Hallo!
Ich suche eine gut Software, mit der wir unserer Rechnungen und Belege verwalten und archivieren können.
Gewünschte Funktionen:
- Rechnungen / Belege per Scan2Mail oder Scan2Folder o.ä. oder ggf. auch Handy-App einlesen
- OCR-Funktion wäre schön (könnte aber auch unser Scanner machen)
- Rechnungen / Belege als "bezahlt" markieren, Notizen erfassen, zu Buchungskonten zuordnen
- Rechtssichere Archivierung
- Möglichst Schnittstelle zu Steuerberater
- Möglichst webbasierte Software (flexibler Zugriff, unabhängig vom Arbeitsplatz)

Das Thema ist komplett neu für mich, bin nun nach einer Google-Recherche wegen des großen Angebots etwas verunsichert.
Habt Ihr Empfehlungen/Erfahrungen?

Vielen Dank!

Datev Unternehmen Online.
Ist sozusagen die Weberweiterung zur Software deines Steuerberaters.

lexoffice

Bei rechtssicherer Archivierung bist du auf jeden Fall schon im Enterprise Markt unterwegs. Eine Software ist "d.velop cloud" . Bis auf die Steuerberaterschnittstelle ist da alles dabei. Wobei es da eine Datev-Schnittstelle gibt, aber keine Ahnung, was man damit alles machen kann.
d.velop ist halt schon einer der Big Player, dafür hat man aber auch eine Software, die sehr viel kann und schon sehr weit verbreitet ist. Dafür ist die Lernkurve am Anfang allerdings auch etwas höher.

Rechtssichere Archivierung - Wie rechtssicher ist die Archivierung denn, wenn eine Software irgendwann mal nicht mehr existiert und das Archiv nur darüber ausgelesen werden kann? Dann muss ich mir ja quasi einen alten Rechner mit alter Software ans Bein binden - im schlimmsten Fall.

zumindest habe ich gesehen, dass einige Anbieter eine Archivierung über 10 Jahre garantieren. Ob dabei Formatumwandlungen / Datenbankupdates gemacht werden, ist ja eigentlich unerheblich, so lange es einen nachvollziehbaren Änderungsverlauf gibt. Und mit PDF/A als Ablageformat für die Belege ist man ja schon mal auf gutem Weg.

@all:
Danke für die Tips, ich schaue mir das mal an.

Genau so archiviere ich derzeit die gesamte Buchhaltung - ohne Buchhaltungssofrtware und garantiert noch viele viele Jahre von jedem Rechner auslesbar.
Nur etwas mehr digitale Arbeitserleichterung im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist erstrebenswert.

Rechtssichere Archivierung ist genau gesetzlich festgelegt. Es müssen verschiedenste Standards erfüllt werden. Natürlich bindet man sich dabei ein Compuertsystem für 50 Jahre ans Bein. Aber was ist schon ein Computer im Vergleich zu hunderten Quadratmetern Aktenkeller? Einen guten Überblick, was rechtssichere Archivierung tatsächlich bedeutet, gibt dieser Artikel (vom oben bereits genanntem Unternehmen d.velop).

Das Problem dabei: Man muss weiterhin jede Papierrechnung aufbewahren (und digital zugestellte Rechnungen dafür extra ausdrucken). Wer wirklich rechtssicher digital archiviert, der kann die Papierrechnungen in den Schredder geben.

Aus den genannten Bedenken hab ich DATEV empfohlen.
- eher wird in Deutschland die Steuer ganz abgeschafft als dass es DATEV nicht mehr gibt
- keine eigene Hardware oder Software die man über lange Zeit pflegen muss
- unabhängig von Steuerberater und Dienstleister, kann überall hin „umgezogen“ werden

Ich kann Receipts.app empfehlen:
Spielt auch gut mit anderen Mac-Apps zusammen (z.B. MoneyMoney und GrandTotal).

