Ich habe unter Catalina in ~/library/mail ca. 130 GB an emails. Diese emails sind folgendermaßen in Postfächern strukturiert:
- Postfach "1000-1050". Da drin sind Postfächer "1001", "1002", etc. und in diesen liegen die mails samt attachments und evtl. weiterer Postfächer.
95% dieser mails werde ich nie wieder benötigen; nur weiß ich leider nicht, welche 95% das sind. Der email-account ist noch immer ein pop-account.
Wenn jemand eine Idee hat, wie ich das ausdünnen kann und trotzdem zukunftssicher im Fall der Fälle auf "entsorgte" Postfächer zurückgreifen kann, bin ich für jeden Tipp dankbar.
(Besagter email-account ist noch pop)

Gruss Heiner

Ich würde für den Sync Nextcloud oder NAS bevorzugen. Dropbox oder iCloud meide ich ohnehin.

Devonthink hat im Finder ein Inbox-Verzeichnis. Dateien landen dort im Eingang.
Dateien lassen sich in Devonthink anlegen.
Dateien lassen sich direkt vom Finder in Devonthink verschieben und umgekehrt.
Markdown-Dateien lassen sich mit iA Writer öffnen und speichern auch wieder in Devonthink. Das hängt etwas von der App ab. Manche Apps wie Bear importieren direkt in Ihre Struktur.
Alles ähnlich wie in EagleFiler.

Tagging nutze ich viel in Devonthink. Da kann ich aber nicht vergleichen. Schön ist, dass Tags für Mails mit MailSuite erhalten bleiben. Wenn ich in Markdown im Text #tag eingebe, wird das von DT erkannt und als Tag vergebenn (optional).

Danke für die Infos.Ich nutze ebenfalls keine iCloud und Dropbox.

Mit NAS meinst du wohl SMB. Aus Performance-Gründen ist es vermutlich besser, wenn die Datenbank lokal liegt und nur eine Kopie auf dem Server...

Meinem Eindruck nach ist Devonthink durch die mobile App beim iPhone/iPad besser aufgestellt, sofern das ein Thema ist.

ja.
Der Link zu den Sync-Problemen beschreibt den Einsatz mit 8 Speicherorten. Vielleicht ist da der Punkt erreicht, bei dem die Devonthink-Server-Version angemessener ist.

Letzteres ist aber natürlich optional. Ich z.B. nutze das nicht, da ich nichts synchronisieren will. Geht genauso.
Und als ich das Programm gekauft habe, bildete die Struktur dieser Verzeichnisse exakt die Struktur in DEVONthink ab – das war für mich damals eines der Kaufargumente, weil somit kein Lock-in bestand. Währenddessen benutzt auch DEVONthink diesen unsäglichen Wust abstrakt verschachtelter Ordner, was mittlerweile viele macOS-Programme machen, warum auch immer. Ich hasse das, weil es die Nutzer von den Programmen abhängig macht.
Ja, und genau der war seinerzeit der am Ende ausschlaggebende Kaufgrund für mich. Ich kann ohne den Three Pane View (so heißt das Ding) absolut nicht arbeiten und ich verstehe auch das Argument nicht, der würde die Nutzer überfordern – schließlich ist das die Default-Einstellung von Mail , das ja nun wohl jeder macOS-Nutzer kennt. So ein architektonisch grundlegendes Feature 10 Jahre später ersatzlos zu streichen ist aus meiner Sicht ein No-Go. Jetzt stehe ich da mit meinem Jahrzehnt Daten.

Das ist Devonthink 2. Links zwei Seitenleisten, oben eine Liste, unten Vorschau. Das ist doch Four Pane, oder nicht?
Devonthink 3 hat die zwei Seitenleisten zu einer Leiste zusammengefasst. Das hat mich anfänglich sehr geärgert, da die Umstellung das Sortieren erschwerte. Mittlerweile weiß ich nicht mehr, warum mich das aufregte. Jedenfalls sieht das für mich in Devonthink 3 aus wie in Mail. Three Pane View.
Aus Devonthink lassen sich alle Dateien in der gewünschten Struktur exportieren. Für Weia wäre eventuell EagleFiler eher nach seinem Geschmack.

Also das hier, kann ich ebenfalls nicht leiden.

iPhoto hatte das ganz früher auch mal richtig gemacht, bis irgendwann der Mist angefangen hat, der wohl bei der Fotos.App fortgeführt wurde. Ich bin u.a. deswegen (und auch anderen Dingen) schon lange weg und nutze für Fotos u.a. Mylio.
Bei EagleFiler scheint es ebenfalls zu passen, dass man sich auch über den Finder zurecht findet ohne extra Export etc.

