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Forum>Software>Akten digitalisieren, in PDF's wandeln und einfach (!) archivieren. Suchfunktion?!

Akten digitalisieren, in PDF's wandeln und einfach (!) archivieren. Suchfunktion?!

joboye
joboye03.06.0915:16
Hallo,

langsam aber sicher brechen meine Aktenregale zusammen und täglich kommen neue Schreiben und Dokumente hinzu. Das Wiederfinden bestimmter Schreiben wird dabei häufig eine zeitraubende Sache, trotz Abheftung in verschiedenen Ordnern.

Für Windows gibt es E.L.O., den Elektronischen Leitz Ordner, aber leider nicht für MAC ... und wer will schon Windoof

Kennt jemand ein gutes und einfach zu bedienendes Scanprogramm und dazu passenden Scanner? Super wäre es, wenn das gescannte Dukument (oft mehrere Seiten lang) nicht nur anhand eines frei zu vergebenen Namen sondern auch "in sich" durchsucht und gefunden werden kann.

Danke für Eure Hilfe.
„Das Leben ist zu kurz um schlecht zu essen!“
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Kommentare

HJALDI
HJALDI03.06.0915:23
Wäre das was für dich:

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dergl03.06.0915:28
Auch ganz nett: Paperless

Gibt’s übrigens gerade im Bundle mit nem Haufen anderer netter Software:
(und unterstützt u.a. auch den Snapscan)
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Urkman03.06.0915:45
Hallo,

an sowas bin ich auch stark interessiert. Paperless schaut ja schonmal ganz nett aus.
Ich habe derzeit noch einen HP OfficeJet, der kann schon ganz gut in PDF scannen. Ist der für sowas zu gebrauchen?

Danke und Grüße,
Urkman
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julesdiangelo
julesdiangelo03.06.0915:53
ELO ist aber teuer...
Ich plage mich damit herum nun auch privat mein Büro weiter zu digitalisieren, und der Preis ist doch eher an Unternehmen orientiert.
„bin paranoid, wer noch?“
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Hot Mac
Hot Mac03.06.0915:55
DEVONthink Pro Office @@ in Verbindung mit einem Fujitsu ScanSnap.
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Quarkbrötchen03.06.0916:26
ich benutze hier nen ollen Canonscan n670u (7 Jahre alt) mit der Originalscansoftware.
Scannt als durchsuchbares PDF, macht seine Sache recht ordentlich.
Nehme mal an das ist mit aktuellen Canoscans nicht schlechter geworden.
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joboye
joboye03.06.0916:26
Danke schon mal für die unterschiedlichen Tipps.

Den Fujitsu Scanner werde ich wohl nehmen, evt. sogar den S1500 um gleich mehrere Seiten mit einem Mal einlegen zu können.

Bei der Software schaue ich mir gerade die verschiedenen Webseiten an.
Verstehe ich das richtig, daß ich bei den von Euch genannten Programmen auch direkt die einzelnen Dokumente durchsuchen kann? Oder "nur" nach den von mir beim Scannen vergebenen Namen?
„Das Leben ist zu kurz um schlecht zu essen!“
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RustyCH
RustyCH03.06.0916:33
Falls du Acrobat pro hast, kannst du (fast) alle PDF Dokumente durchsuchbar machen, indem du die eingebaute OCR funktion aufrufst. Das ist aber nur nötig, falls du sie eingescannt hast, pdf's aus anderen quellen sind (falls es nicht explizit deaktiviert wurde) schon per Spotlight durchsuchbar.
„Unmögliches wird sofort erledigt - Wunder dauern etwas länger“
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Quarkbrötchen03.06.0916:36
RustyCH

... oder man hat eine Scannersoftware, sie sowas gleich von Hause aus unterstützt, dann scannt man einmal und das wars. Mit der OCR von Acrobat habe ich keine guten erfahrungen gemacht. Ist ziemlich pingelig, bestimmte Äuflösung etc.
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itsnogood7103.06.0916:38
Was ganz einfaches wäre YEP.