Ich lasse mich gerne eines Besseren belehren aber ich denke das kann weder diese noch andere Apps aus diesem Segment bieten.

schön wär's … die entsprechenden Gesetze oder Erlasse sind – bewußt oder wg. Unkenntnis – frei von jedem technischen Sachverstand.
ein weiteres Problem hierbei. Informationen dazu gibt es fast ausschließlich von Unternehmen, die einem für teuer Geld "Lösungen" verkaufen wollen. Niemand sagt einem, dass ggf. z.B. einfach das Brennen von CDs ausreichen würde.

Naja, es gibt schon Vorgaben, wie zum Beispiel die GoBD, die vielleicht keine technischen Details nennen, aber vorgeben, was die Technik erfüllen muss. Klar könnte vielleicht das Brennen auf CDs ausreichen (ich weiß es nicht), aber dann hätte man noch mehr Nachteile, als ein herkömmlicher Aktenkeller eh schon hat. Digitale Lösungen gibt es ja nicht grundlos, und in dem Bereich ist revisionssicherheit nun mal nichts triviales.

Das Brennen auf eine CD allein reicht nicht aus. Denn die kann neu gebrannt werden. Man müsste eine CD z.B. bei einem Notar hinterlegen. Eine rechtssichere digitale Archivierung ist so einfach nicht. Letztendlich ist die beste Lösung die Daten beim Anbieter einer Archivierungslösung zu speichern der über die nötige Technik verfügt.
Kleinere Unternehmen und Freiberufler sollten zusätzlich zur digitalen Version tunlichst die Originale aufbewahren.

Wer soll es einem sonst sagen? Die Gesetzestexte liegen vor. Entweder du liest dich selbst ein und interpretierst sie in der Hoffnung alles richtig zu verstehen oder du kaufst Lösungen von Firmen, die sich die Rechtssicherheit von den Finanzbehörden "für teuer Geld" bescheinigen haben lassen.Hoffentlich nicht!

Die Daten müssen 10 Jahre abrufbar sein und dürfen in der archivierten Form nicht editierbar sein. Ein gedrucktes Blatt erfüllt das zum Beispiel.
Aber alle Softwares dieser Welt könnten urplötzlich vom Markt fliegen. Endzeit-Szenario ja, aber selbst ein Steuerberater wird dir, wenn er ehrlich ist, bestätigen, dass die GoBD durchaus viele Passagen hat, die technisch nicht eindeutig vorgeben, was anfechtbar ist und was nicht.

Bedenken muss man hier allerdings, dass man mit kremineller Energie jedes Archivformat geändert bekäme. Ich kann auch ein PDF in jeder Form einfach umschreiben, dann war's das mit der nicht Editierbarkeit.

@Gammarus_Pulex
Der Versuch mit Logik an gesetzliche Vorgaben heranzugehen ist ... ein Versuch.
Zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben reicht es, das dir jemand, der die Verantwortung übernimmt, Stempel und Unterschrift darauf gibt. Dem Steuerprüfer reicht es die verwendete Software in seiner Liste wiederzufinden.

ich nutze getmyinvoices.com

Ja, ein Unternehmen kann pleite gehen. Aber selbst für den meist unwahrscheinlichen Fall muss es vorher sicherstellen, dass die Kundendokumente weiterhin revisionssicher bleiben. Und natürlich kann man eine PDf verändern, jedoch gibt es genau dafür das PDF/A Format, welches das dann sichtbar macht. Selbst ein Papierdokument lässt sich nachträglich fälschen.
Genau deswegen gibt es sogenannte WORM Speicher, auf die man Dokumente zwar Speichern kann, die aber anschließend nicht mehr Veränderbar oder Löschbar sind (und da gibt es mehr als nur CDs).

Am Ende lässt sich sagen: Revisionssicherheit lässt sich zertifizieren. Wenn ein Unternehmen diese Zertifizierung hat, ist man als Kunde auf der sicheren Seite und braucht sich keine weiteren Gedanken darum zu machen.

Wenn das so wäre, würde der Kunstfälschermarkt zusammenbrechen. [Was zumindest Grafiken angeht]
Dabei kann selbst ich blutiger Laie auf diesem Gebiet gedruckte Seiten manipulieren. Einfach ein klitzekleines Bißchen ändern und dann neu ausdrucken.
Und das Finanzamt prüft gedruckte Belege ganz sicher nicht so wie man Gemälde prüfen würde, wenn es um Millionenngeht.

