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Dokumentenmanagementsystem für Mac

2ndMorpheus
Hallo Leute,

Ich suche derzeit ein Dokumentenmanagementsystem für den Mac.

Ziel ist die ganze Zettelwirtschaft in den Griff zu bekommen.
Das DMS sollte auch eine Schrifterkennung haben, sodass es einfach nach Stichworten durchsucht werden kann.

Abgelegt werden sollen unter anderem:
Bankunterlagen, Versicherungsunterlagen, Unterlagen des Hauses incl Pläne etc.

Hat jemand Erfahrungen mit einem solchen System und was könnt Ihr empfehlen. Das ganze soll nicht in der Wolke liegen Diese Daten bleiben zu Hause

Danke und Gruß

Marcus

Kommentare

mfc1992
Hallo,

schau dir das mal an


http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink/ueberblick.html
Schens
Evernote, wenn es serverbasiert sein darf.
twilight
doo hat auch ein paar nette Ansätze, ist noch recht neu und daher in fortwährender Entwicklung. Ein Blick lohnt sich durchaus.

Link:

Peter
„Auch dienstlich tu ich mir garantiert kein Windows an!“
Benjamin-Do
Hallo,

ich schließe mich einmal hier an, da ich auch nach solch einer Lösung suche.
Ich möchte aber gerne selber über meine Daten bestimmen, daher fallen leider die Cloudlösungen wie z.B. Evernote raus.

Ich habe allerdings eine Synology NAS und darauf würde ich es gerne betreiben wollen.
Kennt jemand da eine entsprechende Lösung?
aa
Schens
Evernote, wenn es serverbasiert sein darf.
Wichtige persönliche Dokumente würde ich garantiert nicht bei irgendeiner Firma ablegen.


2ndMorpheus: Ich benutze DevonThink Pro Office. Das hat auch OCR eingebaut. Es braucht allerdings etwas, bis man sich eingefuchst hat. Mittlerweile scanne mich meine gesamte Korrospondenz, Verträge usw. ein und verwalte es mit DevonThink.

Dieses eBook kann eine Hilfe sein das Programm schneller zu durchschauen.


Kleiner Workflow-Tipp: Mein Scanner (ADF, duplex) legt die Scans als PDF auf meiner Fritzbox in den Ordner Scans. Alle Scans, die in die Briefarchivierung sollen, werden vom Scanner entsprechend benannt. Hazel überwacht den Fritzbox-Ordner und verschiebt neue Dateien, die "briefarchivierung" im Namen haben, automatisch in die Inbox von DevonThink. Die OCR-Engine muss ich derzeit noch händisch anstoßen. Aber wenn ich mal wieder Zeit dafür habe, will ich das auch noch automatisieren.

Das folgende geht (zuverlässig) leider nur händisch: Via AppleScript passe ich dann den Zeitstempel des PDFs an das Datum des Briefes an (Datum markieren, Script ausführen). Die Datei benenne ich i.d.R. nach dem Schema "Firma - Betreff". Am Ende setze ich dann die entsprechenden Tags (meist nur 1-2). Dann verschiebe ich die Datei in einen Sammelordner. DIe ganze Organisation läuft also via Tags.

Vielleicht hilft dir das ja.



Ergänzung: DevonThink kann fuzzy suchen, was sehr Hilfreich ist, wenn die OCR nicht 100% gut erkannt hat (was bei OCR allgemein die Regel ist). So findet es z.B. auch "BOING", obwohl die OCR "B0!G" erkannt hat.
Jochen
Probier mal "together"
liGhun
Ich habe es da ganz einfach mit dem Finder mittlerweile - und einer Scan-Software, die Texterkennung macht und als PDF speichert.