http://www.yepthat.com/yep/index.html
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macalex03.06.0917:11
joboye

Ich habe denn Scanner S1500M (gibt es auch ohne Acrobat ca. 400,-€) seit gut 2 Monaten und bin absolut
begeistert.
Zum Thema Software: Da braucht man eigentlich gar keine. Beim Scanner ist ScanSnap für Mac dabei.
Das stellt man auf durchsuchbare pdf´s erstellen (Ordner zur Speicherung angeben) und es funktioniert erstaunlich gut. (Einfach Blätter einlegen und einen Knopf drücken-fertig.)
OCR integriert von Abby
Ich suche dann über spotlight und sehe mir die pdf´s mit Cover Flow schnell an.
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joboye
joboye03.06.0917:37
macalex

Danke für den Hinweis. Das hört sich doch super an.
Werde mich morgen weiter mit dem Thema beschäftigen. Allen vorerst vielen Dank für die heutige Hilfe!
„Das Leben ist zu kurz um schlecht zu essen!“
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karli03.06.0918:44
ich habe den ScanSnaqp S510M seit ca. einem Jahr - funktioniert super mit der beigelegten Software - ich mache es übrigens genauso wie macalex
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Peco03.06.0918:57
In Adobe Acrobat 9 gibt es eine komplett neue OCR Engine, deutlich besser als früher. Man kann dann direkt aus Acrobat scannen, in PDF/A wandeln und OCR nutzen.

Acrobat hat auch noch eine gute Search-Engine für ganze Ordnerstrukturen. Reicht eigentlich für den Hausgebrauch aus.

P.
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MacTobi
MacTobi03.06.0919:19
Hot Mac
DEVONthink Pro Office @@ in Verbindung mit einem Fujitsu ScanSnap.

Ich nutze genau dieses vom „Dicken Hund“ genannte Programm schon sehr lange und bin von der Handhabung und der Genialität begeistert.
„Ein Kluger bemerkt alles. Ein Dummer macht über alles eine Bemerkung. (Heinrich Heine)“
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Benjamin-Do03.06.0919:25
Gibt es denn auch eine derartige Software, wo ich alle Dateiarten also z.B. .pages; .docx; .xlsx und so speichern kann?
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MacTobi
MacTobi03.06.0920:54
Benjamin-Do
Gibt es denn auch eine derartige Software, wo ich alle Dateiarten also z.B. .pages; .docx; .xlsx und so speichern kann?

Hm, ich glaube, dass diese Sachen auch mit DEVONthink Pro Office funktionieren...

Probiere doch einfach mal die aktuelle Testversion aus.
Die 5. Beta-Version der 2.0 vom Office läuft hervorragend.
„Ein Kluger bemerkt alles. Ein Dummer macht über alles eine Bemerkung. (Heinrich Heine)“
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Hot Mac
Hot Mac04.06.0900:31
Benjamin-Do
Gibt es denn auch eine derartige Software, wo ich alle Dateiarten also z.B. .pages; .docx; .xlsx und so speichern kann?
Ja, DEVONthink Pro / Office schluckt fast alles.
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ela04.06.0909:06
Ich stehe vor exakt demselben Problem. Ich habe mich etwas umgehört und werde folgende Lösung anstreben:
- Fujitsu S1500M als Scanner.
- DevonThink Office

Ich hatte über den S300M nachgedacht weil er günstiger und kompakter ist. Leider konnte ich keine ausführlichen Erfahrungen zu diesem Gerät finden. Viele sagten mir aber, dass sie mit dem S510M am Mac total glücklich sind.
Also wollte ich den S510M kaufen. Bei der Suche nach einem guten Preis stolperte ich über den S1500M der offenbar der Nachfolger vom S510M ist und der sogar etwas günstiger zu bekommen war (je nach Händler). Ich hätte auch gerne die Version ohne teure Software genommen (da ich eh auf DevonThink gehen möchte) aber diese Variante konnte ich nicht finden - bzw. wenn, dann war die Variante teurer.

