Ich habe zahlreiche Tabellen für Kontakte, Ausgaben, Verträge etc. Standard ist hier sicherlich Excel. Aber Excel ist eigentlich eine Tabellenkalkulation und für Auswertungen von Tabellen nach Kriterien limitiert.

Was ich suche, sind Funktionen wie unterschiedliche Ansichten der Tabelle, flexible Gruppierung anhand von Kategorien, speicherbare Suchen, Hervorhebung von Zellen anhand von Kriterien (z.B. Datum überschritten), einzelne Datensätze/Zeilen sollten sich per Link von anderen Programmen aufrufen lassen.
Ich habe schon einiges ausprobiert, aber glücklich bin ich mit allem nicht.

Airtable: Online Datenbank. Das kommt meinem Vorstellungen schon nahe. Die Daten sind aber nur online verfügbar und während es auf iPad richtig flott ist (mit eingeschränkter Funktionalität), ist es auf dem Mac ruckelig. Schade.
Access, Ninox, Filemaker: alles sehr altbacken. Ein mehrdimensionale Datenbank ist gut, aber nicht wirklich notwendig. Verknüpfung von Kontakten mit Projekten lässt sich bei mir weitgehend zweidimensional abbilden.
Excel: Gruppierung ist statisch. Einmal gruppiert, muss ich die Gruppierung auflösen, um nach anderen Kriterien zu gruppieren. Ich könnte für jede Gruppierung eine separate Ansicht bilden. Aber die Suche muss ich jedesmal neu erstellen. Auf dem iPad funktionieren Links in einer Zelle zu anderen Apps nicht, auf dem Mac schon, jedoch erfolgt jedesmal eine Sicherheitsfrage, die sich nicht abschalten lässt - nervig.
Numbers kann nach Kategorien gruppieren. Ändere ich die Kategorie wird neu gruppiert. Gefällt mir. Die Suche muss auch hier jedesmal neu erstellt werden. Habe ich Kategorien eingeklappt, wird nicht innerhalb dieser Kategorie gesucht. Ich muss also alle Kategorien aufgeklappt lassen. Ich kann keine Spalten gruppieren und muss alle Spalten sichtbar lassen oder ausblenden.
OmniOutliner: Mehrere Suchen sind speicherbar. Keine flexiblen Kategorien, aber ich kann Zeilen in eine Hierarchie einordnen. Somit eigentlich schon ganz gut, aber es ist OmniOutliner doch anzumerken, dass es eher für die Erstellung von Texten und nicht als Datenbank-Ersatz gedacht ist.

Im Moment nutze ich hauptsächlich Numbers und OmniOutliner. Gibt es da nicht besseres? Das gibt's doch nicht...

Papierlos

Was spricht gegen FileMaker?
Da hast du jede Freiheit die du suchst.

Wie bereits @becreart erwähnt hatte, würde ich ebenfalls zu FileMaker tendieren. Alternativ zu Access. Diese Programme wurden genau für deinen Einsatzzweck entwickelt.

Papierlos

Was Du brauchst, ist ein relationales Datenbanksystem. Dieses gibt es in Größen von winzig bis riesig. Filemaker und Access sind solche Systeme, zugeschnitten für Otto Normalverbraucher, noch klein, aber schon recht teuer. "SQLite" ist der (geschützte) Name für eine eine offene Programmbibliothek, zu der es als Nutzerschnittstelle diverse APPs zu geringem Preis gibt.

SQLite-Systeme zählen eher zu den winzigen Systemen, reichen aber für kleinere Unternehmen völlig aus. Das besondere an diesen Systemen ist, daß alle Daten in einer einzigen Datei untergebracht sind. Deren Struktur ist für alle APPs gleich. Dadurch kannst Du die App wechseln, ohne die Datenbank neu aufzubauen. Die Daten lassen sich außerdem leicht in die Hand nehmen, verschlüsseln und überall hintragen.

Einen Einstieg dazu findest Du in Wikipedia unter dem o.g. Namen. Welche die beste APP für Dich ist, erfährst Du am bestem in diesem Forum.

becreat und maliker
Filemaker 18 habe ich vor ein paar Tagen kurz angetestet. Ein Problem, welches mir sofort auffiel, ist, dass ich keine URLs zu Notizen von Evernote oder zu Dateien in Devonthink angeben kann bzw. generell Links zu anderen Programmen. (Help-Seite von Filermaker zu URLs.

So eine Tabelle oder Datenbank soll für mich jedoch gerade der Ausgangspunkt sein, von wo ich auf die gespeicherten Infos in anderen Programmen verweise (Scrivener, iCloud, Omnifocus, Mail, ...).

Access läuft auf Windows. Auf meinem MBP aus 2013 springt da gleich der Lüfter an, wenn Parallels mit Access läuft...

Das Problem bei RDBMS ist nicht, eine geeignetes zu finden sondern ein Lösung für die leichte und schnelle Erstellung von Oberflächen für die Datenbank.
Klassiker auf dem Mac sind Filemaker und 4D, von NeXT stammt Openbase.
Wenn Du bereit bist mit einem anderem Tool z.B. via Webfrontend (Ruby on Rails, Django, PHP, …) oder einer Skriptsprache was zu bauen, kann man faktisch jedes RDBMS nutzen: PostgreSQL, MySQL, MariaDB, … das ist kostengünstiger aber der Aufwand ist ungleich höher.

