Hallo,

ich benötige für Backoffice-Arbeiten einen Dokumentenscanner.

Das Thema wurde hier schon öfters behandelt, jedoch sind viele der genannten Geräte inzwischen nicht mehr erhältlich. Daher meine Frage was aktuell die "amtliche" Empfehlung ist.

Das Teil soll konsequent alles was in einem normalen Haushalt ankommt digitalisieren. Vorwiegend ist sind das A4 Papiere. Spezialformate lassen wir mal außen vor.


Meine Wünsche wären:
1. muss sauber auf einem Mac bz. unter macOS laufen
2. WLAN (und das bitte auch zuverlässig)
3. Duplex mit Auto-Erkennung von leeren Seiten
4. OCR
5. Weitesgehend automatisierte Benennung der Dateien nach erkanntem Datum, Absender, Rechnungsnummer o. ä.
6. Ablage auf NAS (Synology)
7. weißes Gerät (weil optisch unauffällig)
8. zügige Performance
9. Meine Dokumente verlassen nicht mein Haus
10. Rock-solid (Ultraschallsensor, Rollen nachkaufbar, usw.)

Liest man sich die Rezensionen bei amazon durch, graut es einem. Man hat den Eindruck unter 1.000 € gibt es grundsätzlich nur Geräte mit Pferdefüßen. Die Software scheint überall "grottenschlecht" oder "unterirdisch" zu sein und Support gibt es schon mal gar keinen.

Leider war das auch meine Erfahrung mit dem seit einem halben Jahr genutzten Epson WorkForce DS 410. Man erhält einen zusammengewürfelten Haufen (zugekaufter?) kleiner Apps, welche offenbar noch kurz vorm Wochenende programmiert wurden. Automatisierungen lassen sich nur bedingt einstellen. Irgendwann gibt man auf und scannt mit dem klassischen EPSON Scan 2. Hier schafft es der Scanner allerdings selten mehr als zwei Seiten ohne Fehlermeldung einzuspannen - und das bei einem quasi neuen Gerät.

Die Defizite an der Software und dem Gerät selbst nerven so sehr, dass dieses nun zurück geht. Für 300 € hatte ich mehr Qualität erwartet. Fujitsu hatte ich mir damals auch angeschaut, allerdings Abstand genommen weil man hier mangels TWAIN wieder an die Fujitsu-Software gebunden ist... und bei dem Thema Software ja dieses Qualitätsproblem allseits herumschwirrt. Ich habe gesehen, Scansnap Home kann z. B. Inhalte von gescannten Dokumenten auslesen. Das OCR wird allerdings remote gemacht und über Umwege bei Cloud-Anbietern landet es dann auf der eigenen Synology. Mag gut laufen, aber Best Practice in punkto Datenschutz geht sicherlich anders.

Abschließend möchte ich noch erwähnen: Ich hab mir auch Lösungen mit Smartphone angeschaut, jedoch bevorzuge ich die Oldschool-Variante. Ich würde gerne einfach die Zettel ins Fach legen, Knopf drücken, und die fertigen PDFs sind ge'OCR'ed auf meinem NAS mit idealerweise sinnvolle benannten Dateinamen (nach meiner persönlichen Vorstellung), also "YYYY-MM-DD" "Absender" - R "Rechnungsnummer".pdf

Vielen Dank im voraus für Eure Empfehlungen

Neben der ScanSnap-Software gibt es noch VueScan und ExactScan.
ScanSnap Cloud ist eine Anbindung für den Export in die Cloud. Früher funktionierte OCR jedenfalls ohne Cloud. Bei mir läuft OCR bei einem Scan mit einem Fujitsu ScanSnap ohnehin über die Abbyy-Integration in Devonthink.

Vielen Dank schon mal!

Was wäre denn von dem Workflow

1. Scanner scannt (nur) und
2. Hazel macht den Rest

zu halten? Müsste man bei einem Scanner mit WLAN halt noch schauen, wie man die Scans ohne Umwege über die Cloud auf das NAS bringt.

Hazel beobachtet den Ordner, in dem die Scansoftware Deine Dokumente ablegt, und verschiebt diese auf das NAS. Klar, geht das.

Es gibt auch Dokumentenmanagementsysteme für Docker auf dem NAS: Docspell , Paperless-ngx

Ich würde das Geld auch eher nicht in einen Scanner stecken. OCR funktioniert in Apples Fotos hervorragend (ich habe damit ein komplettes Buch an einem Nachmittag digitalisiert). Also maximal ein einfacher Scanner und dann über den Mac den Rest machen lassen, z.B. mit den oben angeführten Softwarepaketen. Zur Not gibt es bei Amazon sogar faltbare iPhone-Ständer für z.B. Din A4 für ca. 20,- €. Dann richtet man noch einen Shared-Ordner zum NAS ein (Synology Drive auf Synology NAS). Solange man noch die Blätter von Hand auflegen muss, halte ich einen Scanner für Deine Zwecke für eine Fehlinvestition.