Der S1500M sollte mich Heute oder Morgen erreichen.

DevonThink möchte ich nehmen, weil sie den Scanner direkt ansprechen können. Ich mag nicht mehrere Schritte gehen müssen. Ich möchte Papier einlegen, Knopf drücken - den Rest macht die Software.
Die kleine DevonThink-Version habe ich schon lange aber ich habe sie relativ wenig genutzt. Ich habe damit bisher ein paar Webseiten oder Notizen abgelegt aber für diesen Zweck bin ich damit nicht richtig warm geworden. Ich denke aber, dass es als digitales Ordner-Regal eine saubere Sache ist.

Ich bin mal gespannt - da sind einige Dokumente zu digitalisieren, diverse Papiersorten und Größen. Mal gucken wie gut das geht.
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joboye
joboye08.06.0918:05
ela

... und schon die ersten Erfahrungen machen können? Werde wohl auch die von Dir präferierte Lösung "nachahmen". Wo hast Du den S1500M gekauft?
„Das Leben ist zu kurz um schlecht zu essen!“
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Racker
Racker21.10.0911:10
ela
Der S1500M sollte mich Heute oder Morgen erreichen.
DevonThink möchte ich nehmen, weil sie den Scanner direkt ansprechen können.
Ich bin mal gespannt - da sind einige Dokumente zu digitalisieren, diverse Papiersorten und Größen. Mal gucken wie gut das geht.

Genau die Kombi interessiert mich auch. Hast Du mittlerweile schon Erfahrungen gemacht?

Wie sieht es mit Multifunktionsgeräten, wie z.B. dem Brother 8880DN im Vergleich zum ScanSnap S1500M aus? Hat damit jemand Erfahrungen in Verbindung mit DevonThink gemacht?
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MacTobi
MacTobi21.10.0912:48
Racker
ela
Der S1500M sollte mich Heute oder Morgen erreichen.
DevonThink möchte ich nehmen, weil sie den Scanner direkt ansprechen können.
Ich bin mal gespannt - da sind einige Dokumente zu digitalisieren, diverse Papiersorten und Größen. Mal gucken wie gut das geht.

Genau die Kombi interessiert mich auch. Hast Du mittlerweile schon Erfahrungen gemacht?

Wie sieht es mit Multifunktionsgeräten, wie z.B. dem Brother 8880DN im Vergleich zum ScanSnap S1500M aus? Hat damit jemand Erfahrungen in Verbindung mit DevonThink gemacht?

Ich habe auch an einem Rechner ein Multifunktiongerät von Epson angeschlossen. Das funktioniert sehr gut ...

Wie schon beschrieben, probiere es einfach mit der Testversion aus, dann wirst du feststellen, ob das Programm auch alles unterstützt, was du brauchst.
„Ein Kluger bemerkt alles. Ein Dummer macht über alles eine Bemerkung. (Heinrich Heine)“
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columbo21.10.0913:09
Ich hatte schon mal mit dem NeatDesk geliebäugelt:




Dazu dann das noch:



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ela21.10.0913:10
Ja, Erfahrungen habe ich inzwischen. Das Gerät steht seit einigen Monaten bei mir und hat meinen alten Canon 8400F (Flachbett) abgelöst (ich scanne keine Dias/Negative mehr und so konnte der weg).

Der S1500M ist "die Wucht in Tüten" - Anders kann ich es nicht sagen.
Das Teil ist sehr kompakt, nimmt also sehr wenig Stellfläche weg. Zum Einschalten klappt man es einfach auf (Ein Deckel=Papierstütze nach oben, ein Deckel=Papierablage nach unten).
Zum ausschalten (und zwar soweit ich messen konnte auf 0 Watt!) klappt man es wieder zusammen wobei der obere Deckel gedämpft/gebremst nach unten "fällt" - also sanft zu geht.

