Aktuell arbeite ich zuhause wie folgt:

Dokumente die per Post kommen einscannen,
Originale nach Schema F in den Leitz-Ordner anheften,
Die digitale Version ablegen (aktuell Synology-Laufwerk Ordnername/vgl. Leitz-Ordner)

Bei Bedarf,
Alte (nicht gescannte) Dokumente aus dem Ordner holen, scannen, verschicken
oder
Über Synology App unterschiedlich lange nach der PDF suchen, per Mail verschicken

Mein Wunsch ist:
Ablage so wie bisher, aber ich möchte nach dem Scannen gerne jedem Dokument Schlagworte mitgeben, nach denen ich suchen kann. Die Suche muss auf einem Macbook und im Idealfall auch auf einem iPad funktionieren,
Windows-PC (optional). Ich bin gerne bereit Geld dafür auszugeben, solange es für ein zwei Personen Lösung im "Rahmen" bleibt.

Ist DevonThink da das richtige?

Ich suche mir hier schon lange einen Wolf. Entweder sind es super teuere DAM Server Lösungen, oder etwas bei dem ich morgen schon nicht mehr weiß, ob es ein Update gibt.

Wer von Euch verwaltet denn schon in dieser Art Dokumente, und wie?

Ich hätte noch eine Frage: Wie sind deine Ansprüche da generell? Soll es schon richtig professionell sein? Also mit verschiedenen Dokumentarten, selbst definierbare Metadaten-Felder pro Dokumentart, individuelle Aktenstrukutren und so. Oder reicht etwas einfacheres was, näher an einfachen Ordnerstrukturen mit generischen Dokumenten dran ist?
Ich frage deshalb, weil ich schonmal vor der gleichen Frage stand, aber für mich nichts wirklich passendes gefunden habe. Allerdings sind meine Ansprüche (auch privat) da mittlerweile ziemlich hoch, kommt wohl daher, dass ich einem der größten ECM-Hersteller Deutschlands arbeite 😂
Ich benutze mittlerweile Alinof Archives , wobei das eine etwas einfacherer Variante eines Dokumentmanagementssystems ist, die auch nicht unbedingt für alle Arten von Dokumenten geeignet ist. Und als Einschränkung: Es läuft nur unter macOS. Und der Preis ist doch (für mich) recht hoch, ich hatte Glück, dass ich eine Rabatt-Aktion getroffen hatte.

aMacUser

Metadaten die sich aus dem Dokument ableiten, z.B. Typ (DOC, XLS etc) wäre gut und auch wichtig wären mir frei definierbare Tags. OCR ist für mich optional. Ich denke praktikabel trifft es eher, professionell wäre wohl zu groß (teuer?).

Ich hänge einfach mal einen Screenshot von der Import-Maske von Alinof Archives an. Die Felder sind alle statisch und lassen sich nicht ändern. Unter "Art" lassen sich eigene Arten anlegen.

Pro "Dokument" lassen sich dann mehrere Dateien anhängen.

Was kann man bei Tag noch machen?

Ich lasse gleich nach dem scannen bzw. während des scannens eine OCR Erkennung über die PDF's laufen.
Anschließend findet der Mac per Spotlight alles was ich suche. iPad muss ich mal probieren, war mir bis jetzt nicht komfortabel genug.
Habe mich vor einiger Zeit in Paperless von David Sparks eingelesen da wurde klar von einer Datenbank abgeraten.

Wenn Du bereits mit Scanner und OCR ausgestattet bist und einfache wie auch kostengünstige Lösungen mit Tags favorisierst, genügt da nicht vielleicht schon der Finder bzw. die Synology erweitert mit sinnvoll angelegter Ordner- und Tagstruktur?

Aber gerade die macht doch Dokumente auf Systemebene durchsuchbar. Scannen, OCR und den Rest erledigt dann Hazel. Wie umbenennen, Tags vergeben, in Ordner sortieren. Das müsste privat eigentlich reichen.

Was spricht gegen iCloud Drive? Funktioniert seit iOS 11 äusserst benutzerfreundlich und lässt mich nichts vermissen.