Ein Buch kannst Du auch nicht in einen Einzugsscanner stecken und dann ist das wohl tatsächlich mit die beste Möglichkeit.

Wenn es aber um zahlreiche Dokumente aus Einzelblättern geht, ist ein Einzugsscanner für meine Begriffe unersetzlich.
Muss man bei einem Einzugsscanner ja nicht.

Ich denke, Fujitsu ist da noch immer State of the Art, Software hin und her.

Wenn ich nicht Fujitsu/SnapScan, dann Brother Scanner

https://www.brother.de/scanner/dokumentenscanner#produktliste

Weißt Du, wie es da mit der Mac-Kompatibilität aussieht?

Ich habe andere Anforderungen als MLG und benötige nur einen Scanner der über USB direkt auf meinen Mac scannt. Daher habe ich den Brother ADS-2200 gekauft. Super Gerät. Passable Hardware, gute Mac-Software ("Brother iPrint & Scan" - auch wenn man ihr ansieht, dass sie wohl mit einer Crossplatform-Umgebung entwickelt wurde), rasante Scan-Geschwindigkeit und sehr gute Scan. OCR macht wohl die Software - das aber auch sehr gut.

Des weiteren habe ich zwei Brother-Drucker im Betrieb. Die arbeiten auch sehr Mac-like (ziemlich gute AirPrint-Einbindung).

Daher kann ich über Brother und die Zusammenarbeit mit Apple wirklich nichts negatives sagen.

Ich würde wieder einen ScanSnap wählen. Ich kann hier nur für meinen Fujitsu ScanSnap S1500M sprechen , ein etwas älteres Gerät was aber schon seinerzeit viele Deiner Vorgaben an Bord hatte


1. muss sauber auf einem Mac bz. unter macOS laufen
ohne Probleme, ScanSnap Manager Software wurde erst gegen Ende 2022 aktualisiert
3. Duplex mit Auto-Erkennung von leeren Seiten
ja
4. OCR
gabs seinerzeit im Bundle, eine Version von Abbyy
5. Weitesgehend automatisierte Benennung der Dateien nach erkanntem Datum, Absender, Rechnungsnummer o. ä.
Hazel’s Job
7. weißes Gerät (weil optisch unauffällig)
ja
8. zügige Performance
um die 40 Seiten/Min.
9. Meine Dokumente verlassen nicht mein Haus
hier musst Du Besitzer neuerer Fujitsus fragen ob das noch ohne Cloud geht
10. Rock-solid (Ultraschallsensor, Rollen nachkaufbar, usw.)
UIltraschallsensor vorhanden, Rollen nachkaufbar

Ich habe ebenfalls den S1500. Manchmal wünschte ich, der Papiereinzug wäre langsamer.
Wenn die Seiten etwas aneinander kleben, z.B. durch eine Faltung von Briefkuverts, ist es besser kleine Einheiten von 5 Seiten nachzulegen. Das wird dann echt stressig bei der Geschwindigkeit ...

ich habe hier auch noch den iX500 stehen, der mittlerweile einige tausend Seiten in den letzten 9 Jahren gescannt hat ... völlig unauffällig, keine Probleme, die ersten Gummirollen und SEHR zuverlässig

für MICH das perfekte Gerät

Ich bin vor einiger Zeit auf der Suche nach Scannern bei YouTube über den Kanal "Digitalisierung mit Kopf" gestolpert. Er hat ein paar Anleitungsvideos und stellt auch sein Setup vor, was aus einem Synology NAS, Applezeug und einem Brotherscanner besteht. Vielleicht hilft dir das weiter.

Schau dir mal den Fujitsu SP-1130N an, diesen per LAN direkt auf das NAS in einen eigenen Folder scannen lassen und dort automatisch OCR per synOCR oder dem schon oben genannten Paperless-ngx verarbeiten lassen. Sehr gute Kombination, da du hier ohne Sotware am Mac/PC scannen kannst bis dir das Papier ausgeht und der Rest im Hintergrund automatisch abläuft. Mit Paperless-ngx und der richtigen Konfig werden die Dokumente auch gleich sauber erkannt und Flat in einer Struktur abgelegt an die du jederzeit ohne zusätzliche Tools herankommst und nicht erst lange suchen musst, wo deine Dateien liegen.
Paperless-ngx kannst du auch vom iPad/iPhone mit Unterlagen füttern.

Vielen vielen Dank für Eure ganzen Antworten und Anregungen.

Vorweg muss ich ein Missverständnis ausräumen. Mit A4 Papiere waren keine Bücher gemeint, sondern die üblichen Schreiben, welche einem jeden Tag per Briefpost so erreichen (also die diversen Rechnungen, Schreiben der Versicherung, Finanzamt, Schule, usw...).

Der ScanSnap ix1600 wäre momentan, u. a. wegen des WLAN, mein Favorit. Ich möchte die USB-Kabelverbindung als mögliche Fehlerquelle (amazon choice USB-C Adapter!) gerne loswerden.