Der Scanner ist rattenschnell. Ein Stapel von 15 A4-Blättern eingelegt, Knopf gedrückt und die Papiere rauschen durch wie bei schnellen Druckern wenn sie nichts drucken sondern nur das Papier auswerfen... ich dachte: "Fehler?" - Nö! Alle 15 Seiten in Sekunden doppelseitig(!) gescannt. Hammer!

Im Treiber kann man eigene Presets anlegen (z.B. für Stapel-als-Einzelseiten-in-PDF-an-Software-senden oder Stapel-als-Ein-PDF-an-Software-senden oder zum speichern auf Platte oder an den Drucker senden oder für Farbe, für s/w für...was man auch immer benötigt). Dann einfach im Dock auf das Scanner-Icon klicken, aus dem Popup ein Preset wählen und dieses wird ab sofort genutzt wenn am Scanner der Knopf gedrückt wird. Ist der Scanner aus, wird das Icon grau.

DevonThink ist interessant aber nicht so intelligent wie ich dachte. Die automatischen Vorschläge zum einsortieren der Dokumente liegt doch gerne daneben bei neuen Dokumenten. Hauptsächlich deshalb, weil ich pro Jahr einen Ordner habe und darunter dann Eingang/Ausgang unterscheide. Nun wird z.B. eine bestimmte Rechnung "wieder erkannt" wie ich sie in 2008 mal hatte... also wird mir der Eingang-2008 vorgeschlagen... ist aber falsch, soll ja in den Eingang-2009.
Mir ist nicht ganz klar wie das eigentlich gedacht ist.
Aber gut ist: man kann mit cmd+l diverse "links" von einem Dokument erzeugen und diese in unterschiedliche Ordner einsortieren ohne dass die Datei mehrfach vorhanden ist.

Die Volltextsuche in den PDFs funktioniert absolut GENIAL! Ich nutze übrigens die OCX-Engine von DevonThink da man diese feiner einstellen kann und ich damit ein besseres Gefühl habe.
Beim S1500M-Treiber ist ebenfalls eine OCX-Engine (vom selben Hersteller, nämlich Abbey) dabei die ebenfalls reibungslos im Test funktioniert hatte. Ich nutze halt die von DT weil dann alle Dokumente ggf. um Volltext ergänzt werden - auch wenn sie über Drag&Drop aus anderen Quellen hinzufüge.
Einfach eine Rechnungsnr. oder Telefonnr. etc. getippt und passende Dokumente erscheinen blitzschnell. DAS hat mir schon sehr oft geholfen und das ist der Grund, warum ich darüber nachdenke, auch alle(!) meine alten Papiere aus diversen Leitz-Ordnern zu digitalisieren. Dann würde ich zukünftig in 1 Sekunde wissen, wann und bei wem und zu welchem Preis ich einen bestimmten USB-Hub gekauft hatte und ähnliches - einfach Produktname tippen wie er vermutlich auf der Rechnung auftaucht und fertig.

Die Integration von DevonThink gefällt!
- Im Drucken-Dialog: Unter dem PDF-Button gibt es ein "senden an DevonThink"
- In Mail mit dem Speichern-Button kann die Mail an DevonThink gesendet werden
- Auf dem Desktop ist ein ausfahrbarer Schubladenkasten (optional) in dem man verschiedene Verzeichnisse seiner DT-Datenbanken ablegen kann. Nun kann man per Drag&Drop Dokumente in eine Schublade ziehen. Beim nächsten DT start werden die Dokumente dann übernommen.

Fazit:
S1500M + DevonThink = absolut genial. Schnell, unkompliziert, super Qualität.
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oxydent
oxydent21.10.0913:46
gibt es auch bei ebay.....
:'( *sick* - welcher fehlt?“
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Racker
Racker21.10.0921:13
ela:
Vielen Dank für den ausführlichen Bericht! Das klingt ja so, wie ich es gehofft habe und macht die Sache sehr interessant!
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