Hallo Forum

Ich finde keinen Weg, individuelle PDFs (Spendenbescheinigungen) als Serienbrief zu verschicken. Word kann's nicht (da werden veränderbare Word-Dateien verschickt...), Pages kann keine Serienbriefe mehr, InDesign macht zwar PDF, verschickt sie aber nicht.

Es liegt eine Excel-Tabelle mit allen benötigten Inhalten inkl. eMail-Adresse vor. Einen Word-Serienbrief habe ich damit problemlos erstellen können. Die Daten sind also i.O.

Hat wer eine Idee, wie ich vorgehen muss, damit jeder Empfänger seine individuelle und v.a. nicht veränderbare Spendenbescheinigung erhält? Und im Idealfall noch eine individuelle Mail? Das ist nicht zwingend, wäre aber schön.

SerialMailer (App Store, In-App-Kauf) sollte alle Anforderungen erfüllen. Etwas Einarbeitung ist nötig (Datenquelle - z.B. Excel für die Adressen, Ordner für die individuellen Anhänge sowie die Mailkonfiguration), es gibt eine gute Anleitung (englisch).

Kann Outlook nicht auch so etwas?

Auf Windows mit Word und Acrobat geht es so:
Auf dem Mac wirst du dir wohl ein Automator Script schreiben müssen. Am einfachsten wäre es den Serienbrief mit Name als PDF zu sichern, alle in ein Verzeichnis und dann abhängig vom Namen das ganze per Script als E-Mail zu versenden.
Dabei dürfte die APP Hazel das Mittel der Wahl sein:

Wie kommst du auf die Idee, das ein PDF nicht veränderbar ist? Man kann Vorkehrungen dagegen treffen, aber die sind rel. umständlich und vor allem alles andere als wirklich sicher.

Ist doch egal ob diese mit irgendwelchen Tools veränderbar ist oder nicht. Da wird eine MD5 Checksum mitgeschickt und wenn das jemand wirklich kontrollieren muss/möchte und die Checksum passt nicht geht der Spaß los. Also ganz entspannt bleiben.
Viel wichtiger ist, das die Vorlage stimmt:

Na ja, bei Spendenbescheinigungen geht es ja um Steuern und das Finanzamt.
Vielleicht liege ich völlig daneben, aber irgendwie glaube ich nicht so recht, daß das FA Checksummen prüft. Zumal sie die Checksummen ja nicht separat vom Aussteller der Bescheinigung bekommen, und der Spender kann nach der Manipulation des PDFs ja auch die passende Checksumme mitschicken.
Aber Papierbescheinigungen sind ja dank moderner Bildbearbeitung auch manipulierbar.
Eigentlich müssten die Spendenempfänger ihre Daten direkt ans FA schicken, damit das dann automatisch berücksichtigt wird.

Mit Pages Data Merge gehen auch Serienbriefe mit Pages/Numbers. Hab ich erst letztes Jahr gemacht.
Eventuell kannst du daraus auch direkt Mails generieren.

Vielen Dank für eure Tipps. Ich teste mal SerialMailer, der scheint passend zu sein.

Was bringt da ein MD5 Hash? Ich könnte die Datei ändern und danach den Hash einfach neu berechnen. Also wenn, dann müsste es mit dem Private Key (d)eines Zertifikats signiert werden.
Dann könnte das FA anhand des Public Key des Zertifikates prüfen, dass es die von dir signierte Datei ist. Bei manipulierten Dateien wäre die Signatur gebrochen und wenn mit einem anderen Private Key neu signiert wurde, dann passt der nicht mehr zum Public Key und eine Prüfung würde ebenfalls fehlschlagen.

Aber auch ich gebe zu bedenken, dass das Finanzamt vermutlich eine solche Prüfung nicht durchführen kann.

Ganz einfach. Da ja nach GoBD auch die elektronischen Belege unverändert archiviert werden müssen kann das Finanzamt jederzeit prüfen ob die ursprüngliche Datei verändert wurde. Damit wäre genau genommen sogar die MD5 überflüssig. Unter 200€ benötigt man normalerweise nur einen Zahlungsbeleg (Kontoauszug, Paypal...)

In der Schweiz vertrauen wir einander. Das macht auch das Finanzamt, was sehr angenehm ist. Dennoch möchte ich die Bescheinigungen nicht als Word-Datei verschicken, denn die sind mir dann doch etwas zu offen, was "Optimierungen" anbelangt.

Wie ich nun vorgegangen bin:

• Zunächst habe ich Word die 272 Briefe als PDF ausgeben lassen
• Acrobat zerlegte diese Datei in 272 einzelne Dateien gleichen Namens mit aufsteigender Nummerierung (1-272 statt 001-272).
• Diese fehlenden Nullen in den Dateinamen habe ich mit einer Rename-Software eingefügt.
• Aus der Excel-Tabelle habe ich einen Auszug erstellt, der nur "Vorname Nachname" enthält, und dies als Textfile abgespeichert.
• Diese Datei verwendete ich mit der genialen Software "Better Rename 9", um die Dateinamen zu individualisieren: "Dateinamen_Vornamen Nachnamen.pdf"
• SerialMailer habe ich gefüttert mit der ursprünglichen Excel-Tabelle, eine eMail getextet mit persönlichen Daten, den individuellen Anhang beigefügt und die Schose verschickt.

Alles in allem ein recht aufwendiger Vorgang, doch immerhin möglich und ab einer gewissen Grössenordnung auch sinnvoll. Die 40$ sind's mir Wert, zumal ich denselben Vorgang in Zukunft wohl öfter ausführen muss. Da ich dann die Schritte bereits kenne, dürfte es nur eine Frage von ein paar Minuten sein, bis ich fertig bin, statt wie diesmal 2-3 Stunden.

Danke noch einmal an alle Tipgeber!

Nimm für den Workflow formletter2pdf sofern du ein Office for Mac 365 besitzt. Aber eigentlich sollte das unter "Fertigstellen und zusammenführen" mit dem Befehl "Einzelne Dokumente bearbeiten..." schon funktionieren. Dort stellt man ein ob es ein einzelnes oder getrennte Dokumente werden sollen. Bei Office Mac 2011 sollte dieses Makro funktionieren:

Danke. formletter2pdf scheint mir den Schritt 2 abzunehmen und evtl. noch Schritt 3. Immerhin.
"Einzelne Dokumente bearbeiten..." bringt genau das, was damit angedeutet wird: bearbeitbare Word-Dokumente. Damit komme ich nicht weiter, resp. muss dann doch über Acrobat gehen (oder jedes einzeln abspeichern).