ich versende meinen Kunden seit lange Zeit Rechnung als PDF ohne Signatur. Unter anderen zählen auch Unternehmen die Weltweit präsent sind.

Heute müsste ich eine "minirechnung" für einen Verein schreiben... für den ich meine Arbeit fast geschenkt hatte. Sieh da, sie akzeptieren eine Rechnung im PDF-Format nur mit einer Signatur. .. oder natürlich per Post.

Mit aller meinen Kunden hatte ich bis jetzt nie ein solches Problem.
Nun meine Fragen:
1. Muss man eine Signatur mit versenden?
2. Wo bekomme ich eine Signatur für PDF?
3. Muss man wirklich eine Signatur bei liegen?

Seit dem 1.07. 2011 (Rückwirkend) nicht mehr.



http://dipbt.bundestag.de/dip21/btd/17/051/1705125.pdf

Das Thema interessiert mich auch ...

mostwanted
Da steht was von „Gesetzentwurf“. Das heißt ja noch lange nicht, dass es auch so ist.

[quote= mostwanted] Seit dem 1.07. 2011 (Rückwirkend) nicht mehr.

Danke für die PDF-Datei.
BEvor ich mir die ganz PDF druchlese: Was meinst du? Soll man eine Signatur oder nicht?

Der grosse Knackpunkt ist §14 Umsatzsteuergesetz, welches eine digitale Signatur oder EDI vorrausgesetzt hat.
Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 sollte eine dritte Alternative, in Form einer internen Kontrolle, geschaffen werden. Wenn ich mich recht erinnere gab es Knatsch zwischen Bundestag und Bundesrat und irgendwie ist dieser Punkt dann scheinbar doch nicht durchgegangen. Man vergleiche Entwurf oben und aktuelles Gesetz: http://dipbt.bundestag.de/dip21/btd/17/051/1705125.pdf

Interessant ist, dass der Rechnungsempfänger einer elektronischen Rechnung sogar zustimmen muss.

Bevor ich mir den technischen Hokuspokus (Software, qual. Signatur, Hardware) kaufe, würde ich die Rechnung lieber mit der Post verschicken, in der Hoffnung, dass das Umsatzsteuergesetz doch noch geändert wird.

Grundsätzlich gilt: Das elektronische Versenden einer Rechnung ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger zustimmt. Es ist allerdings gestattet, eine "Strafgebühr" aufzuschlagen, wenn der Empfänger auf einer Papierrechnung besteht.

Am 23.09.2011 wurde im Vermittlungsausschuss des Bundestags eine revidierte Fassung des Steuervereinfachungsgesetzes beschlossen. Seitdem gilt:

- Rechnungen, die vor dem 01.07.2011 elektronisch zugestellt wurden und auf denen Umsatzsteuer ausgewiesen ist, sind nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn sie mit einer qualifizierten digitalen Signatur versehen waren. Rechnungen ohne eine solche Signatur waren aus Sicht des Kunden sozusagen "ungültig".
- Rückwirkend ab dem 01.07.2011 sind die Signaturen nicht mehr notwendig.

Achtung: In der revidierten Fassung des Gesetzes ist nun der Empfänger verpflichtet, die elektronische Rechnung auf einem nur einmal beschreibbaren Medium (z.B. CD-R) für 10 Jahre aufzubewahren. Ausdrucken der Rechnung auf Papier ist für E-Rechnungen keine zulässige Aufbewahrungsart!

Ich bedanke mich sehr für die Mühe und die ausführliche Erklärung.

Jetzt weiss ich etwas mehr darüber. Aber ich weiss noch immer nicht ob ich eine Rechnung die ich heute als PDF-schreibe, MIT oder OHNE Signatur senden darf.

- Rückwirkend ab dem 01.07.2011 sind die Signaturen nicht mehr notwendig.

Ich habe in der PDF Datei ( 1705125.pdf ) danach gesucht ... kann mir jemand bitte sagen wo das steht?

es gib doch ein paar zusätzliche Infos in Web

hier zB: http://www.frankfurterstadtkurier.de/html/steuertipps.html

unter KW 41/2011

Das war doch alles beantwortet:

Wenn der Empfänger die elektronisch versandte Rechnung so nicht annehmen will, kannst Du nichts machen. Aber Du darfst ihm dann die Arbeit für die Papierrechnung und Porto zusätzlich in Rechnung stellen.

