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Angebot - Zeiterfassung - Rechnung in einer Software: Ich bitte um Empfehlung

Keule
Keule26.10.1809:52
Ich Grüße Euch.

Als Selbständiger führe ich 2 Firmen. Damit arbeite ich für verschiedene Kunden in Deutschland. Der Ablauf ist in der Regel so: Angebot > Auftrag > Durchführung > Abnahme > Rechnung.

Ich wünsche mir dabei eine Software, die meinen Arbeitsablauf gut unterstützt.

Besonders wichtig sind für mich

  • eine Zeiterfassung pro Kunde / Aufgabe, die ich auf "Knopfdruck" in eine Rechnung übernehmen kann
  • ein Überblick aller historischen Aufzeichnungen pro Kunde (Angebote, Rechnungen, Schrift- und Mailverkehr)
  • eine gute Nutzerfreundlichkeit der Software
  • Mandantenfähigkeit (ich melde mich z.B. als Firma "IT" oder als Firma "Training" an)

Priorität 2 ist die Integration der Onlinebankingabfrage.


Was habe ich bereits probiert?

  • Revolver Office: erfüllt viele Anforderungen. Ist NICHT Nutzerfreundlich. Weiterentwicklung unklar.
  • Monkey Office: keine Zeiterfassung
  • Topix: erüllt meine Anforderungen, ist jedoch für mich zu teuer (Software + zwingender Pflegevertrag = brutto 3800 Euro + ab zweitem Jahr jährlich 640 Euro SW Pflegevertrag)
  • Grand Total: keine Mandantenfähigkeit. Integration der Zeiterfassung nur per externem Drittprogramm.
  • Online Software wie Lexoffice. Ich habe Vorbehalte bezüglich der Onlinedatenhaltung / Datensicherheit.

Welche Software kannst Du empfehlen, die meine Anforderungen erfüllt?
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Kommentare

trw
trw26.10.1810:05
Moin.

Ich nutze selber BankXPro, Totals3 und Tyme2 für "meinen Kram".
Das ist zwar untereinander/miteinader "synchronisiert" nicht nutzbar, reicht aber für meine Belange aus.
(da Online/Browser und Abos bzw sehr treure Software für mich dafür nicht in Frage kommen).

Ich hätte es auch sehr gerne mal so "komfortabel" wie von dir gewünscht/beschrieben, hab aber auch - für meine Wünsche/ansprüche - noch nie was passendes gefunden (was eben auch besonders "offine" ist bzw wenigstens nur über meine eigene oder favorisierte Cloud läuft). :'(

Hast du evtl auch doch mal als Alternative an eine Kombi aus mehreren Programmen gedacht?
Z.B. Grandtotal (das soll ja lt aufgeführter Liste mit div. Programmen zusammenarbeiten können: ) für die Rechnungen und dann z.B. für Banking das gelistete MoneyMoney und für Zeiterfassung z.B. das gelistete Tyme2.....
+2
hweber26.10.1810:57
Falls Du FileMaker verwendest: da gibt es ein Template 'Zeiterabrechnung'. Ich habe mir das im Layout leicht angepasst und benutze es seit Jahren mit Zufriedenheit.

Hab gerade noch einmal Deine Frage gelesen, deswegen 2 Ergänzungen:

1. FileMaker Zeiterfassung mit einer FileMaker Rechnung zu verknüpfen ist kein Problem.
2. Eine Onlinebankingabfrage in eine FileMaker-Anwendung zu integrieren, ist dann schon etwas spezieller: das mache ich mit Applescript und dem Programm MacGiro.
+1
Keule
Keule26.10.1811:16
trw, ich Danke Dir für Deinen Beitrag.

Derzeit erfasse ich Stunden / Zeiten in einer Excel Tabelle. Die manuelle Übernahme Excel > Abrechnungsprogramm ist zeitintensiv und fehleranfällig. In diesem Bereich erwarte ich einen besonders grossen Komfortgewinn.