Nö, das ist der Three Pane View (der Hersteller nennt das so, ist nicht auf meinem Mist gewachsen). Die hellblau unterlegte Seitenleiste ganz links wird nicht zu den Panes gezählt, das ist ja eher eine dem Finder vergleichbare Seitenleiste für Favoriten usw. Ich hatte die Liste übrigens in einer dritten senkrechten Spalte und rechts daneben dann den Dokumenteninhalt; auch das konnte man ja nach Wunsch einstellen.

Diese Seitenleiste war bei mir immer ausgeblendet, weil darin alle Datenbanken – ganz egal, an welchem Ort sie abgespeichert sind – aufgelistet sind. Der Hersteller hält das für ein Feature, für mich ist das ein Bug, der mich enorm stört. Wenn ich mehrere getrennte Datenbanken habe, dann hat das seinen Grund, ich will die Daten dann tatsächlich strikt getrennt halten. So richtig geht das bei DEVONthink nicht, aber solange man die Seitenleiste ausblendete, konnte man das wenigstens ignorieren. Jetzt müsste ich diese mir verhasste Seitenleiste einblenden, um so halbwegs einen Three Pane View simulieren zu können, aber so richtig geht das auch dann nicht, weil der Seitenleiste bestimmte Fähigkeiten wie z.B. eine frei gewählte Anordnung der Ordner fehlen.
Das hängt natürlich von der Arbeitsweise ab. Die Zusammenlegung erzwingt, dass Dateien und Unterordner gemeinsam in einer Pane aufgelistet werden. Wenn man nun sehr viele Dateien und sehr viele Unterordner in einem Ordner hat (wie ich das tue) und dann noch tief verschachtelte Ordnerhierarchien, wird das Navigieren durch die Unterordner enorm umständlich bis praktisch unmöglich.

Wenn Du also sowas hast:

Ordner >
     [1000 Dokumente]
     Unterordner >
          [1000 Dokumente]
         Unterunterordner >
                [1000 Dokumente]
               Unterunterunterordner >
                       [3 Dokumente, darunter das gesuchte]
 
… dann werden Dir beim Aufklappen der Ordner 1000e von Dokumenten angezeigt, die Dich Null interessieren, um zu dem einen zu gelangen, das Du sehen möchtest.

Beim Three Pane View wären in der zweiten Pane nur die Ordner:

Ordner >
     Unterordner >
         Unterunterordner >
               Unterunterunterordner >

und in der dritten Pane dann die 3 Dokumente des ausgewählten Unterunterunterordners.

3 Unterordner und 3 Dokumente zu sehen, eines davon das gewünschte.

In DEVONthink 3: 3 Unterordner und 3003 Dokumente zu sehen, eines davon das gewünschte.
Nö. In Mail kannst Du beliebig verschachtelte Ordnerhierarchien haben und siehst in der Seitenleiste immer nur die Ordner und niemals die Mails, die sich ggf. darin befinden.
Der kann leider die Dokumentenliste nicht als Spalte links neben dem Dokumenteninhalt anzeigen, sondern nur darüber (weswegen hohe Dokumente abgeschnitten werden, was bei mir oft ein Problem wäre). Da das schon ein k.o.-Kriterium war, habe ich mir das Programm ansonsten gar nicht mehr näher angeschaut (aber, wie ich gerade bemerke, dennoch sogar vor 2 Jahren gekauft ).

Also diese Datenbank-Seitenleiste fehlt bei DT3. Bei mir werden keine nicht-geladenen Datenbanken angezeigt (das war in DT2 so). Für die Seitenleiste gibt es die Option "Datenbanken vereinen". Mit Datenbanken vereinen lässt sich nun in der Seitenleiste gut mit mehreren Datenbanken wie in einer Verzeichnisstruktur hantieren.
Also dein Punkt eins stimmt so nicht mehr.

Diese von Dir beschriebe Three Pane View ist heute kein Problem. In der ersten Spalte (Seiteleiste) öffne ich die Ordner soweit wie erforderlich und wähle einen Ordner. Dort sind keine Dokumente zu sehen!
In der zweiten Spalte (die Liste lässt sich als Spalte darstellen) kann ich dann auf der ausgewählten Ordner-Ebene mehrere Unterordner auf mehreren Ebenen öffnen und sehe dann auch die Dokumente in der Liste.
In der dritten Spalte sehe ich die Vorschau vom ausgewählten Dokument.