Und dann kommt der Clou: Spotlight findet das Zeug dann wieder
pumacl
DevonThink ist sicher ein guter Tipp. Ab und an gibt es einfachere Versionen im Bundle: .
„Hony soit“
MacStarTrader
DevonThink rockt hier die Bude
„#MacStarTrader (Twitter)“
aa
pumacl
DevonThink ist sicher ein guter Tipp. Ab und an gibt es einfachere Versionen im Bundle: .
Da sollte man sich vorher genau das Featureset ansehen. OCR geht, wenn ich mich richtig erinnere, erst mit der Pro Office.
zephirus
Auch ich brech mal die Lanze für DevonThink...
Eine noch günstige Pro Version im Bundle, die man man dann bei Bedarf auf Pro Office (mit OCR) upgraden kann...

Der kommende Finder wird zwar auch eine Tag - Verwaltung bieten und diverse Finder Erweiterungen / Ersatz (wie z.B. TotalFinder) bieten schon einiges an Mehrkomfort, dennoch hat DevonThink mit integrierten Browser, etlichen Skripten, Kommentarfunktionen, Passwortschutz uvm unter einer Oberfläche ein deutliches Plus und zudem ein Mobil-Pendant...

Alternativ könnte man sich noch EagleFiler ansehen, das zwar keine integrierte OCR bietet, aber in meinen Augen etwas übersichtlicher ist...
MacStarTrader
DevonThink kann man ausgiebig Testen. Das fand ich sehr gut! Und in der Kombi mit einem Dokumentenscanner der auch um die 450 Euro kostet, macht das "Papierlose Büro" so richtig Spaß!

Aber man muss sich einarbeiten! Das Teil ist zu mächtig für Klicki Bunti

Übrigens, wer Student oder so ist, der Rabatt ist auch nicht von schlechten Eltern! Und Es gibt immer wieder die Möglichkeit des Bundles UND eigene Discountangebote!
„#MacStarTrader (Twitter)“
2ndMorpheus
Hallo Leute

Wow, DevonThink scheint wohl beim Mac das Maß aller Dinge zu sein.

Bei meinen Ersten Googleversuchen im Sinne DMS kam auch dort drauf...

Finde vor allem die 150 Tage Testversion interessant. Das werde ich jetzt mal ausprobieren.

Die Daten werde ich dann auch auf die Synology auslagern.

Jetzt aber mal noch zwei andere Fragen

Wie würdet Ihr die Benamung gestalten? Ich habe mir überlegt:

Datum - Art - Name - Untergruppierung
20130603 - Vertrag - Volksbank - Girokonto.pdf

Oder habt ihr ne bessere Idee.

Die andere Frage betreffend ist das Papierlose Büro / Haushalt:
Wie ist die Rechtslage wenn ich keine Originaldokumente, sondern nur noch die Digitale Version habe?

Ok Dokumente wie den Kaufvertrag oder Grundbucheinträge bleiben natürlich noch im Original...

Was passiert eigentlich wenn die Software nicht mehr Supported wird?

Gruß

Marcus
2ndMorpheus
Ups es sind nur 150 stunden. Grmpf
PatrickGraf
Also ich würde mal noch Papers anschauen
Ich benutze es schon Jahre und bin sehr zufrieden. Devon ist mir n bissl zu überladen und lagert alles in ne DB aus. (für zuhause bevorzuge ich den Filehaufen doch irgendwie, falls das DMS dann mal nicht mehr entwickelt würde)
aa
PatrickGraf
Also ich würde mal noch Papers anschauen
Ich benutze es schon Jahre und bin sehr zufrieden. Devon ist mir n bissl zu überladen und lagert alles in ne DB aus. (für zuhause bevorzuge ich den Filehaufen doch irgendwie, falls das DMS dann mal nicht mehr entwickelt würde)
Das ist kein Problem. Die Datenbank ist auch nur eine Ordnerstruktur, in der die Dateien mit den gewählten Dateinamen auch ohne DevonThink lesbar bleiben. Das ganze ist dann geordnet nach dem Schema "<datenbank>.dtBase2/File.noindex/pdf/0/<titel>.pdf". Die Tags, die du in DevonThink vergeben hast werden (auch) als Tags im Dateisystem abgelegt. D.h. du findest sie auch via Finder wieder. Wie es mit verschlüsselten Datenbanken aussieht, kann ich nicht sagen. Darum werde ich mich erst noch kümmern.
Gerhard Uhlhorn
Ich habe verschiedenes ausprobiert und bin inzwischen bei folgendem gelandet:

