Liebe Wissende,

ich tüftle gerade an einer für mich unlösbaren Frage. Vielleicht könnt ihr mir weiterhelfen?

Ausgangslage
auf meinem privaten iPhone, schlummert ganz hinten in einem Ordner die komplett stumm geschaltete Outlook App mit den beruflichen E-Mails. Und das soll auch so bleiben.
Mit den auf der Arbeit eingerichteten Favoriten-Kontakten bin ich zufrieden. Diese sollen nicht verändert werden.

Frage
Nun benötige ich *nur* für einen bestimmten beruflichen Absender (der kein Favorit ist) einen zeitnahen, akustischen Hinweis bei neuen E-Mails.

Der Dienst E-Mail an SMS (Rufnummer@t-mobile-sms.de) wurde leider eingestellt.

Any ideas?


Ein wichtiger Aspekt dabei wäre noch der Datenschutz.

Aktuelle Software, OS 26, etc.

radneuerfinder
sofern man beim Outlook per Regel (auf dem Server) eine neue Mail erstellen kann:
Beim Eintreffen einer Mail von Absender x eine Benachrichtigung an deine private Adresse y schicken. Hilft aber nur, wenn du bei privaten Mails eine Benachrichtigung kriegst.

Es gibt den Dienst IFTTT (If this then that). Dort habe ich das vorgefertigte Applet "Get an IFTTT notification when you email with a hashtag" gefunden

Kann Outlook überhaupt einfach so eine separate Benachrichtigung schicken?

Wir reden ja hier nicht über eine reguläre Email-Weiterleitung, die vermutlich auch aufgrund des erwähnt gewünschten Datenschutzes nicht erfolgen darf. Oder verfügt Outlook über die Möglichkeit einer Weiterleitung inklusive rausgestripptem Body?

Danke für die Vorschläge!

Der Hinweis auf IFTTT hat mich in die Kurzbefehle App schauen lassen.
Dort fand ich die Befehle: „Wenn ich eine E-Mail von … erhalte“ und „Mitteilung anzeigen“.
Kenne mich mit den Kurzbefehlen nicht aus. Muss ich zum Ausführen auf den Kurzbefehl tippen oder läuft das (wie von mir gewünscht) automatisch im Hintergrund?

Kurzbefehle wird dir leider nicht weiterhelfen, da hier nur Apple Mail.app funktionieren wird. Die Kurzbefehle-App hat keinen direkten Zugriff auf den Posteingang der Outlook-App. Eine bessere Alternative wäre es das ganze als Server-seitige Regel einzurichten, damit die Benachrichtigung auch funktioniert wenn Outlook geschlossen ist oder keine Verbindung im Hintergrund aufbauen kann.

Die Kurzbefehl meldet immer: Befehlt wird erst nach Anmeldung auf dem iPhone ausgeführt. Das wird wohl tatsächlich nix?

Aktuell sehe ich 2 Möglichkeiten:

1. Ich lösche alle meine Favoriten in Outlook und mache alleine die gewünschte Absender-E-Mail-Adresse zum Favorit. Anschließend beschränke ich auf meinem privaten iPhone die Mitteilungen über neue E-Mails auf Favoriten.
Weitere Hürde: Alle E-Mails dieser Absenderadresse werden per Exchange-Regel in einen Ordner sortiert. Ich meine, neue E-Mails kann man sich nur aus dem Eingangsordner melden lassen.

2. Ich schicke die E-Mails per Exchange-Regel wonders hin. Und richte mir dafür einen Alarm auf dem iPhone ein. Nur was könnte das "woanders" sein?
Eine neues E-Mail Postfach bei einem seriösem (welchem?) Anbieter? + Weitere vertrauenswürdige (welche?) E-Mail-App??

Meines Wissens hat hier Microsoft mit der Outlook-App weiterhin große Probleme.


So viel ich weiß hat sich an dieser Praxis nichts geändert und z.B. die Uni Rostock (aber auch andere Einrichtungen) raten von der Verwendung der Outlook App ab.

Ich würde den Weg über 2. gehen. Da ich einen eigenen Mailserver betreibe, bin ich leider nicht auf dem Stand was passende Anbieter betrifft. Falls es einen Webspace bei einem deutschen Anbieter gibt, der ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung liefert (z.B. Hetzner oder hosting), wäre es ggf. eine Option hier ein extra Account anzulegen. Ansonsten hatte ich mal was von Mailfence gehört mir aber nie näher angesehen.

