Hallo,

ich habe hier eine etwas komplexe Aufgabe:
Wir erzeugen Briefe in Word anhand einer Brief-Vorlage (so weit, so einfach).
Nun müssen wir aber in manche dieser Briefe ein PDF-Objekt einfügen, das ein Formular enthält (sowohl Checkboxen als auch Textfekder).
Dieses Formular soll dann mit der Word-Datei gespeichert werden und ausfüllbar sein (Änderungen am Formular werden dann immer mitgespeichert).

Man kann ja ein PDF-Objekt in Word einfügen. Dieses wird dann aber von Word nur in dem Zustand angezeigt, in dem es zum Zeitpunkt des Einfügens war. Wenn man es doppelklickt, wird es in z.B. Acrobat geöffnet und man kann das Formular bearbeiten/ausfüllen. Die Änderungen werden dann aber nicht in Word übernommen. Ein "Aktualisieren" wie bei Feldfunktionen o.ä. gibt es hier nicht.

Das leere PDF-Formular (die PDF-Quell-Datei) soll dabei nachtürlich an seinem Speichertort unverändert bleiben, es soll nur bei Bedarf in das Word-Dokument eingefügt und dort dann passend ausgefüllt werden, das Word-Dokument wird dann gespeichert/gedruckt/versendet usw.

Hat jemand Erfahrung, wie man das macht?

ich habe das PDF-Formular auch schon mal mit FineReader in ein Word-Dokument konvertiert. Dann kann man die Inhalte in den Brief kopieren. Leider sind die Checkboxen dann nicht mehr anklickbar (die Formular-Funktion geht verloren).
Könnte man ein Word-Dokument erstellen, das ein Formular mit Checkboxen usw enthält? Geht so etwas überhaupt in Word?

Vielen Dank füe Eure Ideen!

Ja. Über Formularfelder.
Am einfachsten über die Registerkarte „Entwicklungstools“
(ggf. muss die noch eingeblendet werden)

Die Aufgabenstellung war vermutlich nicht, wie ein Formular in Word erstellt werden kann, sondern wie ein fertiges PDF-Formular in Word eingebunden werden kann.

Einige Punkte sind mir unklar:
- Hat das PDF-Formular eine oder mehrere ganze Seiten?
- Wer füllt aus: ihr intern oder die Empfänger?
- Soll das fertige PDF weiterhin Formularfunktionen haben oder nur ausgefüllt sein?

Ich stelle mir folgenden Ablauf vor: Jemand aus Eurem Team erstellt ein ausgefülltes PDF-Formular (z.B. ein Befundbogen). Es wird ein PDF aus einer Word-Briefvorlage erstellt. An einer bestimmten Stellen im Brief soll das ausgefüllte Formular eingefügt werden.

Das kannst du automatisiert mit qpdf machen. Das erfordert aber die Kommandozeile. Hier der Link direkt zu den Beispielen
Das sieht dann so aus:
Seiten 1-2 vom Brief, dann Formular, dann Rest vom Brief
qpdf brief.pdf --pages . 1-2 formular.pdf . . 3-z . -- output.pdf

Er hatte auch nach einer Alternative gefragt

Könnte man ein Word-Dokument erstellen, das ein Formular mit Checkboxen usw enthält? Geht so etwas überhaupt in Word?

Ja und das ist auch die einzige sinnvolle Lösung die auf Dauer funktionieren wird.
Das fertige Dokument dann als Vorlage sichern, damit wird es auch immer automatisch mit einem neuen Namen gesichert und die Vorlage bleibt bis zur nächsten Überarbeitung unverändert.

Sicherheitshalber auch noch einen Blattschutz auf das Dokument, dann können nur die freigeschalteten Bereiche geändert werden.

Wieso das? Das hängt vom Einsatzszenario ab, von dem wir die Details nicht kennen.

Wenn ich das PDF-Formular einer Behörde einfügen will, kann ich das nicht einfach per Word nachbauen. Wenn das Formular von penumbra selbst kommt, dann ist ein Word-Formular sicherlich eine gute Lösung.

Er hat doch ganz eindeutig danach gefragt, also was soll der sinnlose Einwand? Manchmal verstehe ich deine Kommentare wirklich nicht.

Hat er?
Als Radiologe können das Befundbriefe sein oder standardisierte Formulare für CT, MRT, Ärztekammervorlagen, Abrechnungsformulare usw. Es sind Formulare, die bereits vorliegen.
Und die bastelt er dann als Formulare mit Word nach? Und ist es clever, Arztformulare in Word zu speichern? Datensicherheit in Krankenhäusern?
Er suchte in erster Linie einen Weg wie er Briefe erstellt und Formulare einfügt. Und tendenziell gehe ich davon aus, dass es ausgefüllte Formulare sind, die er oder sein Team abschickt.

Und als Retourkutsche zu "sinnloser Einwand": Hast Du mehr als den letzten Satz vom Ausgangsbeitrag gelesen?