Die Kombination GrandTotal + Timings + Monkey Office habe ich installiert. Jedoch fehlt Grand Total die Mandantenfähigkeit. Somit müsste ich 2 verschiedene Programme für die Rechnungen nutzen, z.B. GrandTotal für Firma "IT" und ein anderes Programm für Firma "Training". Dadurch entfällt jedoch der erforderliche Komfortgewinn.

hweber, auch Dir ein Dankeschön für Deine Information. FileMaker ist mir fremd. Insgesamt schaue ich nach einer für mich leicht anpassbaren "Fertiglösung".
0
trw
trw26.10.1811:29
Keule
trw, ich Danke Dir für Deinen Beitrag. ...Derzeit erfasse ich Stunden / Zeiten in einer Excel Tabelle. Die manuelle Übernahme Excel > Abrechnungsprogramm ist zeitintensiv und fehleranfällig. In diesem Bereich erwarte ich einen besonders grossen Komfortgewinn ...

Ah, ok.

In Totals3 (von kedisoft.com oder aus dem AppStore) kann man zumindest mehrere getrennte "Datenbanken" anlegen und über den "DatenbankManager" dann bei Programmstart oder während der Nutzung direkt aus dem Menü wechseln.
So ließen sich damit evtl. zumindest schon beliebig viele "Bereiche" trennen.
Leider erfüllt es auch dann ja noch immer nicht die meisten deiner weiteren Wünsche.

Zahlungen kann man in Totals3 übrigens auch "managen", leider nicht direkt über Bank-Software-Abgleich/Import.
(ich gebe das nach Bank-Abgleich mit BankX dann schnell manuell in Totals3 ein {einfach rechter Mausklick und "Zahlung bestätigen" - bzw Eingabe von Betrag/Teilbetrag/etc. - auf entsprechender Rechnung und fertig})

Aber - wie du ja auch schon suchst - eine günstige, komfortable "All-in-one-Offline-Lösung für Kleine/Einzelne" wäre echt super!
+1
hweber26.10.1812:06
Gern geschehen! und wenn Du gar nicht fündig wirst, frag doch einfach mal einen FileMaker-Entwickler. So teuer kann das ja nicht sein, wenn sogar ich das hingekriegt habe
+1
PythagorasTraining
PythagorasTraining26.10.1812:29
Warum für professionelle Arbeit nicht eine Profi Software nutzen?
Wenn doch Topix alle Wünsche erfüllt, sind die „paar“ Euro nicht die Nerven und Zeitersparnis wert?
Ich setzte TOPIX schon seit Jahren ein und bin super zufrieden. Und, die werden immer besser. Haben auch schon die DSGVO integriert. Das ist nicht zu verachten.
Ich verstehe ja, das der Preis abschreckt. Aber wenn doch Geld verdient wird, kann man doch auch etwas investieren um sorgenfrei zu arbeiten. 🤔
TOPIX gibt es ja in verschiedenen Ausbaustufen. Die bieten auch was für kleine Firmen. Wann hast du das letzte mal die TOPIX Seite besucht?

Rechne mal die Zeit und den Aufwand für eine FileMaker Lösung nach, eventuell noch die externe Programmierarbeit. Außerdem wird man bei FileMaker auch schnell in die Verlegenheit kommen und einen Sever einsetzen müssen. Dann hast du auch wieder laufende Kosten.
+1
mk27ja95
mk27ja9526.10.1813:20
Ich nutze seit 2012 invoice2go und bin sehr zufrieden, ja es mag etwas kosten aber dafür unkompliziert und verlässlich
+1
nacho
nacho26.10.1813:33
Ninox wäre auch eine Möglichkeit, musste aber selber einiges bauen.
+1
Keule
Keule26.10.1813:34
Dankeschön für die neuen Antworten.

