Ich möchte gerne nach und nach meine sämtlichen Akten und Daten digitalisieren und möglichst effizient verwalten ("paperless office" auf neudeutsch). Dabei stellt sich mir die Frage, ob ich dies am besten mit DevonThink oder "klassisch" per Ordnerstruktur im Finder organisiere. Ich habe dazu bereits in diesem Thread gute Argumente für beide Lösungen gefunden.
Bei DevonThink gefällt mir besonders die Suchfunktion, die automatische Ablage von Scans als durchsuchbare PDFs und die vernetzte Datenbankstruktur mit "Replicants". Es ist somit sicherlich leistungsfähiger und komfortabler, als eine eigene Ordnerstruktur im Finder zu pflegen.
Die klassische Ordnerlösung erscheint mir hingegen zukunftssicherer und ist mir durch ihre Einfachheit sympathisch.
Zu DevonThink stellen sich mir einige Fragen:

1. Was würdet Ihr empfehlen, den kompletten Import von Dateien in die DevonThink-Datenbank oder eine nur aus Verweisen bestehende Datenbank?

2. Angenommen, ich würde alle wichtigen Dateien in die DevonThink-Datenbank importieren, arbeitet man dann nur noch aus DevonThink heraus und hat dann sozusagen gar keine Dateien mehr im Finder?

3. Wenn ich alle Dateien in der Devon-Think-Datenbank habe, was ist dann mit TimeMachine-Backups? Wird bei jeder Änderung die komplette Datenbank neu gesichert? (Das wäre ein großer Nachteil für mich)

Wenn Ihr Euch auch bereits mit diesen beiden Archivierungsalternativen auseinandergesetzt habt, wäre ich für alle Tips oder Argumente dankbar!

Ich arbeite mit ExactScan und Together, was ich in diesem Thread geschrieben habe, der Dir evtl auch noch weiter hilft.

Bei Together, evtl. auch bei anderen, werden die Daten in einen eigenen Ordner kopiert und arbeitest dann nur noch mit dem einen Programm.
Daten in Ordner zu Pflegen, habe ich persönlich nach dem Wechsel zu Apple aufgegeben, da ich es schon zu PC Zeiten nie in den Griff bekommen habe und mit der Zeit mehr Zeit zum suchen als zum finden investiert habe.

DevonThink scheint bei sehr vielen sehr beliebt zu sein, doch ich entschied mich nach etlichen Tests doch für die obige Kombination.

Schau Dir einmal Evernote an (www.evernote.com). Dort kannst Du Dir einen kostenlosen Account anlegen und dort ausgiebig testen. Die Jahresgebühr für ein Premium-Paket kostet ca. 45,00 US-$.

Es gibt einen guten Client für Mac, einen fürs iPhone und eine Email-Adresse, an die Du bestimmte Dokumente - z. B. Rechnungen von Apple - direkt in Dein Archiv senden lassen kannst.

Evernote führt eine Vollverschlagwortung durch, d. h. Du müsstest nicht einmal selbst verschlagworten, denoch findet er die Dokumente sehr treffsicher.

Viel Spaß beim Testen.

Schon mal danke für die Hinweise. Together scheint mir im Prinzip in Richtung DevonThink zu gehen, aber nicht ganz so leistungsfähig zu sein. Evernote hatte ich mir auch schon einmal angesehen, ich möchte aber aus Geschwindigkeits- und Datensicherheitsgründen eine lokale Lösung.
Mich interessiert v.a. mein dritter Punkt der TimeMachine-Backups, hat damit jemand Erfahrung?

Bei Devonthink werden die Daten auch intern in einer normalen Ordnerstruktur abgelegt (alles auch mit Finder direkt erreichbar):
unter Info wird für jeden Eintrag der genau Pfad angezeigt.

Die wirklichen Daten liegen alle unter deinem User/Library/Application Support/Devonthink 2/Files.noindex/...

D.h. TimeMachine sichert nur geänderte Einträge von Devonthink.

Racker

Ich bevorzuge den Import der Dateien.

Das hängt von Deinem persönlichen Workflow ab.
Du kannst alle ausgewählten Dateien im Finder anzeigen lassen!
Du kannst jede Datei aus DEVONthink herausziehen und an einem anderen Ort bearbeiten.

Keine Sorge, es werden nur die Änderungen gesichert. (AFAIK)
Sonst müßte ich anbauen, um Platz für zusätzliche Speichermedien zu schaffen.

Ah, auf den Experten habe ich gewartet! Danke für Deine Antworten.Warum?OK, aber was passiert, wenn ich diese Dateien im Finder verschiebe oder aus dem Finder heraus öffne und ändere? Bekommt DevonThink dann die Änderungen mit? Wenn nicht hieße das ja dann, dass man sinnvollerweise nur noch aus DevonThink heraus arbeiten sollte und dann bräuchte ich auch keine Dateien im Finder mehr außer den DevonThink-Datenbanken, oder?)Ist das wirklich so? Schließlich ist ja nur EINE Datenbank-Datei sichtbar, die einige GB groß sein kann.
Wie funktioniert denn die Wiederherstellung einzelner Dateien aus TimeMachine?

Bei mir ist der Files.noindex-Ordner als Paketinhalt Bestandteil der DevonThink-Datenbank. Daher meine Bedenken mit TimeMachine. Ich würde es ja gerne ausprobieren, weiß nur nicht, woran ich erkennen soll, was TimeMachine genau macht.