Das hast Du so verstanden – aber im Kontext seiner Anfrage könnte es auch bedeuten, dass er die Frage stellt, ob man "ein Word-Dokument erstellen kann, das ein *platziertes PDF-'Formular mit Checkboxen usw enthält?' Eindeutig ist das nicht.

Kann ich mir nicht verkneifen: Der Witz war gut (Befunde via WhatsApp von Arzt zu Arzt versenden, Auskünfte an Dritte werden generell erteilt, außer man schließt sie aus – statt umgekehrt)

Warten wir doch mal ab, wie sich der TE zu den Vorschlägen äußert

Word ist kein PDF-Betrachter, aber eventuell kann es das platzierte PDF beim Export als PDF unverändert unter Erhalt der Interaktionsmöglichkeiten einbinden. Selbst, wenn das Geforderte am Mac ginge, weil Word den PDF-Betrachter des Systems einbinden könnte, würde das dann wohl nicht unter Windows und Co. funktionieren.

Nur so am Rande, seit Word 2013 kann man eine nicht geschützte PDF Datei direkt in Word öffnen ohne diese als Objekt einzubetten, Word konvertiert diese automatisch.
https://support.microsoft.com/de-de/office/%C3%B6ffnen-von-pdfs-in-word-1d1d2acc-afa0-46ef-891d-b76bcd83d9c8

Hallo zusammen!
Zunächst vielen Dank für Eure Antworten!

Zum Hintergrund:
In unserer Praxis arbeiten wir papierlos, unsere Befunde schreiben wir in Word mit Vorlagen, die Inhalte wie Pat.-Namen usw werden durch ein Makro aus dem Patientenverwaltungssystem in den Brief geschrieben. Dann wird der Befund elektronisch signiert und ausgegeben (je nach Überweiser per Fax, verschlüsselter Mail oder per KIM).

Ab und zu gibt es Untersuchungsanforderungen von Arbeitsmezininern oder der BG, bei der bestimmte Formulare ausgefüllt werden müssen (zusätzlich zum schriftlichen Befund). Dabei handelt es sich um PDF wie dieses:
Bisher waren das nur seltene Fälle, da habe ich das Fomular am Bildschirm ausgefüllt, dann einen Screenshot gemacht und unten in den Word-Brief eingefügt. Da das ein seltener Vorgang ist, war das praktikabel (ich bin genug Technik-affin für so etwas).

Nun hat eine große Chemie-Firma angefragt, dass wir die arbeitsmedizinischen Röntgen-Untersuchungen der Belegschaft machen. Es geht um mehrere Hundert Fälle im Jahr. Das kann ich nicht mehr alleine machen, brauche also einen Workflow für die Kolleginnen und Kollegen, der ohne Screenshot usw funktioniert.
Ziel ist, dieses blanko-Formular so in Word zu bekommen, dass es dort ausgefüllt werden kann. Das Einfügen des Objekts könnte ich mit einem Makro realisieren, das per Tastenkürzel aufgerufen wird.

Word öffnet das PDF zwar, konvertiert aber nicht die Formular-Funktion, d.h. man kann nichts ausfüllen. Das ist mehr oder weniger ein Bild.

Wenn man das PDF als "Objekt" in Word einfügt, sieht man auch nur eine Art Bild. Ein Doppelklick öffnet den PDF-Viewer (Acrobat), dort kann ich das Formular auch ausfüllen (klingt erst mal gut), beim Speichern aktualisiert Word aber die Anzeige nicht, d.h. dort ist das Bild des PDF-Objekts immer noch "blanko".

Das Formular habe ich nirgens als Word-Version gefunden, immer nur als PDF.
Wie geschrieben habe ich dann mit Finereader eine Word-Version erzeugt, wobei dabei die ganzen Kästchen usw als Grafik-Symbole umgesetzt wurden, die ich nicht "ausfüllen" kann.
Das Layout wurde von Finereader übrigens sehr gut erhalten, hätte ich nicht erwartet.

Ich müsste also nun das gesamte (komplexe) Formular in Word nachbauen und dabei Formular-Elemente verwenden (vielen Dank für die Infos zu den Word-Formularfunktionen).
Mir wird jetzt schon ganz schlecht...

Ich werde mich mal an die herausgebende Stelle wenden, evtl. können die mir ja das Formular als Word-Dokument zusenden (die müssen ja eine Ursprungs-Datei haben).

Wenn du schon mit Makros arbeitest du auch die Mitarbeiter die verwenden, warum dann nicht einfach per Makro einen Platzhalter im Worddokument ersetzen. Die Anweisung würde dan ungefähr so: Doppelklick auf das originale Formular damit es im Acrobat ausgefüllt werden kann und dann an eine vorgegebene Stelle speichern (oder herausfinden, wo das ausgefüllte Formular von allein landet beim sichern). Dann in Word das Formular nur anklicken, damit es markiert ist und dann ein Makro ausführen welches das PDF ersetzt..