PDFScanner um die Dokumente zu scannen und gleich den Text zu erkennen, und eine simple Ordner-Hierarchie für die Dokumente. Man kann bei OS X auch Tags vergeben, jedoch wird das nicht sehr Benutzerfreundlich unterstützt. Daher verwende ich Tags nur noch bei Bildern. Aber ab OS X Maverick soll das ja besser werden.

Warum mache ich es so?
Weil diese Lösung die Lösung mit dem geringsten Zeitaufwand ist und man es daher immer sofort machen kann. Andere Lösungen waren aufwändiger und dann lässt man es oft liegen.
Gerhard Uhlhorn
2ndMorpheus
Wie ist die Rechtslage wenn ich keine Originaldokumente, sondern nur noch die Digitale Version habe?
Es sind Kopien und werden in vielen Fällen nicht anerkannt. Lediglich Unterlagen, bei denen es egal ist, kann man ausschließlich so speichern.

Ich scanne mit der eben genannten Methode alle meine Unterlagen ein, weil ich sie auf dem Computer schneller wieder finde, als wenn ich erst den Ordner holen muss. Außerdem habe ich sie so auch immer verfügbar, denn sie liegen in meiner Dropbox. Und wenn mein Haus mal abbrennt, habe ich wenigstens noch diese digitalen Kopien.
ein.Leguan
Gerhard Uhlhorn
Warum mache ich es so?
Weil diese Lösung die Lösung mit dem geringsten Zeitaufwand ist und man es daher immer sofort machen kann. Andere Lösungen waren aufwändiger und dann lässt man es oft liegen.

Aufgepasst:
Hinsichtlich DevonThink muss hier auf die künstliche Intelligenz des Programms hingewiesen werden, welche die unbeliebten Ablagevorgänge bei gut aufgebauter Datenbankstruktur (nach Lernzeit) weitestgehend selbst vornimmt.
Vielleicht ergänzt Du Deinen Beitrag um die getesteten Programme, auf die Du dich beziehst.

Trotz alledem sehe ich mit OS Mavericks plus OCR-Scanner eine gute und einfache Alternative zu verschiedenen Programmen im Kommen.
MacStarTrader
Gerhard Uhlhorn
Und wenn mein Haus mal abbrennt, habe ich wenigstens noch diese digitalen Kopien.

Ich hoffe du hast dein Haus auch mit Rauchmeldern ausgerüstet?!
„#MacStarTrader (Twitter)“
aa
ein.Leguan
Trotz alledem sehe ich mit OS Mavericks plus OCR-Scanner eine gute und einfache Alternative zu verschiedenen Programmen im Kommen.
Wieso? Bekommt Maverick diesbezüglich neue Features?
ein.Leguan
Mavericks wird insbesondere wegen der Tags die Funktionalität des Finders deutlich erweitern. Sie werden -in Korrelation einer darauf abgestimmten Ordnerstruktur- eine matritzenartige Organisation von Daten ermöglichen.

Leider habe ich bisher noch nichts darüber gelesen, ob auch Mails getaggt werden können.
(Ich bin aber auch nur Endnutzer und beziehe mich auf allgemein zugängliche Informationen)
aa
ein.Leguan
Mavericks wird insbesondere wegen der Tags die Funktionalität des Finders deutlich erweitern. Sie werden -in Korrelation einer darauf abgestimmten Ordnerstruktur- eine matritzenartige Organisation von Daten ermöglichen.
Tags unterstützt OSX/Finder schon lange. Was sich ändert ist, daß die Etiketten jetzt Tags werden und dadurch mehrere "Etiketten" gleichzeitig auf einer Datei anwendbar werden.
ein.Leguan
Einerseits existierten bisher farbliche Markierungen als "Etiketten".
Andererseits "Spotlight-Kommentare" in Datei-Informationen.
Beides zu kombinieren war mittels intelligenter Ordner möglich.