Wenn der Empfänger E-Rechnungen aber akzeptiert und Du sie heute oder in Zukunft ausstellst, brauchst Du keine Signatur mehr.

Die oben angeführte PDF-Datei 1705125 ist nicht gültig, da es sich nur um den Gesetzentwurf handelt, der so nicht verabschiedet wurde. In Kraft tritt eine veränderte Fassung, und zwar erst am 01.01.2012. Die zuständigen Gremien haben aber rechtsgültig beschlossen, dass die Signaturvereinfachung rückwirkend zum 01.07. gilt.

Hallo,
hier ein Tipp aus der aktuellen Mac easy:
Zitat
PDPs unterschreiben
Obwohl Verträge heutzutage sogar im Internet geschlossen werden können, bleibt ein bestimmter analoger Arbeitsablaut nur selten erspart: ausdrucken, unterschreiben, einscannen. Dank Vorschau gehört dies in Lion Jedoch der Vergangenheit an, der iSighte-Kamera
sei Dank. Erstellen lässt sich die Unterschrift über die Funktion Signatur in der Anmerkungsleiste, zu erreichen über
[cmd] + [Hochstelltaste] + [A].
Ein Klick auf Signatur von integrierte
iSight-Kamera erstellen startet den Aufnahmemodus Anschließend muss nur noch die Unterschrift mit schwarzer Tinte auf ein Papier
geschrieben und in die Kamera gehalten werden. Über Akzeptieren und einen Klick in das Dokument erscheint dann die Unterschrift, die beliebig vergrößert werden kann.

Selber noch nicht ausprobiert, aber vorab mal gepostet.

F.-K.

Hallo,
habe es getestet, unglaublich es funktioniert.
F.-K.

Argh! Das ist nicht gemeint.

Für elektronische Rechnungen brauchte man bis vor kurzem eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Das ist ein digitales Zertifikat, das nur bestimmte Dienstanbieter ausstellen dürfen, die bei der Bundesnetzagentur akkreditiert sind.

Die offizielle Liste von Anbietern, bei denen man solche Signaturen erwerben kann, gibt es hier:

Und wer will das kontrollieren?

Es kann doch sein, dass ich eine Rechnung auf dem Mac erstellt, sie ausgedruckt und per Post verschickt habe. Dann wäre es keine E-Rechnung.

Wenn ich die selbe Rechnung nun aber per E-Mail verschicke und der Empfänger druckt sie aus, wie soll man sie dann von einer per Post verschickten Rechnung unterscheiden können?

@sonorman

Die Kette darf nicht unterbrochen werden. Einmal digital, immer digital. Bei Rechnungen von grösseren Firmen sieht man ob das vor Ort ausgedruckt wurde oder "echt" ist. Im Zweifelsfall schiesst man die 19% in den Wind, was Ärger und Rennerei mit sich bringt.


@barbagianni

Sorry, musste schnell aus dem Haus heute morgen und konnte nicht mehr dazu schreiben. Wurde ja mittlerweile ausführlich erklärt. Wenn dein Kunde zustimmt, dann ok - wenn nicht, ab in die Post. Ist ja nicht schlimm. Ich persönlich finde, der Staat sollte sich freuen wenn man brav auf Rechnung schreibt und dem ehrlichen Bürger keine Stolpersteine in den Weg stellen. Aber offensichtlich ist der Betrug mit Umsatzsteuer aus dem Ruder gelaufen und rechtfertigt diese Massnahmen. Bürokratie made in Germany.

mostwanted

Aber in meinem Beispiel könnte das niemand unterscheiden.

Die Praxis ist nun mal so, dass viele Kleinbetriebe ihre Rechnung auf dem Compter erstellen (z.B. In Word), ausdrucken und per Post verschicken. ODER man verschickt eine PDF-Rechnung und bittet den Empfänger sie auszudrucken. Da gibt es keine "digitale Kette", die nachvollziehbar wäre und das Finanzamt kann anhand des Ausdrucks nicht feststellen, ob der Rechnungsersteller sie ausgedruckt hat, oder der Empfänger.