Du solltest Dir Devonthink 3 nochmal anschauen. Einen ausreichend anonymen Screenshot konnte ich gerade nicht erstellen.

... und den sechsten Menüpunkt der Mail-App zwischen Postfach und Format

Der Entwickler von EagleFiler soll sehr schnell auf Feedback reagieren und schwirrt zudem in diversen Foren rum (macrumors bin ich mir sicher) .

Benutzt Du das?
Empfehlung?

Ja, ich habe noch die Kaufversion Email Archiver Pro 3.8 auf dem Rechner. Aber so richtig glücklich war ich nie damit. Alle alten Mails, von denen ich im Laufe der Zeit weniger als 1% benötige, als PDF vorzuhalten, ist schon übertrieben.
Vor 3 Monaten bin ich auf Mail Archiver X umgestiegen. Das passt für meine Zwecke besser.

übertrieben ist noch untertrieben.

Daten, die man eher aus dem Weg haben will und zu einem Großteil für unwichtig hält, in ein aufwändigeres und mehr Speicherplatz benötigendes Format zu konvertieren, ist ja nun vollkommen widersinnig.

Ehrlich gesagt ist mir der ganze Sinn dieses Threads ziemlich rätselhaft. Warum lässt man die Mails nicht einfach in dem Programm, das optimal auf die Verwaltung von Mails zugeschnitten ist – Mail?

Wenn man dort einen Ordner Archiv samt passenden Unterordnen anlegt und die alten Mails dorthin verschiebt – was genau spricht denn da dagegen?

Ich habe alle meine Mails seit 1994 in Mail und wüsste beim besten Willen nicht, wo da ein Problem sein sollte.

@Weia: Ich bin ja der Initiator des threads und lese seit ein paar Tagen nur noch mit. Mein Fazit ist, dass ich die mails im Mail-Programm lasse

Si, besonders beim ersten Absatz müssen Dir wohl erstmal alle Recht geben

Der einzige Grund für meine "Verschlankungskur" in Form vom wegsichern und Abhängen der originalen Anhänge ist tatsächlich die Gesamtgröße des Mail-Ordners in der Library.. ich hab da eine größere Anzahl Mails von Videoschnipplern, Grafikern und Designern, die da recht große Anhänge an Mails haben.

Da da aber auch gerne mal Rechnungen dranhängen, die man als Designer natürlich als Indesign-Datei schickt (weil das der bekannte Hammer ist, mit dem man jedes Problem als Nagel erkennt und erschlägt), will ich die Anhänge halt nicht vollständig vernichten..

Waha
Na, das ist doch auch ein gutes Ergebnis.

Und es bestätigt sich mal wieder: Experten sind solche, die jedes nur erdenkliche Problem schon einmal erlebt und bewältigt haben. Schmeißt man mehrere Experten auf einen Haufen, wird schnell klar, dass es nie die eine, "richtige" Lösung gibt.

Deshalb: Schön, dass es hier so viel Beteiligung gibt

Nur um die Liste vollständig zu machen, wenn mal jemand hier vorbeischaut: Horcrux sieht als automatische Backup-Lösung interessant aus.

Exakt das ist auch der Grund, weshalb ich bis heute meine Strukturen beibehalten habe und Anhänge zu den jeweiligen Kunden/Projekten/wieauchimmer wegsortiere - sofern das sinnvoll ist - und sie dann von der jeweiligen E-Mail direkt nach dem wegsichern lösche.

Dadurch ist mein kompletter Mail-Datenbestand inklusive Archiv von 1997 bis heute etwa 4 GB groß (mehrere hunderttausend Mails). Dazu muss ich allerdings erwähnen, dass ich noch nie mit Apple Mail als Hauptprogramm gearbeitet habe, sondern über Claris Emailer, dann Powermail von ctmdev und danach bis heute mit Postbox von Postbox Inc. (ein T,hunderbird-Derivat). Apple Mail nutze ich nur auf den iOS-Geräten (und bin nicht allzu begeistert .

Das Archivieren und ggf. aufräumen/löschen war mir bei den Mails schon immer ein Graus, da es für mich zeitaufwändig ist. Bei der Größe meines Mail-Datenbestands brauche ich mir um schnelle Sicherung - auch online via Syncovery - keine Gedanken zu machen.