Aha, wie gut, das man eine Rechnung, die man als PDF bekommt, exakt nur ein einziges mal ausdrucken kann

Darum geht es nicht. Du kannst eine Papierrechnung auch beliebig oft kopieren. Es geht um die Integrität der Daten im PDF. Ein PDF hat eine Prüfziffer, solange die stimmt ist alles ok.

Genau das ist doch das Problem an der ganzen GoBD Sache: Du brauchst nicht viel KnowHow um jegliche Art von achrivierten Daten doch nochmal "editieren" zu können. Es gibt keine digitalen Buchhaltungsdaten, die man nicht doch noch nachträglich ändern kann - mit mehr oder weniger Aufwand.

Das ist wie mit den Kontaktlisten grade in Restaurants und Vereinen: Hier im Saarland wurden diese Listen nun als verfassungswidrig eingestuft und darauf aufmerksam gemacht, dass man vielleicht sehr bald mal ein Gesetz verabschieden sollte, das die eindeutig gesetzlich regelt, was wie wann sein muss. Gleiches gilt für die GoBD - Regeln en masse, aber keine gesetzliche Grundlage, die eindeutig befolgbar ist.

Ähnliches Beispiel: Die Gesundheitsämter bekommen PCR Testergebnisse als Fax zugesandt - jedes Fax hat den gleichen Dateinamen und muss einzeln mit dem Namen der Testperson umbenannt werden. Regelung zur digitalen Datenverarbeitung gut und schön, aber einfach nicht weiter- oder gar zu Ende gedacht.

Ich glaube, es bringt nichts, wenn wir uns hier über die verschiedenen Möglichkeit verhauen, wie man PDFs und Papierdokumente verändern kann. Am Ende kann man fast alles irgendwie verändern, wenn man genug kriminelle Energie aufwendet. Am Ende zählt für uns einfach, dass wir uns an die bestehenden gesetzlichen Regelungen halten müssen, ob sie nun sinnvoll oder Unsinn, ausreichend oder nicht ausreichend sind.
Gesetzlich muss man Belege entweder in Papierform aufbewahren oder revisionssicher digital. Für revisionssicher digital gibt es in der GoBD einige Anforderungen, die erfüllt werden müssen. Einige Anbieter wurden dafür zertifiziert, und die kann man verwenden, ohne sich darüber weitere Gedanken machen zu müssen.

@almdudi @MikeMuc

Ein Stück Papier als rechtssichere Archivierung zu deklarieren kommt noch aus der Vergangenheit. Noch ist nicht alles digital und man kann niemanden zwingen eine von Hand erstellte Papierrechnung in ein elektronisches Archiv zu packen. Tut man zumindest bisher nicht.
Ich denke aber über diese Fälle reden wir hier nicht und deswegen ist Papier raus. Es gibt ja schon die Regel, ein digital erstelltes Dokument muss auch digital über die Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. Der Ausdruck reicht nicht auch wenn das im Moment noch nicht beanstandet wird weil niemand prüfen kann, ob das Dokument vor dem Postversand beim Ersteller oder nach dem elektronischen Versand beim Empfänger ausgedruckt wurde.

Ich würde anhand der Eckdaten auch zur Datev Lösung neigen denn:
- Was meint rechtssicher? Es geht hier um das Dateiformat und die Ablageform. Eine Festplatte ich nicht revisionssicher, das muß der Storage dann softwareseitig bieten (NetApp & Co.).
- Dank deutscher Steuervorschriften und DSGVO befinden wir uns rechtlich im Niemandsland. Die gesamte öffentliche Verwaltung wartet auf Musterprozesse wenn es um die Frage geht, was darf wie lange archiviert werden, welche Teildaten müssen ggf. wg. DSGVO gelöscht werden usw. So kann eine Rechnung z. B. personenbezogene Daten enthalten (der Besteller). Die Rechnung muss 10 Jahre aufbewahrt werden, die Personendaten müssen ggf. nach einigen Wochen gelöscht werden. Technisch unmöglich und rechtlich völlig unklar.
Sämtliche Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung scheitern derzeit an dem Thema, weshalb man es einfach aussitzt.

