerbürger / Selbstständiger wird (hoffentlich) kaum je Daten für eine Schnittstelle des Finanzamtes per Software konvertieren müssen.
Vergessen wir schließlich nicht, dass die oben genannte Webseite eine Dienstleistung bzw. eine Software verkaufen will…

xaMax
Ich habe seine Ecken und Kanten wie auch das Unkonventionelle (habe ich jedenfalls oft so empfunden) gemocht. In seinen Beiträgen war der hinter ihnen stehende Mensch irgendwie immer spürbar. Sowas mag ich. Wie auch, wenn jemand seine An- oder Einsicht pointiert einbringt. Seinen Umgangston fand ich oft ebenso pointiert aber nicht despektierlich.
Für mich war und ist sein Weggang ein Verlust
Dass die Beachtlich Anzahl seiner Postings nicht auf Profilierungssucht fusst, ist für mich absolut klar.
War das nicht mal MTN1? (nein, ich will hier keine Grundsatzdiskussion anzetteln)
Ich kenne keine, sollte dir aber etwas zu Ohren kommen, lass es mich bitte wissen. Da sind ja auch noch einige andere, die hier nicht mehr anwesend sind, die wieder zu treffen eine Freude wäre

Wie archiviert man eigentlich geschäftlich genutztes Klopapier?
Eine Frage, die mich in diesem Zusammenhang eher präventiv bzw. im vorauseilenden Gehorsam sehr beschäftigt. Würdet ihr scannen und digital archivieren (hätte ja seine Vorteile – aber in welchem Format?) oder seid ihr da doch eher konservativ?

olool
Bist du sicher, dass du deinen Beitrag in diesem Tread hast posten wollen?

Sehe ich auch so. Der alte Streuner war eines meiner "Schlüsselfeatures" bei MTN. :'(

eyespy39
danke für deinen hinweis. kopfzerbrechen macht mir eher die mitwrkungspflicht steuerrelevante daten "maschinell auswertbar" zu machen. da reicht es nicht, dass du die daten irgendwo und irgendwie auf deiner platte schlummern läßt. falls es dich interessiert, hier findest du die gesetzliche grundlage vom bundesfinanzministerium (habe es bisher nur überflogen) zu diesem thema:
http://www.bundesfinanzministerium.de/nn_53848/sid_FBA3B0038BA72007A0FFB36CE847F9A7/DE/Wirtschaft__und__Verwaltung/Steuern/Veroeffentlichungen__zu__Steuerarten/Abgabenordnung/003.html?__nnn=true

Das ist in der Praxis viel einfacher als Du denkst. Konkretes Beispiel: Du drückst in Apple Mail die Tastenkombination "cmd+A" (Alles auswählen) und dann "cmd+Shift+S" (Sichern unter). Dadurch kannst Du ein ganzes Postfach in eine Unicode-Textdatei speichern.

Das ist alles, was zu Deiner Mitwirkungspflicht zählt. Die Datei kann mit jedem Texteditor auf jedem aktuellen Betriebssystem geöffnet und gelesen werden. Außerdem ist sie sauber durch die Mail-Header gegliedert. Damit ist sie ohne Einschränkungen maschinell auswertbar.

ich hoffe, dass du recht hast.

Findest Du nicht, dass in ein lebensbejahendes Forum lebendige Fragen passen.

Archivieren? Kein Problem, oder? Schließlich gibt es doch Time Machine!

Steuerprüfung am 17.5.2013:

Oh, ich glaube, die bewusste mail vom 26.10.2009 habe ich versehentlich gelöscht. Einen Moment...... ..... ..... ..... so, da ist sie ja wieder