Wiesi und gfhfgfhfk
An SQLite habe ich nun noch gar nicht gedacht, danke. So auf den ersten Blick sieht so etwas wie Navicat oder Tableplus ja interessant aus. Die Datenbank könnte auf der Synology liegen.
Die Relationen einer Datenbank zu planen etc. bekomme ich hin, aber wenn ich mit einer Skriptsprache ran muss, stehe nach viel Arbeit womöglich (wahrscheinlich) am Ende mit leeren Händen da, weil es doch nicht klappt.
Also lieber einfach. Mehr als drei Tabellen muss ich gar nicht zu einer Datenbank verknüpfen. Flexibilität bei den Ansichten und so Kleinigkeiten wie aufrufbare URLs sind da viel wichtiger.

Papierlos
Wenn Du nur drei Tabellen hast, ist eine Datenbank eigentlich mit Kanonen nach Spatzen geschossen. Die Skriptsprache für alle diese Datenbanken ist SQL. Sie ist leicht zu erlernen, und es gibt haufenweise Literatur. Wenn Englisch für Dich kein Problem ist, findest Du sehr gute Dokumentation auch auf der Webseite von sqlite.org.

Auf jeden Fall mußt Du aufpassen, daß Dir die Brüh nicht teuerer kommt als der Braten. Will sagen: In der Zeit, die Du fürs Lernen brauchst, kannst Du vieles von Hand machen.

Was Navicat anbetrifft: Ist auch nicht grade billig. Aber es gibt eine kastrierte Version die nur mit SQLite arbeitet. Wenn Du sehen willst, was auf dich zukommt., dann kannst Du mit einem der vielen kostenlosen APPs herumspielen. (Wenn etwas nicht geht, mußt Du den Fehler nicht unbedingt bei Dir suchen.) Oder Du holst Dir die Erweiterung "SQLite Manager" für den Firefox.

Papierlos
Dein Projekt scheint das, was ich auch länger schon suche.
So eine kleine eierlegende Wollmilchsau: zu den verschiedenen Projekten jeweils eine Übersicht der Termine, relevante Mails & Projektdateien mit Links, die die entsprechende Datei öffnen (auch wenn die Datei auf einer synchronisierten Dropbox liegt).
Bisher behelfe ich mir mit den einzelnen Tools (Finder-Ordner, Excel-/Word-Dateien, Terminplaner), habe aber noch keine Möglichkeit gefunden, diese Tools an einer Stelle zusammenzuführen.
Das ganze mit einem Datenbankprogramm selbst zu programmieren scheint mir auch mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Bzw. dafür müsste ich vorher ziemlich viel lernen/Zeit investieren, dabei möchte ich eher Zeit sparen.

Wiesi
Danke für deine Tipps. Ich werde es mal tatsächlich mit SQLite probieren. Das hätte den Charme, dass es auch eine zukunftssichere Lösung wäre.
FelixE
Du scheinst das Problem zu kennen.
Meine Listen in Numbers und OmniOutliner halte ich schlank. Ich nehme mal als Beispiel die Kontaktliste. Eine Kontaktliste enthält z.B. keine Telefonnummern, keine Adressen etc. - völlig überflüssig - sondern einen Link zu einer Evernote-Notiz, wo die Visitenkarte abgelegt ist mit einer Chronologie. Devonthink ist auch hervorragend, da sich alle Dateien per Verweis verlinken lassen; bei Aufgaben verlinke ich zu Omnifocus usw.
So eine zentrale Kontakte-Liste muss hingegen Informationen enthalten, nach denen ich tatsächlich sortieren/filtern/kategorisieren will. Wozu nach der Telefonnummer filtern?
CRM-Systeme gehen völlig an meinem Bedarf vorbei. Warum sollte ich Informationen (Visitenkarten, Dateien etc.), die ich schon an diversen Stellen habe, alle neu in ein System übertragen? Und dann bilden die Systeme noch den völlig falschen Workflow ab (ich bin nicht im Sales).
Jetzt erledige ich die Wollmilchsau mit der Kanone.

Das Projekt SQLite erscheint mir doch unpraktikabel für mich. Für iOS/iPadOS-Zugriff für unterwegs ist es keine Lösung, die sich eben schnell realisieren ließe. Die Darstellung in Listenform nach Kategorien gruppiert (wie bei Numbers) habe ich bei diversen Anbietern auch nicht entdeckt.
Da bleibe ich bei Numbers und OmniOutliner. Airtable ist eigentlich die ideale Lösung, leider nur online und etwas ruckelig auf meinem Mac. Nur habe ich hier quasi in Minuten konfiguriert, was ich haben möchte.

Das Problem bei Datenbanken ist nie die Definition der eigentlichen Datenbank, sondern möglichst einfach eine Oberfläche zu erstellen, damit man die Daten eingeben und wieder auslesen kann. Dafür geht immer viel Zeit drauf. Filemaker oder 4D sind hier auf dem Mac am einfachsten umsetzbar. Was das Thema mobile Nutzung betrifft, wenn man einen Datenbankbestand haben will, ist man zwngsweise auf eine Weblösung über VPN o.ä. festgelegt, weil man sonst von unterwegs keinen Zugriff auf den Datenbestand zu Hause haben kann.