Ja, das stimmt.

es ist die Frage wer was beweisen muss: Der Rechnungsempfänger will ja diese Ausgabe von seiner Steuer abziehen, also muss er die Rechnung dazu aufheben. Digital oder analog. Es kann nur keiner sagen, "ich hatte damals ein pdf bekommen fragen sie mal beim Rechnungsaussteller nach".

Sonorman

Wenn beim Rechnungsempfänger mal eine Steuerprüfung stattfindet und die auch die Rechnungsschreiber prüfen, dann wird das "rauskommen". Ob man dann mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen hat, ist latürnich eine andere Frage.

Ich hatte bisher immer auf das Ausdrucken der Rechnungen gesetzt, also beim Rechnungsersteller, sowie dem Kunden. Demnach wäre das nicht zulässig?

Aber wenn das Beide Seiten als Papier ablegen, wie sollte dann festgestellt werden, ob es eine elektronische Rechnung war? Was ist überhaupt eine elektronische Rechnung? Rechnungen werden heute doch fast immer elektronisch erstellt, nur der Versand kann dann eine Rolle spielen.

Naja, ich würde bei der ausgedruckten Papiervariante und dem Versand per PDF bleiben. Möchte der Empfänger eine Papierrechnung, bekommt er sie halt.

Richtig. Nur die elektronische Zustellung ist gemeint.

Vor dem 1. Juli waren auch zugefaxte Rechnungen für die Umsatzsteuer ungültig. Nach dem 1. Juli gelten Faxe als Papierrechnungen.

Naja, aber das ist nach der neuen Rechtslage überflüssig. Man kann jetzt Kosten sparen, indem man auf beiden Seiten nicht mehr druckt. Der Empfänger muss alle Rechnungen nur auf CD brennen. Bei einem Kleinbetrieb sollte es reichen, wenn er das einmal jedes Jahr macht und wenn der Steuerprüfer sich anmeldet.

Ich drucke alle Rechnungen, welche ich erhalten habe und auch die die ich gesendet habe immer auf Papier aus.
Warum? Damit ich sie jedes 1/4-Jahr für die UsSt-Voranmeldung zusammen mit meinen Bank-Kontoauszügen manuell abgleichen. Und alle zusammen in einem Ordner aufbewahren kann.

Nun so bin ich sicher dass ich niX vergessen haben an das Finanzamt mitzuteilen und dabei muss ich keine Rechnungen einscannen.

Ein Software die mir diese Arbeit spart kenne ich nicht.
Oder gibt es doch etwas in die Richtung?

Heißt "erhalten" und "gesendet" per E-Mail? Ausdrucken ist natürlich nicht verboten, aber Du musst als Empfänger die Rechnung im Originalzustand vorweisen können, wenn Du die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machst.

Warum "einscannen"? Das ist ja generell unbrauchbar.

Sowohl nach dem alten als auch nach dem neuen Gesetz bist Du als gewerblicher Empfänger verpflichtet, die Originale der Rechnungen 10 Jahre lang aufzubewahren. Bei einer Rechnung, die per Papier zugestellt wurde, ist dieses Papier aufzubewahren, bei einer Rechnung, die als Datei angekommen ist, ist diese Datei unverfälschbar zu archivieren. Was "unverfälschbar" heißt, wird durch weitere Verordnungen geregelt.

Sogar wenn man eine handschriftliche Notiz auf einer eingegangenen Rechnung macht, könnte das Ärger bei einer Betriebsprüfung geben, denn das Original wurde ja dadurch verfälscht. Auf gleiche Art sind auch alle "Medienbrüche", also nachträgliches Ausdrucken oder Einscannen unzulässig, wenn man das dabei entstehende Produkt zu Zwecken der steuerlichen Archivierungspflicht verwenden will.

Ist nur die deutsche Bürokratie so bescheuert oder leiden andere Menschen auch unter solcher Anstellerei?

Das glaub ich jetzt wiederum nicht. Bei uns wird beispielsweise schon seit Jahren auf der Rechnung ein Eingangsdatum aufgestempelt und ein Barcode aufgeklebt.