Dokumentenverwaltung ist allerdings so individuell, dass es kein Patentrezept gibt. Daher gefällt mir dieser Thread sehr gut, weil ich Einblicke in das Daten-/Dokumentenhandling - speziell bezüglich E-Mail - von Anderen bekomme. Das gibt immer Anregungen und kann ggf. das eigene Datenhandling verbessern.

@Waia: Speicherplatz + weil Apple.mail auch mal Ausfallerscheinungen haben kann. Zu Beginn von BigSur lief bei vielen z.B. die Suchfunktion nicht mehr vernünftig.

Ich würde eigentlich genau diese Funktion gerne haben wollen – aber dafür monatlich zu zahlen finde ich schon heftig.

Daher meine Frage: kann Mail Archiver Pro das auch?

Ich stelle mir es so vor:
am Ende des Jahres kommen alle Mails die ich archivieren will in eine Ordnerstruktur mit PDFs und den Anhängen.

Ist das sinnvoll bzgw. möglich?

Ich weiß nicht, ob es möglich ist, aber sinnvoll ist es sicherlich nicht.

PDF ist ein völlig anderes Format, das nicht für Emails gedacht ist. Worin soll der Sinn bestehen, Emails nicht in ihrem Originalformat zu belassen, sondern in PDFs zu konvertieren?

Nur ein simples Beispiel: Jedes PDF enthält eingebettet auch die Schriften, die zur Darstellung verwendet werden. Emails nicht. Selbst simpelste Emails, die nur aus 1 Satz reinem Text (keine Formatierung) bestehen, werden so zu aufgeblähten Dokumenten, die ein Vielfaches an Speicherplatz verbrauchen. Bei längeren Emails kommt es zu sinnlosen Seitenumbrüchen (PDFs sind seitenorientiert, Emails nicht) usw. Dazu kommen dann noch potentielle Konvertierungsfehler, die im Einzelfall Inhalte verschlucken. Und die Metadaten gehen verloren.

Wozu das alles?

Sehr gute Frage. Bei jeglicher Konvertierung eines Formates von A nach B kann es zu Verlusten, egal welcher Art kommen. Daher immer im Originalformat sichern und nur dann konvertieren, wenn es unbedingt sein muss, um z.b. die Dateienn mit einer neueren Version des Programms öffnen zu können.

Ich schleppe Mails seit 2007 im Mail Programm mit rum.
160 GB hat der Mail Ordner in der Library.
Das ist doch völliger Quatsch.

Die Mails von 2007 – sagen wir 2019 reichen mir auf einer externen Platte.
Da ist der Speicherplatz völlig egal – aber auf der internen SSD ist er viel zu wertvoll.

Und wenn ich wirklich mal eine Mail von vor 2019 brauche kann ich über Spotlight den Ordner durchsuchen.

Was spricht gegen diese Lösung?
Was würdest Du machen bei dieser Sachlage?

Gegen die Lösung, alte Mails auszulagern, spricht gar nichts. Nur sie dafür ins PDF-Format zu konvertieren, das ist völlig unsinnig aus den oben genannten Gründen. Es ist einfach das falsche Format.

• In Mail ein neues Postfach anlegen mit einem passenden Namen, z.B. Alte Mails.
• Die gewünschten Mails, ggf. sortiert in passenden Unter-Postfächern, in Alte Mails verschieben.
• Mail beenden.
• Im Finder in ~/Library/Mail/V6 (Pfad gilt für Mojave, weiß nicht, ob sich seitdem was geändert hat) mit Spotlight nach Alte Mails.mbox suchen und diesen Postfach-Ordner auf die externe Festplatte verschieben
• Auf der externen Festplatte ein Alias von Alte Mails.mbox erstellen und an den ursprünglichen Speicherort von Alte Mails.mbox verschieben.
• Mail starten.

Fertig. Wenn Du aber dann versuchst, in Mail auf das Postfach Alte Mails zuzugreifen, ohne dass die externe Festplatte gemountet ist, wirst Du natürlich eine Fehlermeldung bekommen. Also immer dran denken, erst die externe Platte zu mounten!

Erkennt EagleFiler & Co doppelte E-Mails und Dateien?

Devonthink und EagleFiler ja. Doppelte Mails können in der Standardeinstellung gar nicht erst importiert werden.

OK Aber dann schleppe ich doch trotzdem im Mail Index und in der Suche 15 Jahre alte Mails rum?
Ist es nicht schneller / übersichtlicher wenn ich ein schlankeres Mail habe mit sagen wir den Mails von den letzten 3-4 Jahren – und wenn ich dann wirklich mal alte Mails von davor brauche in den Ordner mit den PDFs und die entsprechende Spotlight-Suche gehe?