@PythagorasTraining,
ich folge seit Jahren dem Ansatz, meine Arbeit mit geeigneten "professionellen" Werkzeugen leichter zu gestalten. Revolver Software bis Ende 2015, Monkey Office seit 2016. Jedesmal konnte ich einen Schritt in Richtung "damit wird es einfacher" gehen. Ich investiere in Profisoftware, solange ein Zusatznutzen entsteht und die Kosten/Nutzen Kriterien für mich erfüllt bleiben.
Topix ist mit dem einmaligen Kaufpreis noch in einem akzeptablen Rahmen. Der jährliche zwingende Wartungsvertrag ist jedoch ausserhalb der für mich akzeptablen Kosten. Eine Produktvorführung hatte ich gestern, 25.10.2018.

@mk27ja95,
invoice2go ist ein Onlineservice und entfällt für mich.
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Thurubal26.10.1814:02
Taptile?
ich nutzte vor zwei Jahren die Version 2, für meine Zwecke gut.
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beanchen26.10.1814:13
@Keule
MonkeyOffice hat mit MonkeyConnect eine Schnittstelle, die sich so ziemlich für alle benutzen lässt. Sicher auch für die Anbindung an eine Zeiterfassung.
Wir gehen da einen anderen Weg. Du schreibst Du hast Vorbehalte gegen Online-Software. Trotzdem werfe ich mal Clockodo in den Ring. Die PDF-Reports kommen bei uns hinten an die Rechnung und in der Rechnung gibt es nur noch die Position Arbeitszeit nach Report.
„Unterwegs in Analogistan: https://www.zdf.de/comedy/heute-show/heute-show-spezial-vom-19-januar-2024-100.html“
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Saxophonista26.10.1814:35
Grandtotal ist mandantenfähig, nur etwas umständlich:
Zwei Userlogins anlegen und schon kannst du zwei unterschiedliche Firmen anlegen.
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PythagorasTraining
PythagorasTraining26.10.1823:27
@Keule

Ok, verstehe.
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Keule
Keule27.10.1813:43
@Thuruba,
Dankeschön für den Hinweis auf Taptile. Die Software bietet Zeiterfassung und sie ist aus meiner Erinnerung Nutzerfreundlich. Mir fehlt die Mandantenfähigkeit.

@Saxophonista,
Die Umgehungslösung mit zwei Useraccounts hatte ich probiert. Das widerspricht meiner Vorstellung von Nutzerfreundlichkeit. Den Hersteller der Software habe ich mehrfach gebeten, die Erweiterung in Richtung Mandantenfähigkeit zu prüfen. Ohne Antwort - heisst für mich: Das wird nix.

Bei "nur" einer Firma mit der Anforderung an Aquise > Angebot > Auftrag > Zeiterfassung > Rechung, wäre Grandtotal + Timings mein Werkzeug.

--
Dankeschön an Euch alle, die Ihr mir Eure Ideen mitteilt.

Einen schönen Samstag wünscht Euch
Maik
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balesio21.01.1916:42
Wir benutzen seit über ein Jahr die Cloud-Lösung TimeStatement und sind sehr zufrieden damit: https://timestatement.com

Die Lösung ist einfach zu bedienen. TimeStatement ist eine Leistungserfassung / Arbeitszeiterfassung welche auch Spesenabrechnung beinhaltet.

Die Lösung verfügt über einen integrierten Rechnungsgenerator, welcher aus erfassten Leistungen / Arbeitszeiten massgeschneiderte Rechnungen mit wenigen Klicks erstellen kann.

In unserem Fall ist es sehr angenehm, da wir nun am Ende des Monats nicht mehr alle Rechnungen manuell im Word oder Excel erstellen müssen (spart extrem viel Zeit)

Natürlich gibt es auch CSV und PDF Reports / Berichte für die erfassten Benutzer, Projekte oder Kunden.

Es gibt auch eine kostenlose Variante von TimeStatement für Freelancers, soweit ich weiss.

Freundliche Grüsse

Marc Anderson
balesio AG
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