Da kannst du mehrere individuelle Werte eintragen

Hallo,
Für win und Mac Neofinder - such mal im iNet

ebenso neofinder (vom cd-namen der seite nicht irritieren lassen, so hieß das früher mal).

Neofinder klingt so, als wenn direkt die gesamte Festplatte eingebunden wird. Aber das ist ja nicht die Anforderung.

Dann würde ich eher auf Dropbox setzen, schon allein wegen dem Versionsverlauf.

Das wäre auch eine Möglichkeit:

DevonThink erfüllt Deine Anforderungen auf jeden Fall. Grundsätzlich können das natürlich verschiedene Dokument-Management-Software-Systeme.
Weitere Vorteile von DevonThink (und sicher auch anderen DMS)
- die Datenbank kann auch auf andere Datenträger mitgenommen werden und enthält unabhängig von den ursprünglichen Speicherorten die Dokumente und die Tags und von Dir vorgegebene Struktur
- das gleiche Dokument kann je nach Kontext in vielen Dokument-Strukturen eingebunden sein, belegt dennoch nur einmal Platz in der Datenbank, Änderungen (wie an den Tags oder Anmerkungen) sind dann natürlich zwischen allen Repräsentationen des Dokuments synchron.
- der Import von z.B. E-Mails oder auch Webseiten ist sehr bequem
usw. usf.

Falls Du gerne selber installierst und ein wenig Zeit in das Thema investieren möchtest, kann ich Alfresco empfehlen. Habe das mal für einen Kunden aufgesetzt inkl. OnlyOffice Integration. Es gibt auch Tools wie EcoDms , das ist meiner Meinung nach aber sehr überfrachtet. Es kommt eben auf die Anforderungen an. In Alfresco kannst Du z.B. auch deine Mails integrieren etc. etc.

Was meist am Anfang übersehen wird - da geht es ja hauptsächlich darum, wie bekomme ich Dokumente in das System - ist die Frage, wie man später die Daten auch wieder raus bekommt. Je komplexer das System ist, umso schwieriger könnte das mal werden. Wer kann schon sagen, was in 10 Jahren ist. Wobei das für eine Dokumentenverwaltung noch ein überschaubarer Zeitrahmen ist.

nein, man kann auch z.b. einen ordner reinziehen und dann wird der initialisiert und angezeigt.

man kann auch ein demo laden und alles testen; ich nutze das programm schon länger, vor allem um offline den inhalt von datenträgern zur hand zu haben, aber es eignet sich auch als 'normale‘ katalog-anwendung.

Ich folge einfach mal

Scan mit OCR und ablegen.
Kann dann entsprechend einfach gesucht werden. Wenn gewünscht noch eine klassische Ordnerstruktur verwenden i.e. Krankenversicherung, Miete, ...
Für die Papierablage kann ich einen Paginierstempel empfehlen. Dokumente vor dem Scannen stempeln und einfach nummeriert abheften.
Wenn das Original benötigt wird, einfach nach der Nummer suchen.

Die doppelte Buchführung vermeide ich. Nur wenige Dokumente (z. B. Notarurkunden, Arbeitsvertrag) müssen auf Papier aufgehoben werden, nachdem sie eingescannt wurden.

Jain, es gibt noch weitere Ausnahmen. Das war aber nicht mein Punkt.
Der Vorteil der Ablage mit einem Paginierstempel ist, dass man nicht noch eine "Ordnerstruktur" für die Papierablage verwalten muss, sondern einfach die Dokumente nacheinander abheften kann und bei Bedarf trotzdem sehr schnell findet.

Ja klar, es gibt noch mehr Ausnahmen, und ja, fortlaufende Ablage ohne Ordnerstruktur, das machen auch die Krankenhäuser, die auf die "papierlose Patientenakte" setzen und nur noch ganz wenige Fremddokumente auf Papier konservieren müssen.

Ich nutze seit Jahren privat und geschäftl. DevonThink.
Privat wird jede Post gescannt und archiviert. Gesucht bearbeitet wird dann via NAS mit jedem Mac im Haushalt.
Das erspart mir sehr viel Zeit und Papierkram. Ich kann nicht mehr ohne