Was heißt „rumschleppen“? Der Gag von Spotlight ist doch gerade, dass alles erfasst wird. Spotlight wird kein bisschen schneller, wenn es vermerkt, dass der Pfad zu älteren Mails jetzt auf eine externe Festplatte führt. Und Spotlight ist – nicht bei der Indizierung, wohl aber beim Suchen – doch rasend schnell?!?

Das finde ich seltsam, dass sich jemand über einen vollständigen Index beschwert …
Da sitzt Du glaube ich einem Missverständnis auf. Mail besitzt keine eigene Suchfunktion; es ruft intern einfach Spotlight auf, wie der Finder auch, und sagt lediglich, Spotlight solle nur Treffer innerhalb von ~/Library/Mail auflisten. Im Prinzip dasselbe, wie wenn Du ~/Library/Mail im Finder auswählst und dann dort mit Spotlight suchst.

Und die Suche in Mail kannst Du ja auch weiter eingrenzen, indem Du bei der Suche z.B. angibst, dass nur bestimmte, ausgewählte Postfächer durchsucht werden sollen. Wenn bei denen das Postfach Alte Mails nicht dabei ist, werden auch keine Treffer daraus angezeigt.

Die Vorstellung, es gäbe ein „schlankes“ Mail und schlank wäre irgendwie gut, ist fern der technischen Realität.
Aber abgesehen davon, dass Du in beiden Fällen dasselbe Spotlight für die Suche verwendest (was Dir offenbar gar nicht klar ist) – was hat das denn mit dem für Mails völlig unpassenden PDF-Format zu tun? Warum willst Du partout PDFs? Das verstehe ich nicht.

Wenn Du unbedingt möchtest, kannst Du doch einfach Alte Mails.mbox auf der externen Festplatte im Finder mit Spotlight durchsuchen; dann hast Du denselben Effekt wie mit Deinem komischen PDF-Archiv, nur eben im für Mails korrekten Format. Und wenn Du den Teil mit dem Alias zurück nach ~/Library/Mail fortlässt, dann kannst Du sie nur noch im Finder finden und nicht mehr in Mail – wo immer da auch der Vorteil sein soll. (Dann solltest Du, damit das sauber ist, Alte Mails.mbox im Finder aber auf die externe Festplatte kopieren (nicht verschieben) und danach In Mail das Postfach löschen, so dass Mail auch „weiß“, dass es dort fehlt.

Kurzum, alles, was Du möchtest, geht auch mit einem externen Postfach; eine Konvertierung ins PDF-Format hat damit nicht das Geringste zu tun und ist zudem eben völlig unsinnig. Keine Ahnung, wie Du auf diese Idee kommst. Ich meine, wenn Du irgendwelche iTunes-Videos auslagern willst, konvertierst Du die doch vorher auch nicht in PDFs – oder doch?

Weia

Die Mails werden ja nicht nur von Spotlight indexiert. Mail pflegt auch eine interne SQLite-Datenbank, die entsprechend voller und langsamer wird. Wobei "langsamer" eher theoretischer Natur ist. Ich habe meine Mails von 2000 bis 2018 lokal aus meinem IMAP-Account ausgelagert. Mail ist dadurch nicht wirklich langsamer geworden. Allenfalls ist das Suchergebnis unübersichtlicher. Allerdings ist die Mail-Suche auf dem iPhone wieder flotter, dort läuft sie ja auf dem IMAP-Server. Offenbar ist die Suche da nicht so flott wie von Spotlight.

Ein Problem des Archivs direkt in Mail ist zudem das Risiko das Datenverlustes durch unachtsame Aufräummaßnahmen. Ich hatte mal beim Aufräumen mittels intelligenter Ordner "altes Zeugs" gefunden und gelöscht, um dann erst später zu realisieren: Ach Mist, das war ja mein Archiv. Ich hatte vergessen die Regeln so einzuschränken, dass sie mein Archiv ausklammern.

Aber nicht zum Suchen. Das geschieht für lokal gespeicherte Emails ausschließlich via Spotlight.

Leicht zu überprüfen, indem Du Spotlight für die Bootplatte deaktivierst. Dann findet auch Mail nichts mehr.
Der Nutzer ist immer das Hauptrisiko. Genausogut kannst Du wegen irgendeiner Unachtsamkeit das Mail-Archiv auf der externen Festplatte plattmachen.

Im übrigen: Kein Backup, kein Mitleid.

Die externe Platte muss in ein Backup eingeschlossen werden.