Als Mail-App kann man auf Thunderbird für iOS hoffen - hier gibt es aber noch keine Aussage wann die App veröffentlich wird. Vielleicht wäre Triage ein Blick wert:

Wenn dann nur die Info das es eine neue E-Mail vom Absender xyz gibt, bei einer Weiterleitung kannst du sonst u.U. ein Problem mit dem Datenschutz oder gar eine Abmahnung vom Arbeitgeber bekommen, wenn du berufliche E-Mails an ein privates Konto weiterleitest. In den meisten Firmen wird eine Weiterleitung an externe Adressen auch per Policy unterbunden.
Zum Einrichten direkt auf dem Server benötigts du entsprechende Rechte im Admin Portal oder must schauen, das die Regel in der Outlook Web App definiert werden kann.

Das würde mir perfekt ausreichen.

Kostet leider 1000 €: Email to Signal

Ich würde es mit einer Regel versuchen:



Damit es unverfänglich ist, habe ich den MS Store als Absender genommen. Wenn eine Mail von genau diesem Absender eingeht, wird vom Server an eine andere Mailadresse von mir ein Mail mit dem Hinweis (dessen Betreff habe ich "Mail vom MS Store" genannt) auf die von genau diesem Absender bei mir eingegangene Mail versandt.

teorema67
Dein Beispiel liest sich aber eher als spezieller Autoresponder an den ursprünglichen Versender oder kann man da auch ein anderes Ziel angeben?

Nein, deswegen hab ich ein bisschen ausführlicher geschrieben ...
... das getriggerte Mail geht an mich.

Habe es gerade auch mal probiert, aber ich kann da nirgendwo eine andere Adresse eingeben. Es wird immer an den Versender geantwortet.

Wenn ich in der Outlook-Regeldefinition


auf "einer Nachricht" klicke, dann geht dieses Fenster auf, wo ich unter "An" meine E-Mail-Adresse eintragen kann:

Könnte es da Unterschiede mit “neues Outlook“ oder verschiedenen Versionen des „Servers“ aka Exchange geben?

Ich denke eher an Unterschiede zwischen Clients, die vorhandene Funktionen von Exchange abbilden oder auch nicht.

Die Regel oben mit dem Mailversand vom Server (hab es gerade probiert) lässt sich mit dem alten Outlook für Win konfigurieren (ist also klar eine Exchange-Funktion), das neue Outlook für Win (entspricht Outlook Web) kann das (noch) nicht, Outlook Mac weiß ich gerade nicht.

Mit meinen IMAP-Konten geht es auch nicht, nur mit Exchange.




Wenn die beruflichen Mails aus einem Exchange Konto kommen, müsste die Mailbenachrichtung mittels Regel funktionieren, wenn das ein in der Outlook App definierte Konto IMAP ist, dann nicht.

Welches Mailprogramme kann bei IMAP Konten überhaupt serverseitige Regeln erstellen? Mir fällt darauf Anhieb kein einziges ein. Gibt es da keinen Standard für?

Gar keine(s). Solche Regeln gehen nur direkt auf dem Server, wenn sie immer funktionieren sollen, denn dann und nur dann werden sie verarbeitet ohne das eine App aktiv sein muß. Wäre natürlich auch ein Workaround, wenn in der Firma ein Rechner 24/7 läuft und dort die Regel im Mailprogramm aktiv wäre.

rmayergfx
Aber warum kann kein Programm (außer Exchange) Serverregeln erstellen? Wenn das im Browser auf einer Weboberfläche machbar ist, dann sollte man das doch auch in einer App nachbilden können? Also Regel lokal erstellen und dann auf den Server übertragen... Anscheinend kochen aber alle Mailserver ihr eigenes Süppchen und kein Programmierer hat Lust drauf, da x Varianten in seine App zu programmieren.

Die alten Outlook Versionen konnte zusammen mit einem Onprem Exchange Server Regeln erstellen, aber auch nicht alle, es wurde dann direkt im Client angezeigt, ob es eine Server- oder Client Regel ist. Und da es keinen Standard für Rules gibt, kann jeder Hersteller da sein eigenes Süppchen kochen. Eine Regel die bei Anbieter a funktioniert muß nicht unbedingt bei Anbieter b verfügbar sein, je nachdem welchen Mailserver er im Hintergrund laufen hat. Und selbst beim gleichen Hersteller, z.B. MS gibt es da Unterschiede.