Darum Datev, die sind groß und so lange am Markt das die rechtlichen Änderungen die da kommen mögen technisch umsetzen müssen, da bist du save.

So seh ich das auch - und wer mit GoBD konform oder zertifiziert daherkommt - sorry - diese Firmen hängen genauso in der Schwebe wie wir Endnutzer. Wenn da ein Gericht spürbar dagegen urteilt, dürfen wir uns dann mit Forderungen gegenüber den Firmen rumschlagen. In Deutschland geht es immer nur darum, Recht zu bekommen, nicht Recht zu haben.

Zum Thema zurück:
Ich hab mir das aktuelle Datev Angebot mal angesehen und muss gestehen, ich blicke da kein bisschen durch. Selbst mit gesetzten Filtern bekomme ich immernoch eine Fülle an Paketen und Diensten vorgeschlagen, die sich teilweise so ähnlich lesen, dass ich keinen Schimmer habe, was davon für mich passt. Geschweige denn, dass ich eine vage Vorstellung der Kosten dafür finde...

Kennt sich da jemand aus?
Ich bin Freiberufler und benötige derzeit keine Funktionen zur Lohnverwaltung und -abrechnung oder dergleichen.

Meine Erfahrung mit Datev beschränkt sich auf die Zeit, da ich beim früheren Arbeitgeber auch für die IT zuständig war und dort die zwei Chef-Buchhaltungsrechner die einzigen beiden Windows Maschinen waren - wegen Datev.

ich blicke bei Datev auch nicht durch, bin etwas abgeschreckt.
Momentan erscheint mir lexoffice für mich am besten geeignet, habe denen mal eine Mail mit ein paar Detailfragen geschickt.

Zum Thema Rechtssicherheit - ich sehe das so:
Wenn ich eine Lösung verwende, die als rechtssicher testiert wurde, bin ich als Endnutzer safe. Wenn die Testierung oder die zugunde liegenden Verordnungen irgendwann von einem Gericht gekippt werden, betrifft mich das nicht rückwirkend. Ich muss mich also erst ab diesem Zeitpunkt um eine verbesserte oder andere Lösung bemühen.
In meinem Setting würde ich die Belege allerdings eh erst mal nicht schreddern, sondern im Keller aufbewahren - allerdings unsortiert/unkategorisiert. Im worst case müsste ich Belege also manuell raussuchen (lassen).

Das solltest du auch nicht alleine angehen. Entweder dein Steuerberater kann dir ein Paket anbieten oder er hat einen Dienstleister, bei dem er selbst seine DATEV-Sachen macht. Dann kommt das Paketangebot von dort. In dem Paket ist der Rechenzentrumsbetrieb, das Programm und eventuell die Leistungen des Steuerberaters. Der kann nämlich direkt in deine Sachen rein sehen und von dort aus weiterverarbeiten.
Das Programm selbst ist webbasiert. Vom Mac aus am besten mit Chrome zu bedienen. Für den sicheren Login gibt es eine iPhone App, ebenso für das Scannen und laden von Dokumenten. Die Dokumente trennst du in Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kasse und sonstiges. Du kannst von dort sowohl Überweisungen tätigen als auch Lastschrifteinzug. Alle Dokumente durchlaufen eine Texterkennung und die Zuordnung erfolgt im Normalfall über die erkannten Daten (Steuer ID, Name, Datum, Zahlbetrag).
Ich kann dir dazu nichts sagen aber aus meiner Windows-Zeit habe ich eine tiefe Abneigung gegen Lexware. Der Support war arrogant und unterirdisch und die Programme auf einem miserablen technischen Stand.

Die DATEV ist eine Organisation der Steuerberater. Es ist nicht vorgesehen, dass sich ein Endkunde dort meldet ohne vorher mit seinem Steuerberater zu reden.