Racker

Ich arbeite mit mehreren Datenbanken.

• Für mich ist es einfacher, sämtliche Dateien ausschließlich in DEVONthink zu sammeln.
Was besser oder schlechter ist, das hängt nicht zuletzt von Deinen eigenen Vorlieben ab.

Schau Dich mal ein wenig im DT-Forum @@ zu diesem Thema um.

• Wenn Du Dateien im Finder öffnest, dann bekommt DEVONthink das mit.
Ich mache das nie.

Wenn ich Dateien ändere, dann öffne ich sie außerhalb von DEVONthink mit dem entsprechenden Programm, das zur Bearbeitung vonnöten ist.
So bleibt Dir die Original-Datei erhalten. Ersetzen kann man diese immer noch.

Wenn Du Dateien direkt in DEVONthink änderst, dann solltest Du schon genau wissen, was Du tust

• Du kannst problemlos die komplette Datenbank via TimeMachine wiederherstellen.
Einzelne Dateien mußt Du im Finder anzeigen lassen und dann einfach wiederherstellen.

Easy peasy

Ach ja, Du kannst natürlich auch über Werkzeuge>Backup wiederherstellen Daten zurückholen.

Danke! Hot Mac

@Racker
Hab mir einiges an Programmen angesehen und bin dann bei Devonthink gelandet. Hab mir vor sieben Monaten Devonthink als Pro Office Version geholt und mit Sicherheit noch nicht alle Möglichkeiten und Funktionen herausgefunden.

Das war für mich aber auch nicht entscheidend. Ich wollte mir - so wie du auch - eine digitale Ablage schaffen. Die Lösung sollte schnell, einfach und sicher sein. Dafür ist Devonthink prima geeignet! (in Kombination mit der Time Machine sind die Daten zumindest auch noch mal gesichert...)

Zusätzlich habe ich mir noch einen Fujitsu ScanSnap S1500 gekauft. Die Kombi aus den beiden Anschaffungen ist übrigens perfekt!!!

Du legst wirklich nur noch das Scan-Dokument ein, drückst einen Knopf (der Scanner hat nur diesen einen Knopf!) und die Dokumente landen turboschnell als durchsuchbare *.pdf Dateien in Devonthink. Und dann ist Devonthink so clever, dass es die Dokumente für dich auch noch vorsortiert. Wenn du es also möchtest, dann werden die Kontoauszüge immer gleich in deinen Ordner Kontoauszüge geschoben oder die Telefonrechungen halt immer in den Ordner Telefonrechungen...

Seit der Umstellung auf Devonthink habe ich wirklich nur noch einen einzigen Leitz-Ordner mit einigen Trennblättern. Da lege ich nach dem Scannen nur noch die notwendigsten Dokumente ab (Versicherungspolicen, Verträge, etc.) Alles andere landet bei mir seit dem sofort im Schredder.

Mittlerweile hat auch meine Frau herausgefunden, dass es ganz praktisch ist eine komfortable Suchfunktion für seine ALDI, LIDL und PENNY Bons zu haben. Wo hätte ich sonst auf die schnelle den Bon für die defekte Küchenwaage mit 3 Jahren Garantie gefunden?


Die Lösung mit den "Dateien in Ordner strukturierter Ablage" habe ich übrigens auf der Arbeit. Wenn du dich eisern an deine Vorgaben hälst, dann ist das auch okay. Aber im Vergleich zu meiner privaten Devonthink-Lösung zu Hause hängt die Ordnerlösung auf der Arbeit leider gefühlt um Lichtjahre hinterher.


Wie gesagt, richtig gut wir die Lösung erst durch den passenden Einzugscanner. Der S1500 ist übrigens die Windows Version. Die MAC Version S1500M kostet um einiges mehr und ist farblich nicht so schick. Da die Windows Version aber auch mit MAC Treibern ausgeliefert wird kann ich nur dazu raten

Danke auch Dir für den Erfahrungsbericht!
Und die Windowsversion des Scansnap ist wirklich voll am Mac nutzbar? Oder gibt es Einschränkungen bzw. Workarounds? Preislich ist das ja ein großer Unterschied: 290€ vs. 400€ auf Ebay.

Ja ist voll nutzbar. Keine Einschränkungen! Die MAC Version ist nur durch die mitgelieferte Software so teuer! Auf die Software kannst du aber getrost verzichten, denn Devonthink regelt das ja alles für dich.

Mir fällt spontan übrigens kein anderes Gerät ein, was mir nach Anschaffung auf Anhieb einen so großen Nutzen beschert hat wie der S1500.
Ich freue mich immer noch täglich, wenn ich die eingegangene Post in den Duplex Scanner lege und den einen Knopf drücke

Da ich den Nutzen des Gerätes kenne und letztes Jahr selbst noch 40,- EUR mehr dafür bezahlt habe, kann ich dir eigentlich nur empfehlen für 290,- EUR sofort los zu legen!

Nach deinen ersten 20 gescannten Dokumenten in Devonthink wirst du verstehen was ich damit gemeint habe

Bin mir sicher, das die Kombi Devonthink und S1500 dann für dich persönlich ebenfalls die beste Anschaffung des Jahres wird