Für E-Mail selbst gibt es Standards - Z.B. IMAP (Abrufen) / SMTP (Senden)

Aber serverseitige Filterregeln sind nicht standardisiert. Exchange in Zusammenarbeit mit Outlook haben ein eigenes Protokoll (MAPI) und erlauben Regeln anzulegen, die dann auch auf dem Server, ohne das Outlook läuft, ausgeführt werden.
Theoretisch gäbe es Sieve als Sprache für Regeln - dies wird auch von verschiedenen Servern unterstützt- aber durch fehlende standardisierte Schnittstelle ist es nicht praktikabel dies in Clients aufzunehmen. Hier hat Microsoft mit einem System aus einer Hand es viel einfacher.

Bei mir kann ich in der Weboberfläche des Outlook/Exchange-Postfaches Regeln erstellen, die auf dem Server laufen.

Ich habe aber jetzt für mich - so vermute ich - eine praktikable Lösung gefunden. Meine Kontaktfavoriten im MS-Universum habe ich in einen selbsterstellten Ordner umgezogen. Im offiziellen Favoriten Ordner liegt nur der eine bestimmte Absender. Der Outlook App auf dem privaten iPhone habe gesagt: Benachrichtigung nur von "Bevorzugten Personen".

Praxistest der neuen Favoriten und der Benachrichtigung steht noch aus.

Praxistest: Klappt leider nicht. Vielleicht weil irgendeine Sortierregel zuschlägt??

Ich habe mal systematisch getestet: Diese Antwort vom Server funktioniert nicht. Die E-Mail-Adressen, die ich eintrage (egal ob to oder cc oder bcc), werden ignoriert und die Mailbenachrichtigung geht immer und ausschließlich an den ursprünglichen Absender. Also keine Lösung.




Ich habe diverse andere Regeln probiert (die ganzen Verschieben-Optionen bringen auch nichts), und eine funktioniert zumindest:



Nachrichten von einem spezifischen Absender werden an mein privates Mailkonto zuverlässig weitergeleitet. Ich habe aber keine Konfiguration wie radneuerfinder mit einer sondern bei mir läuft immer nur 1 Client. Ich vermute, dass die Regel "Umleiten an eine Person" nicht serverbasiert ist und also die laufen muss, damit auf dem privaten Konto die Mails von dem speziell erwünschten Absender aufschlagen.

Diese Umleitung kann aber muß nicht funktionieren. Gerade bei beruflichen E-Mails sollte man eine 1:1 Weiterleitung/Umleitung tunlichst vermeiden! Zudem wird diese Option bei vielen Firmen gesperrt, damit die User erst gar nicht in Versuchung kommen.
Noch dazu kommt, das Exchange <> Exchange ist, je nachdem bei welchem Provider man ist. MS hat viele Funktionen, leider sind davon einige bereits als depracted markiert und/oder werden abgeschaltet.

Client basierende Regeln können natürlich auch nur dann funktionieren, wenn der Client permanent online ist.

Ja klar, sensible Inhalte sollte man nicht per "Postkarte" versenden.

Wenn das berufliche Mail unverschlüsselt über reguläres Internet im Exchange Konto des Empfängers eingegangen ist, dann entsteht auf dieser Strecke schon etwa gleiche Risiko wie beim Weiterversand.

Wenn dagegen das berufliche Mail grundsätzlich nur aus einem verschlüsselten Anhang ohne Mailtext besteht, dann kann es ohne relevantes Zusatzrisiko weitergeschickt werden.

Kann es sein, dass nur E-Mails im Posteingang gemeldet werden?

Falls ja, kann die E-Mail per Regel erst nachdem sie im Posteingang angelandet ist und die Benachrichtigung ausgelöst hat, wegsortiert werden??

Habe jetzt eine funktionierende Lösung. Diese Kompromisse musste ich dafür machen:

• Der Outlook App auf dem privaten iPhone habe ich gesagt: Benachrichtigung nur von "Bevorzugten Personen".
• Alle meine Kontakfavoriten habe ich gelöscht und nur den einen bestimmten Absender eingefügt.
• Die Regel zum automatischen Wegsortieren von E-Mails dieses Absender habe ich gelöscht. Für die Benachrichtigung muss die E-Mail im Ordner Posteingang eingehen. Sortiere jetzt nachträglich von Hand.

Technik, die begeistert.