OS Mavericks vereinfacht dies durch Tagging deutlich.
Gerhard Uhlhorn
MacStarTrader
Ich hoffe du hast dein Haus auch mit Rauchmeldern ausger��stet?!
Seit wann schützen denn Rauchmelder vor Feuer? Dann müsste ich eher eine Löschanlage installieren.

Hast Du Minimax im Haus, bricht bei dir kein Feuer aus.
Doch Minimax ist großer Mist, wenn du nicht zuhause bist.

ein.Leguan
Vielleicht ergänzt Du Deinen Beitrag um die getesteten Programme, auf die Du dich beziehst.
Das waren im Laufe der Jahre so viele, dass ich das gar nicht mehr zusammenbekomme. Alle hier genannten waren aber dabei. Und noch einige mehr.
aa
ein.Leguan
Trotz alledem sehe ich mit OS Mavericks plus OCR-Scanner eine gute und einfache Alternative zu verschiedenen Programmen im Kommen.
Wieso? Bekommt Maverick diesbezüglich neue Features?
Oh ja, hatte ich in meinem Beitrag auch geschieben. Und darauf freue ich mich schon sehr!
Gerhard Uhlhorn
ein.Leguan
Einerseits existierten bisher farbliche Markierungen als "Etiketten".
Andererseits "Spotlight-Kommentare" in Datei-Informationen.
Beides zu kombinieren war mittels intelligenter Ordner möglich.
Mavericks kann noch mehr als das: Es kann jetzt einfach mit richtigen Tags arbeiten (Apple: ), nicht nur Etiketten. Die Spotlight-Kommentare gibt es aber weiterhin.

Ältere Versionen konnten zwar auch schon mit richtigen Tags arbeiten ( OpenMeta), aber es war ziemlich umständlich.
rmayergfx
Für den kleinen Geldbeutel Paperless ...
„Der Computer soll die Arbeit des Menschen erleichtern, nicht umgekehrt !“
elbsegler
@twilight Danke, Doo ist ja klasse!! Einfach, intuitiv, sehr mächtig. Die Unterstützung von Open-Meta ist klasse. Jetzt kann ich meine Dokumente sowohl mit Devonthink (wg. der mächtigen intelligenten Suchfunktion) als auch mit Doo verwalten.
Habe noch nie so schnell z.B. eine Rechnung von Amazon aus dem Jahr 2011 für mein Geschäft für Elektroartikel gefunden. Super... Daumen hoch
Gerhard Uhlhorn
Ja, aber Doo zeigt leider auch Dokumente an, die ich dort gar nicht haben möchte, z.B. meine ganzen Job-Daten. Ansonsten gefällt mir das auch sehr. Aber dieser Punkt macht es für mich leider zu einem NoGo.
elbsegler
@gerhard Verstehe ich nicht ganz. Doo zeigt alle Dokumente an, die in den verbundenen Speicherorten liegen. Oder wo kommen diese Job-Daten her? Vielleicht meinst Du ja die Unmöglichkeit, die Dropbox selektiv zu indexieren?!?
almdudi
Etiketten als Tags zu bezeichnen halte ich für etwas hochtrabend, bei nur sieben Farben (oder gibt es da mittlerweile mehr?). Was OS X aber schon ewig erlaubt, sind Schlagwörter in den Dateiinformationen (cmd-I), die auch von Spotlight und der Findersuche ausgelesen werden. Großer Nachteil: lässt sich immer nur für eine einzelne Datei erledigen - jedenfalls habe ich bisher nichts bequemes gefunden, um mehrere gleichzeitig zu bearbeiten.
Gerhard Uhlhorn
elbsegler
@gerhard Verstehe ich nicht ganz. Doo zeigt alle Dokumente an, die in den verbundenen Speicherorten liegen. Oder wo kommen diese Job-Daten her? Vielleicht meinst Du ja die Unmöglichkeit, die Dropbox selektiv zu indexieren?!?
Ja, das kann sein.
almdudi
Etiketten als Tags zu bezeichnen halte ich für etwas hochtrabend, bei nur sieben Farben (oder gibt es da mittlerweile mehr?).
Ja, viel mehr! Das hatte ich oben aber auch schon verlinkt.
almdudi
Muß ich überlesen haben, daß es da unter ML mehr als sieben Farben bei den Etiketten gibt.
zephirus
Großer Nachteil: lässt sich immer nur für eine einzelne Datei erledigen - jedenfalls habe ich bisher nichts bequemes gefunden, um mehrere gleichzeitig zu bearbeiten.