"Digitalisierung im Kopf" schaue ich mir gleich mal an.

Den SP-1130N hatte ich mir sogar in der Tat angeschaut. Ich hab in der Ecke leider keine LAN-Buchse und wenn ich es richtig verstanden habe, hat die SP-Serie ebenso wie die fi-Serie kein WLAN, sondern ausschließlich LAN. Prinzipiell supi, nur hab ich am besagtem Arbeitsplatz leider keine LAN-Buchse. Software wäre auch nicht dabei und angeblich - so ein einschlägig bekannter Scannerladen - gäbe es "die dazu erforderliche Profi-Software PaperStream irgendwas nicht für macOS".

Somit bedarf es zwingend VueScan oder ExactScan. Beide kosten Geld und im Fall von ExactScan, müsste man für OCR die Pro-Version (+30€) nehmen und nur um PDF/As zu bauen sogar die Enterprise-Version (180€). VueScan kann offenbar (so genau war das auf deren Website leider nicht herauslesbar) nicht Inhalte im gescannten Dokument erkennen und daraus einen Dateinamen meiner Wahl bauen. Letzteres wäre eine große Arbeitserleichterung. Und dies kann man alternativ wirklich sicher/solide über Hazel managen?

Ich nutze den Brother ADS 1700W und bin super zufrieden. Er müsste all deine Anforderungen erfüllen (WLAN, weiß, …).

Ich übertrage die Scans per FTP direkt vom Scanner an das NAS. Leider hat dies keine Möglichkeit OCR-Software auszuführen.

Deshalb übernimmt das Hazel für mich.
Mit dem Programm lasse ich einen Ordner überwachen und sobald dort ein Scan abgelegt wird, führt Hazel das OCR-Script aus, benennt das Dokument um und verschiebt es an einen gewünschten Ort.

Sobald das einmal eingerichtet ist funktioniert alles einwandfrei und man muss sich darum keine Gedanken mehr machen

S1500, also known as „the Reisswolf“. Grrrrr.

Schau Dir die Möglichkeiten mal an:

Hazel Overview

Custom Attributes

Using Patterns in Actions

Du behauptest: VueScan kann offenbar nicht Inhalte im gescannten Dokument erkennen...
Meinst du damit OCR? Das kann VueScan sogar ziemlich gut.
https://www.hamrick.com/ocr.html
Und Regeln für Dateinamen kann man ebenfalls vorgeben.
Die Oberfläche von VueScan ist ein wenig spröde und langweilig, aber man kann sehr viel einstellen. Ich würde es einfach mal ausprobieren. Im Testbetrieb funktioniert alles, es wird allerdings ein Wasserzeichen in die gescannten Dokumente eingefügt.

Meine Empfehlung: Fujitsu ScanSnap + Devonthink pro.
Bin ich seit fast 15 Jahren erfolgreich bei allen Dokumenten.
Texterkennung in Devonthink.

Auch bei mir seit vielen Jahren im Einsatz. Perfektes Gespann aus Hard- und Software…

Ich habe auch DEVONthink Pro, verwende aber anstatt der in DEVONthink Pro verbauten Lösung weiterhin Hazel, sie ist einfach flexibler. Für DEVONthink Pro sind auf einen Schlag immerhin 190.- fällig.

Vielen Dank! Das klingt gut. Also der Brother sieht auch gut aus, aber nach den erschreckenden Erfahrungen mit dem Epson DS-410 greife ich dann wohl besser jetzt zum ScanSnap ix1600.

Das Prinzip von Hazel hab ich verstanden. Cooles Tool. Stand kürzlich ja auch was zu in der Mac & I.

Aber Hazel benennt und sortiert dann anschließend sicherlich nur um, was der ScanSnap hoffentlich richtig erkannt hat?

Was ich dazu via Google finde, deutet daraufhin ich muss mir da noch irgendein Script reinlöten.


Danke für den Link! PS: Nicht behauptet, sondern lediglich vermutet.

USB ist aus Deiner Sicht eine wahrscheinlichere Fehlerquelle als WLAN?

Durchaus! Wäre nicht der erste Adapter, der aus nicht offensichtlichen und auch nicht nachvollziehbaren Gründen Probleme macht.

Sieht man ja u. a. auch gut an Kabelverbindungen im Auto... triviales was eigentlich gehen müsste, z. B. Laden, geht dann doch nicht immer zuverlässig. Erst wenn man das teure Original Apple- oder Hersteller-Kabel nimmt, funktioniert es. Ob da nun ein Pin properitär belegt wird, keine Ahnung. Ist auch egal. Es durfte nur klar sein, gibt man den Scanner XYZ in den Service und erwähnt man nutzt den "mit Adapter" (was bei USB 2.0 und USB-C am Macbook unabdinglich ist) wird es als Ausrede sehr wahrscheinlich heißen "Liegt an Ihrem Adapter! Keine Garantie!" => Zonk!