Tagit kann das z.B...
ein.Leguan
Per Automator lassen sich Schlagworte für Spotlight auch gleich auf mehrere Dateien anwenden.
Gerhard Uhlhorn
almdudi
Muß ich überlesen haben, daß es da unter ML mehr als sieben Farben bei den Etiketten gibt.
Nein, unter ML gibt es nur die sieben, aber ab Mavericks gibt es zusätzlich richtige Tags!
aa
Waren das bislang keine richtigen Tags (ich meine nicht die Etiketten)? Ich denke doch?
Gerhard Uhlhorn
Doch, OpemMeta, aber die konnte man ohne spezielle Software nicht nutzen. Und sie wurden von dem GUI nicht unterstützt. Das ändert sich in Mavericks.
quasir
Ohne den Thread hijacken zu wollen, was wäre denn ein empfehlenswerter Scanner?
(Einzelgerät oder Multifunktionsgerät)
MacStarTrader
quasir
Ohne den Thread hijacken zu wollen, was wäre denn ein empfehlenswerter Scanner?
(Einzelgerät oder Multifunktionsgerät)

ScanSnap 1500
„#MacStarTrader (Twitter)“
Gerhard Uhlhorn
Ich würde mir bei Apple die Liste der von Mac OS X nativ unterstützten Scanner ansehen und mich danach richten. Und ich würde auch sehen, dass die größeren Hersteller von Scannersoftware diesen ebenfalls unterstützen. So ist immer sichergestellt, dass man für den Scanner auch in etlichen Jahren noch Software bekommt. Ich musste nämlich gerade einen völlig intakten Scanner aussortieren, nur weil AGFA keine Software mehr dafür liefert.
MacStarTrader
Gerhard Uhlhorn
Ich musste nämlich gerade einen völlig intakten Scanner aussortieren, nur weil AGFA keine Software mehr dafür liefert.

Agfa gibt's auch gar nicht mehr. Oder? Aber wie wäre es mit einer Virtualisierung?
Hier läuft auch noch ein alter Drucker unter Win 98. So what?! A3 Überformat.
„#MacStarTrader (Twitter)“
Gerhard Uhlhorn
MacStarTrader
Aber wie wäre es mit einer Virtualisierung?
Auf gar keinen Fall! Das ist mir zu umständlich. Außerdem kann ich so nicht meine Mac-Programme nutzen. Zahlreiche Programme wie Digitale Bilder, PDFScanner usw. können nämlich den Scanner direkt ansprechen, aber nur, wenn er vom System selbst unterstützt wird. Dann kann man ihn auch im Netzwerk freigeben.

Deswegen habe ich mir jetzt einen EPSON Photo 300 (oder so ähnlich) gekauft. Der wird von OS X unterstützt, wie auch von allen namhaften Herstellern von Scannersoftware. Damit bin ich sehr zufrieden.

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